Caso de estudio

Transformación en la gestión financiera municipal

La empresa

Un ayuntamiento portugués, reconocido por su compromiso en la prestación de servicios excelentes a sus ciudadanos,afrontaba desafíos significativos en su gestión financiera. Con una amplia serie de responsabilidades que abarcaban la gestión económica, financiera y patrimonial, esta entidad pública buscó optimizar sus procesos para fomentar un crecimiento inclusivo, inteligente y ambientalmente sostenible, alineado con sus competencias establecidas por la ley de las entidades locales.

El desafío

El área financiera del municipio, compuesta por varias entidades orgánicas, afrontaba desafíos en la recaudación de ingresos y en el proceso de compras. Se identificó la necesidad de mejorar la emisión de documentos de ingreso, en el control de recibos, en la agilización del registro de gastos y en hacer más eficaces los pagos a proveedores. El objetivo era alcanzar mayor eficiencia y eficacia en los resultados, reduciendo los plazos medios de cobros y pagos y disminuyendo la cuantía de deuda pendiente.

El enfoque

Para afrontar estos desafíos, el municipio adoptó una estrategia multifacética, centrada en la implementación de soluciones tecnológicas y en la reestructuración de los procesos internos:

Diseño e implementación de dashboards en PowerBI

Para mejorar la gestión y monitorización de indicadores clave de rendimiento (KPIs), se desarrollaron e implementaron dashboards específicos, facilitando las reuniones de equipo y la toma de decisiones basada en datos.

Implementación de dinámica de reuniones y gestión de equipos

Introducción de herramientas digitales, para rutinas semanales de gestión de equipo, enfocadas en monitorizar KPIs e implementar acciones de mejora.

Mejoras en el proceso de ingresos

Automatización en el cruce de notas de crédito con facturas y la implementación de rutinas mensuales de monitorización de deudas con más de 120 días fueron algunas de las mejoras implementadas para optimizar el proceso de ingresos. La educación y las diversas licencias se beneficiaron de automatizaciones específicas, dirigidas a la notificación eficiente de valores en deuda y la emisión automática de notas de crédito.

Mejoras en el proceso de gastos

Desde la eliminación de fases innecesarias en el proceso de contratación hasta la integración automática de facturas, se realizaron esfuerzos en el sentido de simplificar y agilizar el proceso de gastos.

Estas iniciativas reflejan un compromiso profundo con la innovación y la eficiencia, y el enfoque adoptado demuestra una combinación exitosa de tecnología y gestión estratégica, estableciendo nuevos niveles de excelencia en la administración pública.

Resultados

La estrategia de modernización adoptada por el municipio generó resultados significativos, evidenciando un avance importante en su eficiencia operacional. La reducción del plazo medio de recepción de facturas de 8,8 a 1,7 días evidenció una mejora del 81%. Al mismo tiempo, el plazo medio de pagos a proveedores se redujo en un 44%, pasando de 9 a 5 días, lo que optimizó las relaciones con los proveedores y contribuyó a un ciclo económico más dinámico. Además, la deuda pendiente disminuyó un 13%, reflejando una gestión de crédito más eficaz y un enfoque asertivo en la recuperación de deudas. Estos resultados destacan no sólo la eficacia de las soluciones implementadas, sino también el compromiso del municipio con la mejora continua y la gestión eficiente de los recursos públicos. Este caso de estudio sirve como un ejemplo inspirador de cómo la adopción de tecnología y la reestructuración de procesos pueden llevar a mejoras disruptivas en la gestión financiera de entidades públicas.