Análisis del flujo de valor: la clave para operaciones más Lean

Cualquier persona que practique Lean es consciente de que diseñar la «situación objetivo» es tan importante como comprender la «situación actual». Como no hay soluciones de talla única, un análisis detallado de la situación actual del proceso es esencial para poner en marcha cualquier transformación, y por eso surgió el concepto de Análisis del Flujo de Valor.

¿Qué es un análisis del flujo de valor?

El Análisis del Flujo de Valor (VSA) es un método de gestión Lean utilizado para ayudar a las empresas a identificar las fuentes de ineficacia, desperdicios y costes innecesarios dentro de sus operaciones, así como para ayudar a desarrollar estrategias que mejoren el rendimiento global de sus flujos de valor.

Un flujo de valor se refiere al conjunto de actividades necesarias para llevar un producto o servicio desde la solicitud inicial hasta la realización del valor por el cliente. Al analizar los flujos de valor, los negocios consiguen comprender mejor cómo funcionan sus operaciones e identificar las áreas en las que se pueden realizar mejoras para aumentar la eficiencia y reducir los costes. Esto debería culminar en un plan de implementación para poner en marcha las ideas.

El VSA sólo tiene éxito cuando se percibe como un trabajo de equipo multidisciplinar. Es esencial involucrar a las principales personas en el proceso de desarrollo e implementación de soluciones para garantizar que estén completamente involucradas con los cambios que se realicen en el futuro.

¿Cuáles son los beneficios del análisis del flujo de valor?

1. Identificar los cuellos de botella y obstáculos

Una de las principales ventajas del VSA es que permite a los negocios identificar los cuellos de botella y los obstáculos que les impiden alcanzar el nivel de rendimiento deseado. Éstos pueden presentarse de varias formas – incluyendo la sobreproducción, la espera, la manipulación, los defectos y el exceso de inventario – y al detectarlos, los gestores del flujo de valor pueden definir estrategias para reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para producir productos y servicios, lo que a su vez conlleva una reducción de los costes y un aumento de los beneficios. Aunque éste es el enfoque más frecuente, el VSA también puede ayudar a las empresas a mejorar la satisfacción reduciendo los retrasos, los defectos y otros problemas que pueden afectar negativamente a la experiencia del cliente.

2. Impactar en todas las áreas de la organización

Otra ventaja del VSA es que puede utilizarse en cualquier industria, organización o área de los negocios. Ya sea en una empresa productora, un proveedor de servicios, una agencia gubernamental o un departamento comercial, este enfoque puede ayudar a identificar y reducir los desperdicios en cualquier proceso. Además, el VSA puede utilizarse incluso de manera más general para mejorar el rendimiento global de una organización. De hecho, así es como comenzaron varias jornadas de mejora continua, que evolucionaron hacia proyectos más significativos y enfocados.

3. Seguir el rendimiento

Otro aspecto importante del análisis del flujo de valor es utilizar métricas para hacer un seguimiento del rendimiento. Las métricas pueden utilizarse para medir distintos indicadores de rendimiento, como el leadtime, el tiempo de ciclo y el rendimiento. Mediante el seguimiento de estas métricas a lo largo del tiempo, los negocios pueden comprender mejor cómo están actuando sus operaciones e identificar las áreas en las que se pueden realizar mejoras en toda la organización para lograr los máximos beneficios, lo que en última instancia lleva a un mayor éxito y rentabilidad.

¿Cuáles son los pasos de un análisis del flujo de valor?

¿Cuáles son los pasos de un análisis del flujo de valor?

El paso a paso del VSA puede resumirse de la siguiente manera:

1. Definición del ámbito y objetivos

2. Análisis de la situación actual «as is»

3. Caza de oportunidades

4. Visión futura de la situación «to be»

5. Análisis coste-beneficio

6. Planificación de la implementación

Como en cualquier método de mejora continua, el proceso debe empezar por la definición del propósito. El primer paso debe ser definir tanto el ámbito – ¿qué flujo de valor? ¿qué producto(s) o servicio(s)? ¿qué unidad(es) de negocio? – y los objetivos – ¿qué mejorar y en qué medida?

Dos sugerencias importantes: primero, definir no sólo los temas dentro del ámbito, sino también los temas fuera del ámbito, puede ayudar en los pasos siguientes; segundo, utilizar la clasificación GQCDM (Crecimiento, Calidad, Coste, Entrega, Motivación) garantiza una selección inteligente de los objetivos.

Mapeo del flujo de valor (VSM)

Una de las formas más eficaces de realizar un VSA es utilizar el Mapeo del Flujo de Valor (VSM – Value Stream Mapping). Esta herramienta visual representa todo el flujo de valor, incluso todas las acciones realizadas desde el concepto inicial del producto o servicio hasta su entrega al cliente. El mapeo del flujo de valor suele dividirse en tres secciones principales – el flujo de materiales, el flujo de información y los datos del proceso, lo que ofrece una imagen completa del flujo de valor analizado y permite conocer los desperdicios existentes en todo el sistema. Un error frecuente a evitar es luchar contra el impulso de pasar a las soluciones antes de comprender en profundidad el problema, ya que esta vía rápida suele conducir a oportunidades perdidas.

