La empresa

En el escenario dinámico de governance y de los negocios actuales, este Ayuntamiento destaca como una entidad proactiva que ha abrazado la transformación digital como un catalizador para el desarrollo regional y la modernización de la sociedad. Reconociendo el papel crucial de la digitalización en la promoción de la transformación territorial, este municipio se ha comprometido a fomentar un ecosistema digital que nutre la creación de empleo, la expansión internacional de los negocios y un modelo de administración avanzado.

La política del municipio, arraigada en un enfoque holístico, enfatiza la importancia de actuar en tres dimensiones fundamentales: ciudadanos individuales, empresas y el aparato gubernamental. Esta estrategia busca proveer a todos los participantes con las herramientas y condiciones necesarias para afrontar los desafíos de un mundo digital en rápida evolución.

Desde 2017, este municipio se ha posicionado como una entidad totalmente desmaterializada, un testimonio de su visión progresista. La metodología adoptada en este viaje no se trató solo de adoptar nuevas tecnologías, sino también conllevó una redefinición fundamental de los procesos existentes. Este cambio estructural, basado en un análisis profundo, permitió al municipio optimizar operaciones, aumentar la productividad y ofrecer servicios más eficaces a sus ciudadanos y empresas.

En este caso de estudio, nos sumergimos en el viaje transformador de este Ayuntamiento, explorando cómo la digitalización ha remodelado su estructura, los desafíos encontrados y los éxitos alcanzados en la construcción de una comunidad moderna, interconectada y resiliente.

El desafío

El municipio, al alinearse con la era digital en evolución, reconoció el papel central de la transformación digital en la remodelación administrativa y social. Esta transformación no es solo una actualización tecnológica, sino una estrategia dirigida a mejorar la calidad del empleo, aumentar la presencia internacional de las empresas locales y avanzar en la modernización del Estado y de la sociedad. La estrategia del mismo es holística, centrada en capacitar a individuos, empresas y entidades gubernamentales para adaptarse y prosperar en la era digital.

Desde la transición a una entidad completamente desmaterializada en 2017, esta autoridad local ha sido pionera en la redefinición de sus metodologías operativas. Este cambio implica no solo la adopción de herramientas digitales, sino también una reevaluación y mejora integrales de los procesos existentes basados en análisis detallados, buscando hacer las operaciones municipales más eficientes y resolutivas de cara a las necesidades de los ciudadanos.

Composición del equipo del proyecto

El proyecto fue liderado por el Director del Departamento de Informática, Telecomunicaciones, Innovación y Control (DITIC). Apoyado por un equipo multidisciplinar compuesto por asistentes técnicos y técnicos superiores especializados en Gestión de la Calidad, contando también con jefes de departamentos organizacionales, con la autoridad y experiencia para tomar decisiones estratégicas, asegurando así que la visión del proyecto esté continuamente alineada con los objetivos de la autoridad local.

Objetivos y soluciones del proyecto

La ambición del proyecto era identificar y mejorar los desafíos encontrados en los distintos  servicios de este Ayuntamiento. Las tres principales áreas de enfoque fueron las siguientes:

Sala de control de misión

Objetivo: mejorar el acceso a la información crítica de gestión para todos los participantes y resolver fallos de planificación y de comunicación dentro y entre los servicios municipales.

Solución: crear una plataforma digital centralizada para agilizar el flujo de información. Esta estrategia no solo permite acceso en tiempo real, sino que hay una mejor coordinación entre los diferentes departamentos y, consecuentemente, se agiliza el servicio al ciudadano.

Plataforma de gestión de obras

Objetivo: abordar la falta de coordinación y comunicación en las intervenciones en las vías públicas, que tiene un impacto significativo en la movilidad y en la vida cotidiana de los ciudadanos.

Solución: implementar una plataforma integrada que facilite una mejor planificación y una mejor colaboración entre los servicios involucrados en proyectos de construcción pública. Este método busca minimizar las interrupciones, reducir los tiempos de ejecución de los proyectos y reducir costes.

