La empresa

Esta empresa forma parte de un grupo farmacéutico portugués de propiedad privada, una entidad con profundas raíces históricas que se remontan al año 1924. A lo largo de los años, se ha establecido como una figura prominente en el panorama farmacéutico, expandiendo sus actividades para abarcar todas las facetas de la industria.

Ubicada estratégicamente en las proximidades de Lisboa, tiene la ventaja de una posición geográfica que permite optimizar la logística, estando a solo 20 minutos de los principales puntos de acceso logístico de la región. Esta ubicación privilegiada ha sido un factor crucial en la operación global, ya que tiene presencia en 27 países, donde es reconocida como líder en la industria farmacéutica. Esta expansión no resulta solo del éxito comercial, sino también de la capacidad de atender a una gama diversificada de exigencias del mercado y de regulaciones sanitarias en diferentes países, adaptándose continuamente para responder a las expectativas de un mercado global en constante evolución.

El core business de esta empresa está enfocado en la fabricación de formas farmacéuticas sólidas y líquidas, pero lo que realmente la distingue es la flexibilidad y compromiso con la calidad, así como la habilidad de adaptarse rápidamente a las necesidades variadas de los clientes, cumpliendo plazos cortos sin comprometer la calidad.

La misión de esta empresa va más allá de la mera producción de productos farmacéuticos, pues tiene como objetivo alcanzar la excelencia a través de procesos optimizados, buscando siempre la producción más eficiente, rápida y económica posible. Apoyada por una estrategia robusta de gestión, que se concentra en la mejora continua y en la optimización de recursos y con una visión clara de expandir aún más su presencia global en el mercado de la salud, esta empresa no se enfoca solo en el presente, sino que siempre tiene en vista lo que el futuro aguarda en términos de oportunidades, específicamente en lo que respecta a potenciales mercados y áreas de crecimiento.

El equipo

Dentro de la empresa, la estructura y dinámica de los equipos tienen un papel fundamental en la realización de los objetivos, siendo de gran importancia la colaboración e integración entre las diversas áreas de especialización. Considerando que se trata de un equipo multidisciplinar, formaron parte integrante del proyecto los siguientes departamentos:

• Departamento de Administración;
• Departamento de Producción;
• Departamento de Control de Calidad;
• Departamento de Mantenimiento;
• Departamento de Garantía de la Calidad;
• Departamento de Planificación;
• Departamento de Informática;
• Dirección Técnica.

Los desafíos

Se realizó una fase de diagnóstico y se identificaron algunas oportunidades y se definieron objetivos de mejora:

• Ganar eficiencia en el embalaje (aumentar el Overall Equipment Effectiveness en cerca de 11 p.p.)
  La velocidad de las máquinas de embalaje fue un tema en análisis con el foco en aumentar la velocidad de este proceso, a través de una combinación de tecnología avanzada y métodos de trabajo eficientes. El objetivo es garantizar la velocidad óptima de las máquinas sin sacrificar la precisión ni la calidad del producto.
• Mejorar el servicio del control de calidad (reducir el lead time)
  Enfocada en la mejora del servicio de control de calidad, la empresa se centra en la optimización de los procesos de control de calidad para materias primas (MP) y sustancias activas (SA), proponiendo una revisión profunda de los procedimientos existentes. Este esfuerzo busca eliminar ineficiencias y asegurar la conformidad con los más altos estándares internacionales. Paralelamente, la estrategia de análisis reducido busca simplificar los procesos de análisis, siendo que el objetivo es reducir la complejidad de los métodos analíticos sin comprometer la calidad de los resultados, pero manteniendo la precisión rigurosa que se exige en el sector farmacéutico.
• Adecuar la utilización del espacio de almacén (reducir stock parado)
  La adecuación del uso del espacio de almacén representa un desafío estratégico esencial, cuyo objetivo principal es la reducción del stock parado. Esta iniciativa busca optimizar la gestión del espacio disponible, promoviendo una organización más eficiente y un flujo de materiales más ágil. Al concentrar esfuerzos en la disminución de los niveles de inventario inmovilizado, la empresa no solo libera espacio valioso en el almacén, sino que también mejora la capacidad de respuesta a las necesidades del mercado y reduce costes asociados al almacenamiento excesivo.
• Reducir el lead time de uno de los clientes de 90 a <60 días
  El último punto se centra en la reducción del lead time para uno de los clientes, estableciendo como meta la disminución del plazo de entrega de 90 a menos de 60 días. Esta iniciativa es vital para mejorar la satisfacción del cliente, demostrando un firme compromiso de la empresa con la eficiencia y agilidad en los servicios. Al acortar el tiempo de entrega, no solo se mejora la experiencia del cliente, sino que también se aumenta la competitividad de la empresa en el mercado.

