La empresa

Se trata de una prestigiosa empresa portuguesa dedicada al cultivo, producción, comercialización y exportación de vinos. Con una sólida presencia internacional, la organización ha conquistado los paladares de los amantes del vino en todo el mundo. Su trayectoria de éxito ha sido moldeada por un compromiso con la calidad, la innovación y la excelencia.

En la actualidad, esta empresa cuenta con un portafolio que abarca más de 30 marcas distintas. Estas marcas son el resultado de un cuidadoso trabajo de cultivo en alrededor de 1.600 hectáreas de viñedos, distribuidos en 12 regiones vitivinícolas con cinco orígenes de producción. Sus ventas trascienden ampliamente las fronteras de Portugal, llegando a más de 120 países en todo el mundo.

El reto

En el mundo vinícola, la presentación del producto desempeña un papel fundamental. De hecho, el 70% de las decisiones de compra de vino se toman directamente en el estante. Sorprendentemente, el 67% de las decisiones de compra de un nuevo vino están intrínsecamente relacionadas con el envase y embotellado del producto. Es en este contexto cuando comienza un desafío crucial para esta empresa: el desarrollo de envases que no solo protejan sus productos de manera eficaz, sino que también atraigan y conquisten a los consumidores. El proceso de diseño y creación de envases se ha convertido en un pilar esencial para el crecimiento del negocio y el éxito de la empresa en el competitivo mercado vitivinícola global.

En el marco del compromiso con la mejora continua, la empresa decidió implementar un proyecto para optimizar el proceso de desarrollo de envases. Era necesario desarrollar un Sistema de Gestión de Proyectos eficaz, con el objetivo de alcanzar una tasa del 100% de proyectos concluidos dentro del plazo establecido. Además, era fundamental crear un proceso de desarrollo eficiente que promoviera también una coordinación perfecta entre los diversos equipos involucrados.

El enfoque

El trabajo comenzó con la selección de un proyecto para su análisis, que fue detalladamente mapeado. Durante este proceso, se identificaron varias oportunidades de mejora, que abarcaban cuestiones como la falta de definición de conceptos, el retrabajo, los constantes cambios en las fechas de lanzamiento y la mala gestión de recursos, entre otros desafíos.

Tras el análisis de las oportunidades, se delineó la visión de mejora, ya con las soluciones definidas y el respectivo plan de implementación. A continuación, algunas de esas soluciones:

Estructuración de los proyectos de desarrollo

Los proyectos de desarrollo de envases se dividieron en seis categorías distintas, cada una con sus propias características y desafíos específicos. Esto incluye acciones promocionales, nuevos productos, cambios en la cosecha, etiquetado específico, relanzamientos y proyectos relacionados con la legislación. Además, se mejoraron los criterios de priorización de proyectos, considerando factores como el presupuesto, el esfuerzo de desarrollo, el riesgo técnico y la estrategia de mercado.

Diseño de proyecto y ruta crítica

Se estableció una estructura de fases y tareas para cada proyecto, identificando claramente las responsabilidades y los plazos asociados. Se definió una ruta crítica que permitió supervisar el progreso del proyecto e identificar posibles retrasos. Además, se establecieron decisiones clave que no podían ser modificadas después de la finalización de ciertas fases, asegurando así un mayor control sobre el desarrollo del proyecto.

Adaptación

Reconociendo que no todos los proyectos son iguales y que las características individuales pueden influir en la complejidad y relevancia de cada uno, se implementó una estrategia de «adaptación», en la que se asignan puntuaciones ponderadas en función de criterios como complejidad, innovación y criticidad. Esta gestión permitió dimensionar los proyectos en cuatro categorías: XS (Ligero), S (Pequeño), M (Mediano) y L (Grande). Cada categoría recibió un método de gestión adecuado a sus necesidades.

Planificación de proyectos

Se introdujo un buffer de proyecto en la hoja de ruta de cada tipo de proyecto para evitar variaciones en el tiempo de ejecución de las tareas. Esto permitió hacer frente de manera más eficaz a desviaciones en el cronograma y garantizar que las fechas de envío planificadas se cumpliesen siempre que fuese posible.

Sala Obeya y KPIs

Se construyó una sala de control visual para proporcionar una visión completa de todos los proyectos en curso. Esta sala contiene información sobre indicadores clave, planificación de los proyectos, problemas identificados y gestión de riesgos. A través de este enfoque visual, se aseguró la supervisión del progreso y la toma de medidas inmediatas siempre que fuera necesario, en todos los proyectos. Los indicadores de rendimiento proporcionan información valiosa sobre el desempeño de los proyectos y ayudan a identificar áreas de mejora.

Con este enfoque integral, se logró transformar el proceso de desarrollo de envases. Además de mejorar la eficiencia, reduciendo el retrabajo y los retrasos, también se aumentó la calidad.

Resultados

Los resultados obtenidos fueron significativos. La implementación del nuevo sistema de gestión de proyectos dio como resultado un aumento de la tasa de proyectos completados dentro del plazo establecido, pasando del 22% al 88%. Además, se observó una mejora significativa en el tiempo de ejecución promedio de los proyectos, con una reducción del 46% del tiempo.

Otro indicador importante fue la productividad del equipo de desarrollo, que aumentó un 18%. Esto demuestra que el enfoque establecido no solo mejoró la gestión del tiempo, sino que también aumentó la eficiencia y la capacidad del equipo para entregar proyectos de mayor calidad en menos tiempo. En resumen, los resultados obtenidos reflejan una transformación positiva en la empresa, con proyectos entregados a tiempo, mayor eficiencia y un equipo más productivo y motivado.