A importância da gestão de armazém e inventário

Neste artigo, apresentamos os fundamentos da gestão de armazém e da gestão de inventário, bem como a sua importância, os principais conceitos associados, a tecnologia utilizada e a abordagem KAIZEN™.

Gestão de armazém vs. gestão de inventário

O que é a gestão de armazém?

A gestão de armazém é o processo de controlo das operações e dos recursos dentro de um armazém ou centro de distribuição , incluindo a monitorização do armazenamento e movimentação de mercadoria, bem como a gestão do espaço, da mão de obra, do equipamento e da tecnologia.

O âmbito de atuação da gestão de armazém estende-se a todos os fluxos de material e informação que ocorrem no interior de um determinado armazém ou centro de distribuição – receção, armazenamento, picking, embalagem , expedição, entre outros. Assim, o principal objetivo da é garantir que os produtos estão disponíveis quando são necessários e que são entregues aos clientes dentro do prazo desejado e respeitando os padrões de qualidade, segurança ergonomia.

O que é a gestão de inventário?

A gestão de inventário é o processo de monitorização do stock ao longo da cadeia de valor, por forma a salvaguardar o cumprimento dos padrões de serviço acordados (SLA – Service Level Agreements) e a satisfazer a procura, garantindo níveis de rotação de inventário favoráveis. Este processo requer a determinação dos parâmetros de stock ideais, o controlo contínuo dos níveis de inventário e a encomenda de produtos a repor, exigindo não só uma coordenação rigorosa entre fornecedores e clientes, mas também o recurso a uma tecnologia fiável (como por exemplo leitura de códigos de barras e RFID, softwares de gestão de inventário e sistemas automáticos de controlo de stock).

Assim, pode afirmar-se que o principal objetivo da gestão de inventário é garantir que os produtos estão disponíveis quando e onde são necessários, na quantidade adequada e ao menor custo possível.

As diferenças entre a gestão de armazém e a gestão de inventário

A gestão de armazém e de inventário são dois dos principais elementos da gestão das cadeias de abastecimento e , em conjunto, contribuem para assegurar a disponibilidade dos produtos onde e quando necessários. Desta forma, existe sobreposição entre as duas funções, sendo, no entanto, importante assinalar as diferenças entre si.

A gestão de armazém diz respeito à organização do layout e dos fluxos de entrada e saída de mercadorias (armazenamento, manipulação e movimentação), ao passo que a gestão de inventário se ocupa do controlo dos inventários físicos, incluindo a determinação dos níveis ideais de stock e os processos de encomenda e reposição.

Além disso, a gestão de armazém tem como objetivo otimizar a utilização do espaço, da mão de obra e do equipamento para criar operações eficientes. Já a gestão de inventário centra-se na gestão estratégica dos níveis de stock ao longo de toda a cadeia de abastecimento, desde os fornecedores até aos clientes.

No que toca à medição do desempenho, a gestão de armazém rege-se por métricas de eficiência operacional, tais como stock accuracy, leadtime das encomendas, produtividade e encomendas satisfeitas dentro do prazo. A gestão de inventário, por sua vez, está orientada para o desempenho financeiro do inventário e para o nível de serviço prestado, incluindo indicadores como a rotação, a cobertura e as roturas de stock.

Além das divergências elencadas anteriormente, estes dois processos utilizam também diferentes tecnologias. A gestão de armazém utiliza softwares para agilizar as operações de armazém – por exemplo, sistemas de gestão de armazém (WMS – warehouse management systems), sistema de recuperação e armazenamento automatizado (AS/RS – automated storage and retrieval systems), sistemas conveyor e scanners de códigos de barras ou RFID; a gestão de inventário, por outro lado, utiliza tecnologias para otimizar os níveis de stock e reduzir os custos incorridos – incluindo softwares de gestão de inventário, softwares de planeamento e previsão da procura (forecasting), bem como sistemas automáticos de controlo de inventário.

Assim, apesar de serem distintos no seu âmbito, foco, métricas e tecnologias, a gestão de armazém e a gestão de inventário são atividades complementares na gestão da cadeia de abastecimento. De um modo geral, a gestão de armazém foca-se mais na organização física e na manipulação de artigos, ao passo que a gestão do inventário se foca na gestão estratégica dos níveis de inventário em toda a cadeia de valor.

A importância da gestão de armazém e da gestão de inventário para as organizações

A gestão eficaz de armazém é fundamental por várias razões:

• Primeiro, ajuda as empresas a manter o stock accuracy e a reduzir as perdas;
• Segundo, garante que os produtos são armazenados e movimentados de forma eficiente, reduzindo os danos e aumentando o desempenho operacional;
• Terceiro, facilita a satisfação das encomendas dentro do prazo e com qualidade, o que é vital para dar resposta à procura e manter uma vantagem competitiva.