El enfoque

Basándose en los objetivos mencionados anteriormente, se implementaron varias iniciativas, siendo uno de los principales enfoques del proyecto el aumento de la eficiencia en el proceso del packaging. Una de las primeras iniciativas a implementar fueron las rutinas de reunión de equipo – KAIZEN™️ Diario – esta herramienta fue implementada en 18 equipos e involucra sesiones diarias donde se discuten formas de mejorar los procesos de empaque, siendo que el objetivo es identificar pequeñas mejoras incrementales que, con el tiempo, resultan en significativas eficiencias operacionales. Esta herramienta KAIZEN™️ desarrolla los equipos y entrena para la resolución estructurada de problemas. Un segundo punto de análisis fue el tiempo de parada entre el cambio de producción de referencias. Para reducir este tiempo de parada, se utilizó la herramienta SMED – esta metodología se aplicó para reducir drásticamente el tiempo necesario para cambiar las configuraciones de las máquinas de empaque, identificando y eliminando todas las tareas innecesarias y diseñando un nuevo estándar de operación de cambio, complementado por un esfuerzo continuo para afinar y optimizar las líneas de empaque y maximizar la productividad.

En el ámbito de la optimización de procesos de control de calidad (CQ) para materias primas (MP) y sustancias activas (SA), se implementó una revisión y redefinición exhaustiva de los procesos. Un cambio significativo fue la transferencia de la responsabilidad por la muestra de materias primas del departamento de control de calidad al almacén, lo que agilizó el proceso de recepción, acompañado por una simplificación de la documentación para reducir la carga administrativa. Además, los analistas y revisores recibieron formación en diversas tareas, promoviendo una mayor flexibilidad y equilibrio en la carga de trabajo. Además, las cargas de trabajo fueron perfeccionadas para maximizar la eficiencia, así como la secuenciación de análisis fue optimizada, buscando una mejora continua y efectiva en los procesos internos.

En cuanto a la optimización del espacio de almacenamiento, se reestructuró la organización del almacén, utilizando técnicas modernas para maximizar la utilización del espacio disponible. Esto incluyó la implementación de sistemas de almacenamiento vertical y la reconfiguración del layout para mejorar el flujo de materiales.

La velocidad de las máquinas de packaging también fue un tema en análisis con el enfoque en aumentar la velocidad de este proceso, a través de una combinación de tecnología avanzada y métodos de trabajo eficientes. El objetivo es garantizar la velocidad óptima de las máquinas sin sacrificar la precisión o la calidad del producto.

En lo que respecta a la reducción del lead time, enfocada en una cadena de suministro más ágil y eficiente, la empresa trabajó en estrecha colaboración con uno de sus principales clientes para reducir significativamente el tiempo de espera desde la producción hasta la entrega, lo que involucró la optimización de procesos internos y una coordinación más eficaz con los proveedores. Para alcanzar este objetivo, fue necesario implementar mejoras en los procesos internos, desde la producción hasta la logística de distribución, optimizando cada etapa para garantizar una entrega más rápida.

Finalmente, la empresa adoptó un programa de desarrollo para empleados, que incluye formación, oportunidades de progreso en la carrera y reconocimiento de desempeño excepcional, apuntando no solo al aumento de la motivación de los empleados, sino también para asegurar que poseen las competencias y el conocimiento necesarios para afrontar futuros desafíos.

Resultados

El caso de estudio presenta resultados impresionantes en la optimización de procesos, destacando mejoras significativas en varios puntos clave.

Primero, la implementación de mejoras en el proceso de embalaje dio como resultados avances significativos en la eficiencia operacional de la empresa. Una reducción sustancial del 54% en el tiempo de setup contribuyó a disminuir el tiempo de inactividad y aumentar la producción, lo que a su vez permitió a la empresa responder más prontamente a las exigencias del mercado y mejorar su flexibilidad en la alternancia entre diferentes productos. Además, otra mejora que logró una reducción del 27% en el tiempo de setup, hizo el proceso mucho más ágil. Esta eficiencia adicional no solo redujo los costes operacionales, sino que también aumentó la capacidad productiva, mejorando significativamente la capacidad de la empresa para satisfacer las necesidades variadas de sus clientes.

