Aprovechar el poder de la transformación digital

Con el rápido desarrollo de las nuevas tecnologías en todos los sectores, los líderes del negocio sienten la presión de adaptar sus operaciones a una nueva realidad digital. En un entorno global competitivo, no acompañar la transformación puede significar perder oportunidades de negocio frente a la competencia. La adopción de nuevas tecnologías puede crear nuevos modelos de negocio y transformar las operaciones de forma disruptiva. Un estudio realizado en EE.UU. concluyó que en el 64% de las empresas la transformación digital ya tiene un profundo impacto en el negocio y en la capacidad de ser competitivas. 

El desafío para la mayoría de ellas es crear una estrategia de transformación digital que se enfoque en los procesos fundamentales de la organización, garantizando al mismo tiempo la alineación de toda la empresa, la involucración de los equipos, resultados tangibles y un gran retorno de la inversión. 

¿Qué es la transformación digital y cuáles son los beneficios?

La transformación digital es una tendencia desde hace ya unos años. Este concepto y sus aplicaciones pueden variar entre los distintos sectores, pero la realidad es que la transformación digital tiene como objetivo aprovechar las herramientas tecnológicas para mejorar o crear nuevos procesos que proporcionen operaciones y servicios más eficientes y mejores experiencias de los clientes. 

El objetivo de las transformaciones digitales en las empresas nunca debe ser exclusivamente la implementación de la tecnología en sí. El enfoque debe ser la utilidad de la tecnología como soporte de la innovación para conseguir resultados en términos de:

• Flexibilidad:  Adaptación a los cambios en las necesidades de los clientes, dimensionado reactivo de la capacidad, mayor personalización 
• Eficiencia: mayor productividad, mejor calidad, menor utilización de recursos, menos stocks 
• Seguridad: mejora de la ergonomía, menos accidentes 
• Servicio: menor Lead Time, mayor satisfacción del cliente, menos retrabajo 
• Organización y toma de decisiones: facilitar la gestión del equipo, información más transparente, datos en tiempo real, toma de decisiones basada en datos  

¿Por qué fracasan las transformaciones digitales?

A medida que la tendencia se consolida, muchas empresas están definiendo estrategias e implementando proyectos de transformación digital. No obstante, la mayoría de ellos tienen un bajo impacto en el rendimiento o en los resultados financieros, y el retorno de la inversión (ROI) está lejos de ser el adecuado. De hecho, los líderes reportan que el 70% de los proyectos de Transformación Digital no alcanzan los objetivos definidos . 

¿A qué pueden atribuir los líderes el fallo de estos proyectos? Con diversas variables a considerar, la mayoría de los fallos surgen de los mismos dos temas: los procesos y las personas. 

Digitalizar los procesos sin optimizarlos

El primer error crítico que cometen las empresas es transformar los procesos y la información de manual/analógica a digital, sin repensar el proceso propiamente dicho. Cuando esto sucede, los equipos terminan digitalizando procesos que no son relevantes para la organización, que no aumentan el valor para el cliente o incluso, que son redundantes y repletos de burocracia y desperdicio.

Los procesos deben ser rediseñados para que tengan una secuencia óptima antes de que intervengan las herramientas digitales. Esto garantizará la digitalización de las tareas realmente importantes, así como que el proceso que se «esconde» detrás de la herramienta sea el más eficiente, ágil y adecuado.

Digitalización aislada y despliegue sin estrategia ni piloto

La implementación de proyectos de digitalización aislados en una organización puede dar origen a silos tecnológicos, creados por diferentes herramientas que no se comunican correctamente entre sí. Esto provocará una estructura de datos dispersa, que no ayudará a la organización en la toma de decisiones basada en datos y dificultará la cooperación entre las áreas. Una encuesta reciente concluyó que el 41% de las empresas siguen utilizando las tecnologías digitales como soluciones independientes.

Es importante abordar la transformación digital como un proceso de negocio estratégico, diagnosticando las áreas de la empresa que más se beneficiarían de esta mejora, junto con los procesos críticos que hay que rediseñar y digitalizar. Con el roadmap adecuado, pilotar las soluciones garantiza la estabilidad básica antes de un despliegue para toda la empresa. En el momento del despliegue, surgirán nuevas mejoras y los líderes podrán estar seguros de sus decisiones mientras escalan este nuevo modelo.

Olvidarse de la gestión del cambio en la transformación digital

La transformación digital afectará, inevitablemente, a la forma en que tus empleados trabajan a diario. Con este cambio surgen fricciones, desconfianza e incertidumbre. Los líderes no pueden ignorar la importancia de involucrar a los equipos desde el principio del diseño de la solución. Esto garantizará que cuando sea el momento del despliegue, los equipos ya se sientan seguros con la solución y estén preparados para sostener el crecimiento de la misma. 

