Caso de Estudio

Optimización de proyectos de remodelación de establecimientos comerciales

La empresa

La empresa opera en el sector inmobiliario y formula estrategias de inversión innovadoras en diversos puntos del mundo, abarcando desde espacios comerciales hasta proyectos residenciales y públicos. Su actividad comprende la gestión de proyectos y la entrega de soluciones llave en mano, posicionándola como líder en el sector. Es propietaria de varios centros comerciales y responsable de la gestión y/o comercialización de otros, y actualmente administra una cartera de más de un centenar de activos.

La empresa tiene, desde hace muchos años, un compromiso con la mejora continua y con la eficiencia operacional. En este contexto, surgió este proyecto dedicado a la mejora de los procesos de remodelación de los espacios bajo su gestión.

El desafío

Durante el análisis del proceso de apertura y remodelación, se identificaron algunas lagunas importantes. Entre ellas, destacaban la ausencia de una definición clara de las responsabilidades de los intervinientes, fallos de regulación en la interacción entre los equipos, falta de estandarización en el proceso entre insignias y países, fallos en los procedimientos y especificaciones, además de deficiencias en el control durante el proceso.

El desafío planteado al equipo se centraba en la mejora del proceso de gestión de este tipo de proyectos. Los objetivos establecidos eran ambiciosos y orientados a la optimización global del proceso, buscando:

• Reducción del tiempo invertido en la apertura y remodelación de tiendas para trabajar la eficiencia operacional y agilidad entre los diversos intervinientes
• Minimización del impacto físico en la operación de tienda con el fin de mantener la continuidad de las actividades comerciales durante el proceso
• Mitigación del impacto comercial en los clientes parapriorizar la satisfacción del cliente a lo largo de todo el proceso de apertura y remodelación
• Eliminación de los sobrecostes del proceso para una gestión financiera más efectiva y dirigida
• Mejora de la calidad de la apertura y remodelación para asegurar estándares elevados en todos los aspectos operacionales.

Este desafío representaba no solo una respuesta a las lagunas identificadas, sino también una búsqueda de excelencia, eficiencia y satisfacción, reafirmando el compromiso de la empresa con la constante innovación en el negocio y la evolución de sus prácticas operacionales.

La solución

La identificación y análisis profundo de los problemas inherentes al proceso de apertura y remodelación revelaron desafíos significativos, tales como múltiples cambios en el diseño de la obra, retrasos, reuniones poco productivas, urgencias surgidas de retrasos en la fase de estudio de viabilidad y desvíos en el presupuesto.

Causas raíz

Las causas raíz de estos problemas se identificaron como:

• Equipo de desarrollo involucrado tardíamente que impactaban en la toma de decisiones críticas
• Falta de gestión visual y 5S (metodología de organización del lugar de trabajo) en obra que contribuía a la desorganización e ineficiencia
• Reuniones no estandarizadas quecomprometían la eficacia de las comunicaciones
• Tiempo de viabilidad elevado que resultaba en urgencias en la fase de planificación
• Proyectos que no contemplaban estándares SHE (Safety, Health and Environment) que generaba correcciones tardías y costosas.

Contramedidas

La aproximación a la solución consistió en la implementación de medidas concretas para superar las oportunidades de mejora identificadas:

• Reuniones diarias y de planificación en obra para fomentar una comunicación eficaz y decisiones ágiles
• Auditorías semanales en obra (5S, SHE) para promover la organización y seguridad en el ambiente de trabajo
• Involucración del equipo de desarrollo desde el principio para asegurar la participación temprana del personal de desarrollo;
• Reformulación del sistema de evaluación de proveedores para garantizar asociaciones más eficientes y alineadas;
• Elaboración de un manual para todas las futuras remodelaciones: desarrollo de normas y procedimientos claros para garantizar consistencia y eficacia en proyectos futuros.

Este enfoque integrado buscaba no solo la resolución de los problemas inmediatos, sino también el establecimiento de bases sólidas para la mejora continua, reflejando el compromiso de la empresa con la excelencia operacional y la entrega de buenos resultados.

Resultados

La implementación de las soluciones propuestas reveló impactos significativos en el proceso de apertura y remodelación, resultando en beneficios tangibles y alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Uno de los logros más notables fue el cumplimiento de los plazos establecidos, representando un cambio sustancial en la eficiencia operacional. Este resultado no solo optimizó la gestión del tiempo, sino que también minimizó el impacto negativo sentido por el cliente durante el proceso de remodelación. Además, la empresa logró una reducción significativa de costes de 800 mil euros.

Estos resultados positivos, provenientes de la implementación de las estrategias propuestas, refuerzan la eficacia de los cambios promovidos por la empresa. Este proyecto piloto también tuvo un impacto positivo en todas las futuras remodelaciones. Además de mejorar la eficiencia operacional, los beneficios alcanzados están alineados con la visión de la empresa, evidenciando su compromiso continuo con la innovación, la excelencia y la entrega de valor a los clientes y stakeholders.