En segundo lugar, hubo una mejora del componente de velocidad en el OEE. Las iniciativas de optimización implementadas resultaron en aumentos significativos en la eficiencia y en la productividad del equipo, habiéndose observado un aumento del 16% en la eficiencia general, que se tradujo en un avance de 7 puntos porcentuales en el OEE. Este progreso se refleja en una reducción del desperdicio de recursos y en una mejor utilización de los equipos, contribuyendo también a un aumento en la capacidad productiva. Además, se registró un aumento del 28% en el OEE, equivalente a un aumento de 10 puntos porcentuales, marcando una transformación sustancial en la productividad. Esta mejora no solo optimiza la utilización del equipo, sino que también eleva la calidad del producto final, demostrando el impacto positivo de las estrategias de optimización en la eficiencia operacional y en la calidad del producto.

La reducción del 41% en el lead time de control de calidad de materias primas tuvo un impacto considerable en el ciclo de producción, agilizando significativamente el flujo de trabajo desde la recepción hasta la producción. Esta mejora no solo elevó la eficiencia operacional, sino que también permitió a la empresa responder de forma más rápida y eficaz a los cambios en la demanda del mercado. Además, la disminución en el tiempo de espera para el inicio de la producción contribuyó a una cadena de suministro más ágil y eficiente, reforzando la capacidad de la empresa para mantener un ritmo de producción alineado con las necesidades y expectativas de los clientes.

La optimización de recursos en el equipo de control de calidad trajo mejoras sustanciales, tanto a nivel de eficiencia como de efectividad operacional. La reducción significativa en el número de análisis y en el tiempo necesario para realizarlos disminuyó la carga de trabajo y permitió al equipo concentrarse en tareas más estratégicas, añadiendo mayor valor a las operaciones de la empresa. Aún desde el mismo punto de vista, la liberación de tiempo (815 horas anuales), promovió una asignación de recursos más eficiente, ya que este cambio posibilitó que el equipo se dedicara a proyectos enfocados en el desarrollo y en la innovación y mejoró considerablemente la capacidad de la empresa de adaptarse a nuevos desafíos y explorar oportunidades emergentes.

La eficiencia en el uso del espacio del almacén mejoró sustancialmente, como evidenciado por la reducción del 39% en el número de posiciones sin rotación. Esta mejora es un indicador claro de una gestión de inventario más eficaz, que no solo optimiza la logística interna, sino que también contribuye a una reducción en los costes de almacenamiento.

La implementación de una cultura de mejora continua en la empresa generó un impacto positivo y amplio, tanto en el compromiso como en la productividad de los empleados. Al incentivar al equipo a participar activamente en los procesos de mejora, se cultivó un ambiente de trabajo más dinámico e innovador, promoviendo la motivación del equipo.

Conclusión

En resumen, esta empresa sirve como un punto de referencia inspirador para otras entidades, especialmente aquellas que buscan transformar los procesos operacionales y mejorar la cultura corporativa, lo que podría llevar a un éxito sostenible y a una posición de liderazgo en el mercado.

El enfoque adoptado por esta empresa superó la simple implementación de mejoras técnicas al establecer un nuevo paradigma en la forma en que la empresa percibe y afronta los desafíos del sector farmacéutico. La capacidad de lograr mejoras tangibles en eficiencia y productividad, manteniéndose fiel a sus altos estándares de calidad, ilustra un equilibrio raro entre agilidad operacional y rigor técnico, siendo algo de extrema importancia para el buen funcionamiento de una empresa.

A través de una serie de iniciativas enfocadas, la empresa logró no solo mejorar la eficiencia en áreas críticas como el embalaje, el control de calidad y la gestión de almacén, sino también establecer una cultura corporativa que valora la innovación y el compromiso de los empleados. La drástica reducción en los tiempos de setup en las líneas y el aumento en la eficiencia general del equipo son prueba del éxito de estas mejoras operacionales. Además, la significativa reducción en el lead time de control de calidad y la optimización del uso del espacio de almacenamiento demuestran una gestión más eficaz y un aprovechamiento más inteligente de los recursos.

Más allá de los resultados cuantitativos, el aspecto más notable en este caso de estudio es el cambio cultural que se llevó a cabo en todos los niveles de la organización, comenzando por la adopción de una filosofía de mejora continua que creó un ambiente donde la innovación no es solo alentada, sino también integrada en la rutina diaria de cada empleado. Este aspecto es particularmente relevante para otras empresas que buscan tanto mejorar procesos como inspirar a los empleados a ser agentes proactivos de cambio.

Esta empresa demostró que la verdadera transformación viene de la combinación de estrategias operacionales eficaces con un auténtico compromiso con el desarrollo de personas y la promoción de una cultura de excelencia. Para terminar, esta historia de éxito ofrece lecciones valiosas sobre la importancia de abrazar el cambio, adaptarse continuamente y mantener a los empleados en el centro del viaje de mejora.