Indicadores de gestión de actividad de la gestión de licencias urbanísticas

Objetivo: mejorar la gestión de los plazos de respuesta en los procesos degestión de licencias urbanísticas y reducir el riesgo de pérdida de inversión debido a retrasos burocráticos.

Solución: desarrollar un conjunto de indicadores de rendimiento e implementar un sistema para seguir y gestionar estos indicadores, asegurando el procesamiento a tiempo de las solicitudes de licencia urbanística.

Impacto y beneficios

La transformación llevó a una administración municipal más coordinada y eficiente, ya que la mejora de la comunicación y de la organización resultó en la interconexión y cooperación entre los distintos departamentos. Hubo un cambio significativo en la capacidad de respuesta de la autoridad local a las necesidades de los ciudadanos. Además, al involucrar a todos los empleados en las prácticas de planificación y revisión, el proyecto logró mejoras notables en los plazos operativos y en la calidad del servicio.

El enfoque

El enfoque adoptado para la transformación digital se planificó meticulosamente para atender a los desafíos específicos identificados. La estrategia incluyó varias etapas clave y metodologías para asegurar el éxito y la eficacia de la transformación.

Desarrollo inclusivo de herramientas digitales

El proceso de desarrollo involucró a todas las unidades orgánicas y departamentos, asegurando que las herramientas digitales fueran sencillas, atendiendo a las necesidades específicas de cada área de la autoridad local.

Fases de Implementación y Participación Activa

Primera Fase – Identificación de Oportunidades de Mejora y Diseño de Herramientas

Las oportunidades de mejora se mapearon en reuniones colaborativas, en las que las ideas se transformaron en diseños concretos para las herramientas digitales. Esta fase enfatizó la importancia de la identificación precisa de las necesidades y la creación de soluciones a medida.

Segunda Fase – Implementación y Conversión de Oportunidades

Con la participación de todas las partes interesadas, las herramientas digitales se implementaron, convirtiendo las oportunidades identificadas en resultados prácticos y medibles.

Acciones Implementadas y Herramientas de Gestión

Creación de Equipos en MS TEAMS

Estos equipos especializados, formados para diferentes servicios municipales, fueron equipados con varias herramientas de gestión, promoviendo una organización eficiente y mejor gestión del tiempo y recursos.

Sincronización con la Sala de Control de Misión Digital

Centralizar información relevante en la sala de control de misión digital significó una mejora significativa en la toma de decisiones y en la gestión estratégica, permitiendo una visión global e integrada de las operaciones municipales.

Tecnología e Innovación en la Gestión Municipal

Plataforma de Gestión de Obras con ArcGis

La integración de esta plataforma tecnológica avanzada en la sala de control de misión digital proporcionó una mejora significativa en la gestión y el seguimiento de las obras municipales, aumentando la eficiencia y la transparencia.

Panel de Indicadores para Licenciamiento Urbanístico

La implementación de un panel específico de indicadores para la gestión de licencias urbanísticas mejoró la gestión de plazos y la eficacia de los procesos, contribuyendo a una respuesta más rápida y eficiente a los ciudadanos e inversores.

Impacto, Beneficios y Mejora Continua

Mejora de la Comunicación y la Coordinación

La metodología implementada facilitó una mayor y mejor comunicación y coordinación entre los diferentes servicios, áreas y equipos, impactando directamente en la calidad de los servicios prestados a los ciudadanos.

Evolución y Adaptación de las Herramientas

Con una estrategia orientada a la mejora continua, el proyecto no solo alcanzó resultados inmediatos, sino que también estableció un camino para adaptaciones futuras, asegurando que las herramientas se mantengan actualizadas y alineadas con las necesidades en evolución.