Al mapeo de la situación actual le sigue el descubrimiento de áreas de mejora, en el que el equipo revisa el VSM para identificar el potencial para eliminar desperdicios, reducir retrasos y mejorar la eficiencia. Algunas áreas frecuentes de mejora que pueden identificarse durante el paso de búsqueda de oportunidades son el exceso de inventario, las esperas, los defectos, el transporte innecesario y la sobreproducción. Al evaluar las posibles oportunidades de mejora, el equipo de VSA también puede considerar otros factores, como la seguridad, la calidad y el impacto medioambiental.

A continuación, el equipo hará un brainstorming de posibles soluciones para abordar estos problemas, considerando diversos factores como el coste, la viabilidad y el impacto potencial sobre el flujo de valor en general. El objetivo en este nivel es elaborar una visión futura del flujo de valor, también conocido como Diseño del Flujo de Valor (VSD – Value Stream Design). Una vez identificadas las potenciales áreas de mejora, se priorizarán según su impacto en el flujo de valor, así como otros factores como la facilidad de implementación y los costes y recursos exigidos. Esta priorización ayuda a garantizar que se aborden primero las mejoras más significativas, maximizando el impacto global del proceso de VSA. El resultado del ejercicio es un plan de implementación detallado con la planificación de las iniciativas, la identificación del equipo del proyecto y una definición clara de las métricas y los objetivos.

Para implementar las conclusiones de un Análisis del Flujo de Valor, los negocios necesitarán de hacer cambios en sus operaciones. Estos cambios pueden consistir en la introducción de nuevos procesos, la eliminación de actividades innecesarias, la reorganización de departamentos, la implementación de nuevas tecnologías y la inversión en la formación de las personas, y exigen, sobre todo, una planificación precisa y un gran trabajo en equipo.

¿Cuáles son las principales aplicaciones del Análisis del Flujo de Valor?

Las aplicaciones más tradicionales del Análisis del Flujo de Valor (VSA) son en la industria de producción, donde hay procesos de producción. Sin embargo, también puede aplicarse a otros sectores, como los servicios, la sanidad, la administración pública y retail, donde hay procesos similares.

Algunas de las principales aplicaciones del VSA:

Producción

El VSA se utiliza en la industria de producción para identificar y eliminar los desperdicios en los procesos de producción. Ayuda a identificar cuellos de botella, retrasos y otras áreas de ineficacia en el proceso de producción y contribuye a mejorar la comunicación, la coordinación y la eficacia.

Industria de servicios

El VSA puede aplicarse al sector servicios para identificar y eliminar los desperdicios en los procesos de prestación de servicios. Ayuda a agilizar la prestación de servicios y a mejorar la satisfacción del cliente, identificando las áreas de mejora.

Sanidad

El VSA puede ser utilizado en la sanidad para mejorar los procesos de atención al paciente, reducir los tiempos de espera y eliminar los desperdicios. Puede ayudar a identificar cuellos de botella en el flujo de pacientes y mejorar la eficacia del proceso de atención médica.

Organismos gubernamentales

El VSA puede aplicarse a los procesos gubernamentales para mejorar la eficacia, reducir el desperdicio y mejorar la prestación de servicios. Ayuda a identificar la ineficacia de los procesos gubernamentales y a encontrar formas de eliminarla.

Retail

El VSA puede utilizarse en las empresas de retail para impulsar la eficiencia de las tiendas y aumentar los márgenes. Ayuda a los minoristas a identificar pérdidas en todos sus procesos para ofrecer una experiencia de cliente fluida con el menor coste.

Gestión de la cadena de suministro

El VSA puede utilizarse en la gestión de la cadena de suministro para identificar ineficiencias en el flujo de materiales e información a lo largo de la cadena de suministro. Ayuda a optimizar la cadena de suministro en su totalidad y a mejorar el flujo entre todos los puntos.

Por lo tanto, ya se trate de material, información o personas, el VSA es una herramienta versátil que puede aplicarse en muchos sectores y áreas de los negocios.

Principales conclusiones

En conclusión, el Análisis del Flujo de Valor es una poderosa herramienta que puede ayudar a los negocios a identificar áreas de ineficacia dentro de sus operaciones y a desarrollar estrategias para mejorar su rendimiento global y aumentar el valor ofrecido a los clientes. Es un enfoque sistemático para comprender y optimizar el flujo de materiales e información que permite a las empresas mejorar la eficacia, reducir los costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Este método de gestión Lean puede ayudar a cualquier industria, organización o área de negocio a cambiar a mejor y a empezar un viaje de mejora continua. Sin embargo, es esencial recordar que la implementación de las conclusiones del VSA exige una planificación y coordinación significativas para lograr la plena optimización de los procesos y repercutir en los resultados.

En Kaizen Institute, recomendamos a nuestros clientes que realicen uno o varios ejercicios de Análisis del Flujo de Valor para obtener una perspectiva end-to-end de su negocio y diseñar una visión futura sostenible y disruptiva, con el soporte de un caso de estudio atractivo.