Como complemento, uma gestão eficaz de inventário também é essencial, pois:

• Primeiro, permite que as empresas disponibilizem os produtos certos no local certo e no momento certo;
• Segundo, reduz o excesso de inventário e respetivos custos;
• Terceiro, permite otimizar a rotação do inventário, o que, em última análise, conduz a um aumento da rentabilidade.

Em suma, ao otimizar as operações de armazém , as empresas podem reduzir os custos, aumentar a produtividade e o nível de serviço, enquanto que ao melhorar a gestão de inventário, as mesmas podem aumentar o cash flow, reduzir os custos de armazenamento, minimizar o stock inativo e as ruturas e ainda melhorar satisfação do cliente. Assim, estes dois processos não só têm uma importância individual, como também contribuem de forma combinada para a implementação de um fluxo logístico otimizado, robusto e rentável.

Como pode a tecnologia potenciar a gestão de armazéns e inventários?

A gestão de armazém e a gestão de inventário são críticas para conceber uma cadeia de abastecimento estável e flexível. A tecnologia de gestão de armazém integra a automatização dos processos manuais (através, por exemplo, de sistemas conveyor, AS/AR, sistemas robóticos, entre outros), o tracking em tempo real das encomendas e dos níveis de inventário e a analítica de dados, o que em conjunto permite reduzir o tempo e o risco de erro, fornecer aos stakeholders informações fiáveis em tempo real, evitar ruturas ou excessos de stock e garantir a satisfação das encomendas, bem como tomadas de decisão fundamentadas. Tudo isto contribui para uma multiplicidade de benefícios, incluindo redução de custos , melhoria da satisfação dos clientes e aumento da precisão dos processos.

Não obstante, tudo isto deve ser aplicado com a mentalidade de “otimizar antes de automatizar”, para assegurar que o processo é o mais eficiente e livre de desperdício possível antes de investir excesso de tempo e recursos em tecnologia para aperfeiçoá-lo. A automatização permite libertar carga aos colaboradores, permitindo-lhes utilizar o seu tempo para se concentrarem em tarefas de maior valor acrescentado que requerem intervenção humana.

Sistemas de gestão de armazém e sistemas de gestão de inventário (WMS vs. IMS)

Os sistemas de gestão do armazém (WMS – Warehouse Management Systems) e os sistemas de gestão de inventário (IMS – Inventory Management Systems) são dois tipos de software utilizados para gerir operações logísticas. Embora existam algumas semelhanças e complementaridades entre os dois, estes têm finalidades distintas.

O WMS foca-se nas operações físicas de um armazém e inclui geralmente funcionalidades como a captura automática de dados (leitura de códigos de barras ou RFID), a otimização do layout e do espaço de armazenamento, a gestão de encomendas e a automatização de tarefas.

O IMS foca-se na localização, no movimento físico e na disponibilidade dos artigos dentro de um armazém, proporcionando uma monitorização em tempo real dos níveis de inventário e tem funcionalidades de previsão da procura, visibilidade das encomendas e gestão do aprovisionamento.

A analítica de dados na gestão de armazém e de inventário

A analítica de dados desempenha uma função importante para auxiliar as empresas a tomar decisões fundamentadas, a otimizar as operações e a melhorar a satisfação do cliente, permitindo-lhes agir com base em dados relevantes e significativos.

Os algoritmos de big data na área da logística consistem na implementação de sistemas que permitem simultaneamente otimizar a utilização do espaço de armazém, agilizar o fluxo de material e de informação ao longo da cadeia logística , reduzir os níveis de stock e melhorar os níveis de serviço. A escolha e o setup corretos de tais sistemas são cruciais para a gestão das operações e podem determinar o sucesso do negócio. Estas ferramentas permitem uma otimização integrada, multifatorial e com múltiplas restrições e contribui para a melhoria contínua da cadeia. Tecnologias complementares como EDI, blockchain e digitalização de processos permitem atingir uma elevada rotação de stocks e operações com um desempenho superior, o que se traduz, em última análise, num impacto positivo nos resultados do negócio.

Esta abordagem combina competências Lean e analíticas que irão suportar os decisores na área da logística a iniciar a sua jornada de melhoria.

KAIZEN™ na otimização da logística

Atualmente, a logística atua como um fator de diferenciação em diversos setores de atividade e, embora a volatilidade do mercado seja incontornável, é possível desenvolver cadeias de abastecimento eficientes, flexíveis e ágeis, que permitam às empresas adaptar-se e aumentar a sua rentabilidade e a sua quota de mercado.