Los resultados

El viaje de transformación digital en la autoridad local se reveló como un ejemplo emblemático de cómo la innovación y la tecnología pueden remodelar la administración pública. Con la implementación de una estrategia digital multifacética, esta consiguió un equilibrio entre eficiencia operativa, sostenibilidad financiera y satisfacción del ciudadano.

Resultados de las Auditorías e Implicaciones

Las auditorías, con enfoque en la actualización de los datos, la utilización de herramientas y el impacto en los indicadores de éxito, demostraron una mejora significativa:

• El índice de 85% en la última auditoría supera el hito anterior, reflejando no solo la eficacia de las medidas implementadas, sino también una cultura organizacional cada vez más adaptada a la innovación digital.

• La evolución de estos indicadores no es meramente numérica, sino que refleja una transformación profunda en las operaciones del municipio, resultando en procesos más ágiles y en una gestión más transparente y responsable.

Detalle de los Indicadores de Éxito

Desvíos del Gasto y Gestión Presupuestaria

La significativa reducción de desvíos en el presupuesto destaca la precisión y la previsibilidad en la gestión financiera, esenciales para una administración pública eficaz.

Agilidad Operacional

La reducción del 20% en el tiempo medio de adquisición de bienes y servicios es un testimonio de la agilidad mejorada en los procesos administrativos, promoviendo una respuesta más rápida a las necesidades de los ciudadanos.

Ejecución de Actividades

Alcanzar una tasa de realización del 90% de las actividades planificadas no solo aumenta la confianza en la administración pública, sino que también asegura que los recursos se utilizan de manera eficiente.

Impacto Social y Comunitario

Además de los indicadores cuantitativos, la transformación digital tuvo un impacto profundo en la vida de los ciudadanos. La agilización de los procesos de gestión de licencias, la coordinación eficiente en obras públicas y la gestión presupuestaria responsable mejoraron directamente el bienestar de los ciudadanos y la confianza en las instituciones públicas.

Visión de Futuro y Sostenibilidad

Este caso de estudio es más que una historia de éxito inmediato, considerando que traza un camino sostenible para la innovación continua y el desarrollo en este Ayuntamiento. Las estrategias implementadas ofrecen una base sólida para futuras mejoras, adaptándose a los cambios tecnológicos y a las necesidades emergentes de los ciudadanos.

Conclusión

El proyecto de transformación digital en el Ayuntamiento representa un ejemplo de cómo la innovación tecnológica, unida a un enfoque estratégico y colaborativo, puede revolucionar la administración pública y el servicio a los ciudadanos. El desarrollo y la implementación de las herramientas digitales, realizados de manera inclusiva y participativa, garantizaron que las soluciones adoptadas atendieran específicamente a las necesidades identificadas. La creación de equipos de trabajo en MS TEAMS y la centralización de información en la sala de control de misión digital fueron pasos cruciales que mejoraron la comunicación y la coordinación entre los diversos servicios. La utilización del software ArcGis en la gestión de obras municipales y el desarrollo de un panel específico de indicadores para el licenciamiento urbanístico reflejan la aplicación eficiente de tecnologías avanzadas para optimizar los procesos y servicios municipales.

El impacto del proyecto fue notable, traduciéndose en mejoras significativas en la eficiencia, la comunicación y la coordinación entre los servicios municipales. La mejora continua, un pilar central de este proyecto, asegura que las herramientas y metodologías implementadas continúen evolucionando y adaptándose a las necesidades cambiantes de la autoridad local y sus ciudadanos. La transformación digital cumplió con las expectativas iniciales y estableció un estándar de excelencia y un modelo replicable para otras autoridades locales.

Para terminar, este caso de estudio destaca la importancia de la visión estratégica, la colaboración interdepartamental, la innovación tecnológica y la mejora continua en la transformación digital de una entidad pública. Este proyecto no solo modernizó la infraestructura y los servicios municipales, sino también sirvió como un catalizador para un cambio más amplio en cómo los servicios públicos pueden adaptarse y prosperar en la era digital, elevando el estándar de servicio y satisfacción de los ciudadanos.