Otimização do fluxo para melhorar a eficiência e a experiência dos pacientes​

O fluxo de pacientes é fundamental na melhoria da eficiência e da experiência do paciente, as quais são a base para a prestação de cuidados de saúde de excelência. Os prestadores de cuidados de saúde estão a adotar várias estratégias para otimizar o fluxo de pacientes, como a melhoria dos processos de marcação de consultas, a redução dos tempos de espera, bem como o reforço e melhoria das comunicações entre prestadores, pacientes e respetivas famílias. Neste processo de otimização, muitos prestadores de cuidados de saúde começaram a usar tecnologia, incluindo registos de saúde eletrónicos (EHRs – Electronic Health Records) e plataformas de saúde à distância para melhorar o fluxo dos pacientes.

A otimização deste fluxo para melhorar a eficiência e a experiência dos pacientes, revelou-se um componente crucial para a eficácia dos serviços de saúde no contexto da pandemia da COVID-19. Durante este período, foram implementadas várias estratégias para melhorar o fluxo dos pacientes de modo a garantir a prestação de cuidados atempados e adequados a cada paciente.

O que é a otimização do fluxo de pacientes

A otimização do fluxo de pacientes refere-se à prática de otimizar os movimentos dos pacientes nos serviços de saúde de forma eficaz e eficiente, com o objetivo de lhes proporcionar cuidados de saúde adequados em todos os pontos de contacto. Nos serviços de saúde, cerca de 74% do tempo de permanência de um paciente é tempo de espera, o que reforça a necessidade de implementar um fluxo eficiente, que garanta que os cuidados são prestados quando necessário, no momento e no local certos.

Otimizar o fluxo de pacientes pressupõe várias ações, como: usar a tecnologia para melhorar a marcação de consultas e o registo de pacientes, implementar melhorias no acompanhamento e na comunicação com os pacientes, e otimizar o planeamento e a gestão de recursos/capacidade. Estas iniciativas serão objeto de uma análise mais aprofundada ao longo deste artigo.

A otimização do fluxo de pacientes é parte integrante da gestão dos cuidados de saúde, pois visa garantir que os pacientes recebem cuidados atempados e adequados, aumentando assim a eficiência das operações dos cuidados de saúde .

Os benefícios da otimização do fluxo de pacientes

A otimização do fluxo de pacientes dentro dos sistemas de saúde oferece inúmeras vantagens:

• Melhores resultados para os pacientes: quando os pacientes recebem cuidados no local e momento certos, as suas hipóteses de recuperação são maiores, as complicações reduzem significativamente, e as recorrências diminuem.
• Menos tempo de espera: ao focar na quantidade de valor que é “acrescentado” à unidade de fluxo (neste caso, o paciente), os tempos de espera são eliminados, e o Lead Time de todo o processo reduz significativamente. Isto terá um impacto direto, por exemplo, na duração da estadia num hospital e nas listas de espera.
• Aumento da satisfação do paciente: como consequência da redução dos tempos de espera, as experiências dos pacientes são substancialmente melhoradas.
• Aumento da produtividade: quando os membros da equipa não desperdiçam o seu tempo com tarefas administrativas ou processos ineficientes, estes conseguem concentrar-se em fornecer cuidados de alta qualidade com o mínimo de desperdício.
• Redução de custos: relacionado com o tópico anterior, melhorar a eficiência nas operações de cuidados de saúde ajuda a garantir a prestação de cuidados atempados ao paciente, utilizando os recursos de forma mais eficaz, o que resulta em poupanças para os prestadores.
• Melhoria da gestão da capacidade: fazer melhor uso dos recursos disponíveis, ajudando os hospitais e serviços de saúde a prepararem-se melhor para resultados inesperados ou situações de emergência.
• Fornecer dados e análises fiáveis: recolher dados de qualidade superior sobre os cuidados prestados e os resultados obtidos para identificar áreas de melhoria e otimizar a alocação de recursos.

Priorizar a otimização do fluxo de pacientes levará a uma melhor qualidade dos cuidados de saúde prestados, bem como a comunidades mais saudáveis, resultando numa experiência de qualidade superior para o paciente e numa redução dos custos operacionais.

Melhorar a experiência do paciente, ao reduzir tempos de espera e a sobrelotação

Um dos benefícios mais relevantes da otimização do fluxo de pacientes é proporcionar experiências positivas e excecionais, o que inclui as interações dos pacientes com todos os aspetos dos sistemas de saúde, como a qualidade dos cuidados, da comunicação e a satisfação geral com os cuidados prestados.