Deste modo, é possível afirmar que existe uma margem para otimização da logística – o que inclui as funções de gestão de armazém e de inventário – em qualquer indústria ou área de negócio que dependa do desempenho de uma cadeia de abastecimento, sendo nesse ponto que a filosofia KAIZEN™ e as metodologias Lean desempenham um papel determinante.

O principal objetivo do método KAIZEN™ neste domínio é garantir que as cadeias de abastecimento têm a capacidade de reação e adaptação para enfrentar as constantes mudanças nos seus ecossistemas, evitando ruturas de stock, níveis de serviço insatisfatórios e atrasos nos prazos de entrega, entre outras preocupações.

Esta abordagem engloba o desenho e a implementação de uma rede otimizada para servir os clientes e promover o crescimento das organizações e foi desenvolvida para melhorar de forma significativa a velocidade, a agilidade e a flexibilidade de qualquer cadeia de valor, incluindo quer a rede a um nível mais macro, quer as operações a um nível micro. Os modelos desenvolvidos são personalizados para cada cliente, de modo a garantir a redução dos leadtimes de produção e logística, o aumento da rapidez das encomendas e o ganho de capacidade e flexibilidade nas operações.

Estes são alguns dos princípios da KAIZEN™ na otimização da logística :

• Abordar toda a cadeia de abastecimento, end-to-end, isto é, todos os fluxos logísticos, desde os fornecedores até ao cliente final.
• Obter uma perspetiva macro (ao nível da rede logística) antes de se aprofundar a análise do detalhe das operações.
• Analisar o fluxo na ordem inversa a partir do ponto mais próximo do cliente, isto é, do fim para o início.
• Criar modelos de reposição baseados no consumo real (pull) e não assentes em previsões (push) para evitar efeitos de amplificação da procura (bullwhip).
• Dividir a cadeia de valor em ciclos (“loops”) conectados entre si pela procura e com alta frequência logística (fluxos de informação e material).

A solução final dá resposta a várias questões fundamentais e proporciona uma visão personalizada e completa sobre os principais processos. A nível estratégico, tal inclui:

• A definição da localização e das tipologias de armazéns (tradicional, cross-docking, drop-shipping, JIT , etc.)
• A modelação da rede de transportes e a respetiva estratégia e dimensionamento de frota para satisfazer a procura.
• A estratégia de gestão de stocks e a sua alocação ao longo da cadeia.

A nível operacional, a abordagem KAIZEN™ foca-se sobretudo em agilizar os fluxos de materiais e de informação para criar um processo de entrega eficiente, rápido e simples. Para tal, devem ser levadas a cabo várias iniciativas de otimização de armazéns e transportes, nomeadamente:

• A melhoria dos fluxos de outbound , incluindo as operações de picking e expedição, através da adequação das estratégias de picking aos perfis das encomendas e da redução dos movimentos no armazém.
• A melhoria dos fluxos de inbound, incluindo as operações de receção, armazenamento e reposição, através da simplificação e normalização dos processos e da eliminação de atividades redundantes e sem valor acrescentado.
• A definição do modelo de planeamento e controlo que interliga todos os fluxos e recursos e garante o nivelamento e sincronização das operações, disponibilizando aos líderes ferramentas de monitorização contínua da atividade.
• A otimização de recursos, incluindo pessoas, equipamentos e infraestrutura (máquinas, estantes, etc.).
• A gestão de SKUs e de layout para garantir a estabilidade básica e a fiabilidade das operações.
• Iniciativas de melhoria do transporte para maximizar o tempo de circulação (“wheels turning”) a um custo ótimo, incluindo a otimização da capacidade de carga, a eficiência no consumo de combustível, as normas de recolha e entrega, o processo de gestão da frota e a otimização de rotas.

Por onde começar a jornada KAIZEN™?

O Kaizen Institute tem uma vasta experiência na otimização de cadeias logísticas em diferentes indústrias, incluindo os setores de saúde, produção, bens de consumo, farmacêutico, automóvel, alimentar, retalho alimentar, retalho especializado, entre outros.

A duração de projetos de transformação neste campo depende da dimensão e da complexidade do negócio. A abordagem VSA (Value Stream Analysis) produz um relatório detalhado que inclui todas as conclusões e recomendações, o potencial de melhoria das diferentes métricas, o business case com análise de retorno e o roadmap de Eventos KAIZEN™ organizados em sprints de implementação 3 a 6 meses.

Esta abordagem baseia-se na formação prática e na implementação on-the-job e é aplicável tanto na melhoria de uma cadeia de abastecimento já existente como na conceção de uma nova; a solução final deve ser sempre aprimorada com tecnologia, desde a automatização até à analítica de dados. Nesta framework Lean holística, tanto a temática da gestão de armazéns como da gestão de inventários são abordadas, tendo em vista o ótimo global.