Harmit Singh, vicepresidente ejecutivo y CFO de Levi Strauss, subrayó la importancia del cambio cultural en la transformación digital, en el artículo de HBR 4 lecciones de la transformación digital en Levi’s: “Con esta experiencia, descubrimos que los cambios que la transformación digital impulsó en la cultura de nuestra empresa son tan beneficiosos como las nuevas capacidades técnicas que posibilitó. Las transformaciones digitales son más que la puesta en marcha de nuevas soluciones o la digitalización de plataformas y flujos de trabajo. Consiste en transformar a tu personal para que piense con una mentalidad ágil y digital, y estimular la creación y adopción de tecnología que es nueva para el equipo y, a veces, para el sector en general.” 

¿Cómo conviven KAIZEN™ y la transformación digital?

El enfoque KAIZEN™ ofrece resultados disruptivos en las transformaciones de los procesos y proporciona a los equipos la capacidad de trabajar de forma más inteligente mientras despliegan los nuevos procesos mejorados. Esta estructura de mejora establece el entorno perfecto para la transformación digital: un escenario en el que se optimizan los procesos críticos y en el que los equipos son capaces de adaptarse a las nuevas formas de trabajar, de forma ágil. 

Una jornada de transformación digital no debe ocurrir como un proceso aislado con el objetivo de digitalizar la empresa. Debe integrarse en la estrategia de mejora de la empresa, paralelamente a la transformación de los procesos, el desarrollo de las competencias y el desarrollo de la cultura. 

Esto significa que un enfoque integrado de KAIZEN™ y transformación digital garantiza una trayectoria sostenida para el negocio que se ajusta a la utilización más eficiente de la implementación de la tecnología a la visión de la empresa a largo plazo en términos de resultados, procesos, personas y cultura. 

Construir una estrategia de transformación de Digital KAIZEN™

La elaboración de una estrategia de transformación digital empieza con los objetivos estratégicos de la empresa. Los objetivos a medio y largo plazo de la empresa que establecen las áreas de la organización necesitarán una mejora estratégica, ya sea para reducir costes, mejorar el servicio o impulsar la calidad. Una vez definidos los flujos de valor a mejorar, es el momento de hacer un análisis profundo que señale las oportunidades que deben ser abordadas en términos de mejora de procesos, digitalización y desviaciones de conocimiento o recursos. 

Con las áreas prioritarias definidas, el diseño de la visión futura de los flujos de valor de la empresa aportará el roadmap de transformación para que los equipos lo ejecuten. Este es el momento en el que debe medirse claramente el impacto de las iniciativas que se van a implementar, así como el beneficio que supondrán. Esto impedirá que se realicen actividades con bajo ROI. 

Para preparar este debate sobre la estrategia digital, hay que entender primero los ámbitos en los que se puede aplicar la estrategia: 

• Smart Operations: implementación en procesos industriales, principalmente de producción, logística, mantenimiento, calidad, seguridad y medio ambiente 
• Digital Services: implementación en departamentos transaccionales y de servicios como finanzas, administración, contabilidad, RRHH, Marketing, Ventas o servicio al cliente 
• Smart Development: implementación en actividades de ingeniería como la innovación, la investigación o el desarrollo de productos 

Además, conocer las tecnologías disponibles permite un debate más provechoso sobre las oportunidades digitales de la empresa. La tecnología más adecuada depende del sector, de la empresa y del área de negocio. Debe haber una fase de evaluación y definición de la mejor tecnología y proveedor en función de las oportunidades identificadas. Los 3 principales grupos de tecnologías a utilizar son: 

• La automatización de procesos y tareas, mediante herramientas como la Robotic Process Automation (RPA) o la simple robotización 
• Flujo de información digital: sistemas de información, integración vertical de los equipos y los sistemas de información, integración horizontal mediante la conectividad con los proveedores y clientes y otros locales de la empresa 
• Advanced Analytics: poderosas herramientas analíticas que procesan grandes conjuntos de datos y los transforman en conocimientos accionables para ayudar a la toma de decisiones y mejora del proceso 

Cómo empezar la implementación de la transformación digital

La implementación de la estrategia de Digital KAIZEN™ debe empezar con una evaluación para definir el mejor roadmap para cada área de la empresa. Aquí es donde se diseña la solución detallada para alcanzar los objetivos deseados establecidos en la definición de la estrategia. 

Tras el diseño de la solución, se define el producto/área/equipo/proceso piloto. Este será el entorno controlado para desarrollar, probar y mejorar la implementación de la tecnología. Cuando se consiga la estabilidad básica y se demuestren los resultados, las soluciones se desplegarán en las demás áreas. Para que la escalada sea rápida y eficaz, los recursos internos deben establecer un proceso de formación y puesta en marcha que aproveche la experiencia piloto adquirida para facilitar la incorporación a los nuevos puntos de implementación. 

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