Abaixo encontram-se alguns exemplos que mostram como a otimização do fluxo pode desempenhar um papel essencial no enriquecimento da experiência dos pacientes:

Redução dos tempos de espera

Uma das maiores fontes de insatisfação são os longos tempos de espera. A otimização do fluxo dos pacientes pode reduzir os tempos de espera, melhorando a eficiência do sistema de saúde e criando uma experiência de qualidade superior para o paciente.

Redução da sobrelotação

Em relação com o tópico anterior, a sobrelotação é também uma das principais causas de insatisfação. Ao simplificar os processos de admissão, gerir eficientemente as consultas, otimizar as eficiências do sistema de saúde, alocar recursos eficazmente e monitorizar os dados do fluxo dos pacientes em tempo real, os prestadores de cuidados de saúde conseguem efetivamente diminuir as hipóteses de sobrelotação.

Melhoria da comunicação

A melhoria do fluxo de pacientes pode ajudar a melhorar a comunicação entre os prestadores de cuidados de saúde e os seus pacientes, levando a uma melhor compreensão das suas condições, necessidades, opções de tratamento e planos de cuidados.

Melhoria dos cuidados focados no paciente

O foco no paciente está no cerne da otimização do fluxo. Quando os prestadores de cuidados de saúde priorizam as necessidades e preferências dos pacientes, estes tendem a ficar mais satisfeitos com a sua experiência global. Além disso, esta abordagem permite também a personalização dos planos de cuidados para cada indivíduo. Ao compreender as necessidades, preferências e historial médico de cada pessoa, os prestadores de cuidados de saúde podem adaptar-se de acordo com os mesmos e dar assim uma resposta mais adequada à situação particular de cada um.

Ao aumentar a comunicação, encurtar os tempos de espera e ao oferecer planos de cuidados personalizados, os prestadores de cuidados de saúde podem aumentar os níveis de satisfação, enquanto melhoram os resultados globais dos seus pacientes.

Redução dos custos de saúde através da melhoria da alocação dos recursos e da produtividade

Como mencionado anteriormente, outro benefício da otimização do fluxo de pacientes é a redução dos custos operacionais. Para que tal seja possível, eis alguns exemplos de abordagens a adotar:

Aumento da ocupação dos recursos e produtividade

A utilização mais eficiente dos equipamentos, instalações e recursos, através da sua alocação estratégica, permite aos prestadores de cuidados de saúde reduzir os gastos supérfluos e diminuir significativamente os custos. A otimização da coordenação entre diferentes departamentos e membros da equipa também permitirá aumentar a produtividade e diminuir os atrasos no processo.

Para alcançar este objetivo contribuirá também a normalização dos processos para reduzir os erros e aumentar a eficiência. Ao implementar estas medidas, os prestadores de cuidados de saúde estão mais aptos a prestar cuidados eficazes, melhorando assim a produtividade da equipa. Além disso, a automatização de processos desempenha um papel essencial na informatização de processos específicos, como a marcação de consultas e a faturação. Isto significa que os prestadores de cuidados de saúde podem reduzir a carga de trabalho administrativa, aumentando assim a sua produtividade.

Redução do tempo de estadia

Acelerar a prestação de cuidados e dar alta aos pacientes o mais rápido possível contribui para a diminuição das despesas e dos custos associados à prestação de cuidados por parte dos prestadores de saúde. Isto está relacionado com a redução do número de readmissões, garantindo que os pacientes recebem cuidados de acompanhamento adequados, o que reduzirá os custos ao diminuir as complicações ou os riscos de readmissão.

Melhorar os cuidados preventivos

Ao identificarem precocemente os problemas de saúde, os prestadores de cuidados de saúde podem ajudar a evitar intervenções ou tratamentos mais dispendiosos no futuro, o que terá um impacto significativo nos custos operacionais.

As iniciativas anteriormente mencionadas permitirão reduzir os custos dos cuidados de saúde, enquanto aumentam a eficiência global e melhoram a prestação de serviços.

Estratégias-chave para otimizar o fluxo de pacientes

Os prestadores de cuidados de saúde podem considerar várias estratégias-chave para otimizar o fluxo, aumentar a eficiência e melhorar a experiência do paciente. Estas estratégias serão analisadas em pormenor nos parágrafos seguintes.

Implementação da metodologia KAIZEN™ na área da saúde

A implementação da metodologia KAIZEN™ em contextos onde se prestam cuidados de saúde pode ser uma estratégia eficaz para agilizar o fluxo de pacientes e aumentar a eficiência. A filosofia KAIZEN™ baseia-se em objetivos de melhoria contínua e oferece resultados comprovados na melhoria dos KPIs de desempenho.

