Kaizen na Administração Pública

• Ciclos de aprovação longos e backlogs que provocam atrasos na prestação de serviços aos cidadãos.
• Responsabilidades fragmentadas, visibilidade limitada do trabalho em curso e retrabalho frequente.
• Processos excessivamente burocráticos e sistemas desatualizados que limitam a produtividade e a qualidade.
• Elevada variabilidade nos tempos de tratamento de processos e carga de trabalho desigual entre equipas.
• Dificuldade em sustentar melhorias e em medir os resultados dos serviços.

Equipas compostas por líderes e gestores, incluindo diretores de serviços, chefias de departamento, supervisores operacionais, equipas administrativas, PMO e responsáveis pela melhoria contínua, envolvidos na administração e na prestação de serviços nas suas organizações.

• Introdução ao Modelo de Total Service Management na Administração Pública: Compreender os princípios que ligam valor, fluxo, standard work e resolução diária de problemas na administração pública.
• Eficiência dos processos: Desenhar fluxos de serviço eficientes que reduzam o tempo de espera e o retrabalho com Mapeamento de processos, Standard work e automação e Gestão de arquivos e stocks.
• Redução da variabilidade dos processos: Estabilizar os tempos de tratamento dos processos e melhorar a previsibilidade.
• Pacing e pull planning: Ajustar a carga de trabalho à capacidade real e à procura dos cidadãos, evitando filas e sobrecarga.
• Melhorar a experiência do cidadão: Redesenhar jornadas e pontos de contacto com foco na clareza, rapidez e qualidade.
• Exercícios de simulação: Aplicação prática dos conceitos de mapeamento, normalização e fluxo.
• Casos de estudo: Exemplos de organizações públicas que apresentam melhorias mensuráveis em termos de serviço, custo e conformidade.

• Métodos para reduzir tempos de espera devidos a aprovações e eliminar o backlog.
• Como mapear serviços de ponta a ponta, normalizar o trabalho e automatizar tarefas de rotina.
• Estratégias para aumentar a visibilidade do trabalho e apoiar a tomada de decisões com KPIs e gestão diária.
• Técnicas para reduzir a variabilidade, aumentar o right first time (RFT), e reforçar a conformidade.
• Ferramentas práticas para melhorar a experiência do cidadão e utilizar os recursos de forma mais eficiente.