Manter o negócio operacional a partir de casa: ferramentas e melhores práticas

Com a pandemia causada pela Covid-19, a maioria das empresas foi obrigada a mudar o seu paradigma atual e a adaptar-se a uma nova realidade. A era digital, onde as pessoas podem trabalhar juntas apesar de estarem fisicamente separadas, chegou mais cedo do que o esperado e sem aviso prévio. Sem tempo para setups, como podem as empresas garantir que esta mudança de paradigma é feita de forma tranquila e sem perder a qualidade e a motivação das equipas?

Gestão Diária Remota

Os líderes de equipa estão a enfrentar os desafios de gerir equipas remotas, alguns deles estão a fazer esta tarefa pela primeira vez. Com equipas descentralizadas, torna-se mais difícil acompanhar o plano de trabalho de todos, podendo surgir desvios nos entregáveis e uma tendência para o trabalho mais individualizado. Para enfrentar essas dificuldades, e como as equipas têm menos oportunidades espontâneas para partilhar o seu trabalho e resolver problemas, é crucial criar momentos de comunicação e de partilha entre colaboradores.

Atualmente, 71% dos gestores consideram as reuniões pouco produtivas, sendo por isso importante refletir sobre o conteúdo a ser abordado com as equipas. Uma reunião diária com uma agenda estruturada que inclua plano de trabalho, indicadores de desempenho e ciclo de melhoria ajudará a gerir mais de perto o trabalho em curso, bem como a motivação e energia das equipas. Ferramentas como Microsoft Teams, Miró ou Trello (que podem ser integradas no Teams) são uma grande ajuda para os líderes construírem seus quadros digitais e gerirem as reuniões remotamente. Para aqueles que preferem utilizar as ferramentas que já tinham, estes elementos de reunião podem ser criados em Excel ou Powerpoint, com o líder de equipa a partilhar o seu ecrã. Independentemente da ferramenta utilizada, os líderes devem partilhar a agenda da reunião com a equipa e encorajar a participação de forma ordeira, criando dinâmica e envolvimento.

Exemplo quadro virtual de equipa

Gestão remota de projetos

As empresas precisam de melhorar continuamente para se manterem competitivas e fortalecerem a sua posição no mercado. Para isso, precisam de ter implementados processos sólidos de gestão de projetos que garantam que essas implementações são eficientes. No entanto, 41% das empresas ainda não utilizam práticas normalizadas de gestão de projetos, o que leva a que 69% dos projetos ultrapassem o orçamento e que 49% não atinjam os benefícios esperados. Como podem então as equipas ser produtivas na entrega remota destes projetos?

Para implementar iniciativas de melhoria, é geralmente necessário visitar o Gemba e presenciar as questões em estudo à medida que estas ocorrem. Como isto não é possível remotamente, deve ser prioridade do gestor do projeto reunir todos os dados disponíveis para apoiar a tomada de decisões. Durante as sessões do workshop, para manter a equipa focada e motivada, a criação de quadros visuais com as ferramentas digitais disponíveis pode ajudar a garantir que o projeto siga uma abordagem estruturada. Dar o controlo do ecrã a todos os participantes, para que possam interagir como fariam num workshop físico, promoverá a dinâmica e o foco. Para ajudar a partilhar ideias, pode ser mais fácil desenhar do que explicar verbalmente, e isso pode ser feito utilizando diferentes aplicações de desenho, como o autodraw ou o sketchpad. As equipas podem também tirar partido dos planos de trabalho virtuais para atribuir tarefas a serem seguidas no workshop seguinte.

Exemplo framework estruturada para workshops e ferramenta de apoio visua

Para gerir as diferentes iniciativas em implementação, uma reunião de Mission Control com os líderes pode ajudar a manter o ritmo. A Mission Control deve ter uma agenda estruturada, o estado de cada iniciativa com o indicador de desempenho associado, um Last Planner, para gerir as ações para as próximas três a quatro semanas, e um ciclo de melhoria. Estas reuniões devem ocorrer uma vez por semana, com cada líder a preparar os principais desenvolvimentos e obstáculos a partilhar. Ao partilhar o progresso dos projetos, o negócio terá a certeza de que todas as equipas estão a avançar na mesma direção e permitirá aos líderes dos projetos aprender com as implementações uns dos outros.

Exemplo de Mission Control Room virtual

Gestão da Transição

Durante uma crise, as empresas devem adaptar-se e mudar quase todos os dias em resposta a novos desenvolvimentos em diferentes áreas, desde o governo até aos clientes. Assim, a gestão de topo deve acompanhar as notícias diárias e manter proativamente o relacionamento com fornecedores e clientes, através da implementação de medidas preventivas. No entanto, gerir todas as fontes de informação e, ao mesmo tempo, ser capaz de se dirigir a todas as partes interessadas que a afetam é uma missão complexa.

A criação de um espaço digital – Crisis War Room -, adaptado às necessidades da gestão de topo, irá ajudar a gerir a transição em todas as frentes. Este espaço deve ser dividido em 4 blocos: Comunicação e Pessoal, Operações, Finanças e Projetos. Sob Comunicação e Pessoal devem ser incluídas as leis e normas a considerar e um tracker para os colaboradores em trabalho remoto, on-site ou indisponíveis. O módulo de Operações deve incluir o estado das operações dos fornecedores e dos clientes e o seu impacto nas encomendas em curso, bem como o estado das operações internas. Para acompanhar de perto o impacto financeiro, as receitas devem ser analisadas e comparadas com o orçamento e o novo orçamento revisto (após a crise). O controlo da liquidez e dos custos deve ser monitorizado em relação a uma zona de perigo e a um valor crítico, que ajudarão a desencadear planos de contingência. Finalmente, nos projetos, deve ser incluído um resumo da Mission Control para manter uma atualização sobre o estado de entrega dos projetos e as ações necessárias.

Estrutura de sala para gestão de crise

Uma forte cultura empresarial de normalização e melhoria pode realmente revelar-se uma vantagem em situações adversas. A formação dos colaboradores em competências que aumentem a produtividade das suas equipas e racionalizem a implementação de projetos deve ser uma prioridade, de modo a minimizar os efeitos de mudanças não planeadas no negócio.

Tendo em conta que líderes e equipas precisam de mais orientação quando o negócio está em dificuldades, se as operações do dia-a-dia fluírem de forma estruturada e consistente, os gestores podem dedicar mais tempo para resolver as questões mais proeminentes.

#serviços partilhados #cultura e organização