Eis os pilares essenciais para aplicar a metodologia KAIZEN™ na área dos cuidados de saúde para otimizar o fluxo de pacientes:

Definir a situação atual

Começar por definir as áreas específicas ou os KPIs do fluxo de pacientes que precisam de ser melhorados, por exemplo, reduzir os tempos de espera, simplificar os processos de admissão e de alta, ou melhorar a comunicação entre a equipa e os pacientes.

Avaliar os processos atuais, através da realização de uma análise aprofundada das atividades de fluxo de pacientes para identificar gargalos, ineficiências e áreas para melhoria. Esta abordagem pode envolver o mapeamento de processos e a recolha de dados.

Constituir uma equipa multidisciplinar

Ao estabelecer ou melhorar os processos de fluxo dos pacientes, é necessário criar uma equipa composta por membros da equipa envolvidos na gestão deste fluxo, tais como médicos, enfermeiros, gestores e pessoal de apoio/administrativo.

Desenhar soluções

Reunir todos os problemas e ineficiências identificados e formular um plano para os resolver através da implementação de novos processos, da melhoria dos canais de comunicação ou da reestruturação das atividades.

Os paradigmas KAIZEN™ mais relevantes para impulsionar o fluxo de pacientes nos cuidados de saúde encontram-se abaixo.

De uma abordagem centrada nos recursos para uma abordagem centrada no paciente

Quebrar o paradigma convencional de otimizar apenas a produtividade dos recursos, ao adotar uma abordagem de eficiência de fluxo. Para tal, as instituições de saúde devem concentrar-se em eliminar ou reduzir os tempos de espera ou as paragens e aumentar a densidade da transferência de valor para o paciente. Embora a produtividade dos recursos possa diminuir ligeiramente, os tempos de espera diminuirão e a satisfação do paciente aumentará.

Desenhar o layout

Desenhar layouts adequados ao fluxo físico de pessoas e equipamentos para agilizar o movimento dos pacientes. Este tema será aprofundado numa das próximas secções.

Integrar atividades e reduzir tempos de setup

Usar o mapeamento de processos para efetuar uma análise aprofundada de cada etapa envolvida nos cuidados aos pacientes para detetar gargalos ou atrasos e, em seguida, redesenhar esses processos para aumentar a eficiência e o fluxo para uma melhor prestação de cuidados. Integrar as atividades para reduzir as interrupções do fluxo, o que inclui a preparação, os atos médicos e os cuidados pós-hospitalares.

Tomar decisões com base em dados

Otimizar o fluxo de pacientes envolve a utilização de dados para identificar áreas de melhoria e tomar decisões informadas com base nessas informações; isso leva a uma maior ocupação dos recursos e a uma maior produtividade entre os prestadores de cuidados de saúde, o que resulta numa melhoria dos cuidados prestados a um custo mais baixo.

Usar a tecnologia

As instituições de saúde podem utilizar a tecnologia para simplificar procedimentos, automatizar tarefas e melhorar a comunicação entre departamentos e membros da equipa. Exemplos incluem os registos de saúde eletrónicos (EHR – Electronic Health Records), portais de saúde e sistemas digitais de marcação de consultas.

Implementar mudanças

Concluir todas as alterações planeadas identificadas, ao mesmo tempo que se observam os seus efeitos no fluxo, nos tempos de espera e na satisfação dos pacientes. A implementação da metodologia KAIZEN™ assenta na melhoria contínua e na monitorização do fluxo de pacientes para tornar possíveis alterações frequentes.

Em conclusão, a implementação da metodologia KAIZEN™ na área da saúde pode aumentar significativamente o fluxo de pacientes, a qualidade dos cuidados e os níveis de satisfação, enquanto aumenta as eficiências organizacionais através de iniciativas de melhoria contínua. Esta implementação pode gerar resultados positivos tanto para as equipas como para os próprios pacientes.

Tirar partido dos dados em tempo real e analytics

O sistema de analytics de dados em tempo real pode otimizar eficazmente o fluxo de pacientes na área da saúde. Esta abordagem em tempo real fornece informações de grande valor sobre os padrões de fluxo dos pacientes, ajudando as organizações de cuidados de saúde a identificar gargalos ou ineficiências nos processos e a tomar medidas informadas para os melhorar.

Seguem-se algumas estratégias que as organizações de cuidados de saúde podem utilizar, recorrendo aos dados e analytics em tempo real para otimizar o fluxo dos pacientes:

Acompanhamento dos pacientes em tempo real e analytics

Os dados e analytics em tempo real permitem que as organizações de saúde monitorizem facilmente o fluxo de pacientes, detetando rapidamente gargalos, atrasos ou ineficiências para que possam tomar medidas corretivas conforme necessário.

Previsão da procura por parte dos pacientes

Ao combinar informações históricas e em tempo real, as organizações de saúde podem antecipar os volumes de pacientes e ajustar os níveis de recursos de acordo, garantindo cuidados atempados e adequados.

Analytics de dados em tempo real

Permite que as organizações de cuidados de saúde monitorizem os resultados dos pacientes, tais como a duração da estadia e as taxas de readmissão em tempo real, o que permite às organizações de cuidados de saúde identificar áreas de melhoria e criar estratégias para otimizar o fluxo de pacientes.

Agilizar a circulação dos pacientes

Agilizar o movimento dos pacientes é essencial para otimizar o seu fluxo, desde a admissão até a alta. Aqui estão alguns exemplos de iniciativas para agilizar o fluxo dos pacientes:

Normalizar processos

Ao estabelecer processos normalizados para admissões, altas e transferências, é possível minimizar a confusão ou atrasos e garantir cuidados consistentes e de alta qualidade a todos os pacientes.

Otimizar os níveis de alocação de pessoal

Com o objetivo de minimizar os tempos de espera, disponibilizando recursos quando necessário. Isto pode implicar a alteração dos níveis de recursos alocados com base no volume de pacientes ou a adoção de modelos de alocação de recursos flexíveis, ou até mesmo a formação transversal dos membros da equipa para que possam desempenhar várias funções simultaneamente.

Melhorar a comunicação

A comunicação é essencial para agilizar o movimento do paciente dentro das organizações de saúde. As organizações de saúde podem implementar protocolos de comunicação normalizados ou treinar as equipas em técnicas eficazes de comunicação.

No geral, agilizar o movimento do paciente é essencial para otimizar o fluxo em estabelecimentos de saúde. Ao normalizar os processos para otimizar o fluxo de pacientes, otimizar os níveis de pessoal alocado, aumentar os canais de comunicação, utilizar a tecnologia para automatizar processos e monitorizar o fluxo mais de perto do que nunca, as organizações de cuidados de saúde podem aumentar a qualidade dos cuidados prestados, diminuir os custos e melhorar assim a experiência dos pacientes.

O papel da transformação digital e da IA no futuro dos cuidados de saúde

A transformação digital e as tecnologias de inteligência artificial (IA) impulsionam avanços na prestação de cuidados de saúde. Ao analisar grandes volumes de dados de pacientes, a IA pode detetar de forma fiável padrões que surgem para permitir que os prestadores de cuidados de saúde tomem decisões mais informadas relativamente aos planos de tratamento de cada paciente. Além disso, a transformação digital está a revolucionar também a experiência dos pacientes, proporcionando aos utentes ferramentas convenientes para marcar consultas, aceder a registos de saúde e comunicar com os prestadores de cuidados de saúde.

Este tipo de soluções está também a revolucionar os custos dos processos de cuidados de saúde, automatizando especificamente as tarefas administrativas, como a marcação de consultas, para que os prestadores de cuidados de saúde se possam concentrar nos cuidados a prestar aos pacientes. Mais concretamente, por exemplo, a IA permite que os prestadores automatizem as tarefas recorrendo a assistentes inteligentes, libertando-os para que possam dedicar toda a sua atenção aos pacientes.

Graças à transformação digital, os pacientes dispõem de mais ferramentas do que nunca para monitorizar o seu estado de saúde à distância, diminuindo assim não só as visitas presenciais dispendiosas, mas também os riscos de infeção.

A transformação digital e a IA estão a revolucionar o setor dos cuidados de saúde, permitindo melhorar os resultados dos pacientes e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência otimizando a experiência dos pacientes.

Ainda tem algumas questões sobre a otimização do fluxo de doentes?

O que é o mapeamento da jornada do paciente?

O mapeamento da jornada do paciente é uma técnica utilizada na saúde para compreender e melhorar as experiências dos pacientes. Este processo mapeia todos os pontos de contacto entre os prestadores de cuidados de saúde e os pacientes: desde o reconhecimento inicial de um problema de saúde até ao acompanhamento no pós-tratamento. Abrange também as potenciais oportunidades identificadas em cada ponto da jornada do paciente.

O que são cuidados de saúde lean?

Os cuidados de saúde Lean são uma abordagem à gestão e às operações de cuidados de saúde que se caracteriza pela eliminação de desperdícios, pela melhoria da eficiência e pelo aumento da qualidade. Inspira-se nos princípios de produção Lean desenvolvidos originalmente na indústria automóvel, mas posteriormente adaptados aos cuidados de saúde.

O que é um gargalo nos estabelecimentos de saúde?

Os gargalos na área da saúde são pontos em processos ou sistemas onde o trabalho ou os pacientes ficam estagnados devido a restrições ou ineficiência. Isto significa que o trabalho ou os pacientes param de fluir devido a restrições ou ineficiências, abrandando ou interrompendo o fluxo.