La empresa

La empresa forma parte de la división Home Comfort de un conocido grupo internacional, con ventas de aproximadamente 2 mil millones de euros en Portugal y un equipo de más de 6.000 empleados, de los cuales 1.000 se dedican a la investigación y desarrollo. Y esta unidad tiene la responsabilidad de gestionar la unidad de negocios dedicada a sistemas de agua caliente residencial.

Además de su negocio, la empresa desempeña un papel fundamental en la economía local y establece sólidas colaboraciones con diversas instituciones. Su destacada capacidad de innovación se refleja en el desarrollo de productos pioneros que han dejado huella en el mercado. El equipo de ingenieros juega un papel crucial, contribuyendo a diversas divisiones de la corporación, ampliando el alcance de sus innovaciones y su impacto global.

El desafío

El proyecto en cuestión se centró en el desafío de concebir y desarrollar un nuevo producto destinado al mercado europeo, con el propósito de reemplazar uno existente. El proyecto estableció metas ambiciosas, que incluían una reducción significativa de costes (-30%) y una disminución en el tamaño del producto (-30%), además de garantizar la entrega dentro del plazo establecido.

Durante el análisis del proceso de desarrollo de productos existente, se identificaron diversas oportunidades de mejora, incluyendo los frecuentes retrasos en procesos críticos y los largos tiempos de desarrollo del proyecto, debido a varios factores:

• Falta de planificación detallada.
• Falta de visibilidad y conocimiento del plan general por parte de todos los involucrados.
• Departamentos con dificultades para determinar las fechas de inicio de sus actividades.
• Sobrecarga de los miembros del equipo y multitarea.

El enfoque

Para optimizar el proceso de desarrollo de productos y abordar con éxito los desafíos planteados por el proyecto, la empresa contó con el apoyo de Kaizen Institute. El proyecto comenzó con una fase de diagnóstico, durante la cual se mapeó el proceso. En esta etapa, se identificaron las oportunidades de mejora existentes, así como las soluciones que debían implementarse.

Durante la fase de implementación, el equipo utilizó una serie de metodologías que resultaron fundamentales para el éxito del proyecto. Estas metodologías incluyeron:

Modelo stage-gate

Se implementó un enfoque de gestión de proyectos en el que el progreso se da a través de fases claramente definidas. Al final de cada fase, se lleva a cabo una revisión que determina si el proyecto está listo para avanzar a la siguiente etapa o si requiere ajustes. Esto permite asegurar que el proyecto cumple con los criterios específicos en cada fase, reduciendo el riesgo de problemas en las etapas posteriores.

Sala de gestión visual del proyecto (Sala Obeya)

Se creó una sala de gestión visual dedicada y equipada con toda la información y elementos necesarios para seguir el proyecto de manera precisa y eficaz. Esto incluyó cronogramas, metas, métricas de rendimiento y todos los datos relevantes para la toma de decisiones. La sala Obeya se convirtió en un centro de comando donde los equipos podían colaborar y tomar decisiones informadas.

Planificación del proyecto en pull con indicador del consumo del buffer de tiempo del proyecto

Se adoptó un sistema de planificación de proyectos en pull y se implementó un indicador que supervisaba el consumo del buffer del proyecto, permitiendo la identificación temprana de posibles retrasos y acciones correctivas oportunas.

Implementación de KAIZEN™️ Diario

Para impulsar la mejora continua de los equipos creativos, se introdujo KAIZEN™️ Diario. Esto implicó la realización de reuniones breves y regulares para identificar obstáculos, oportunidades de mejora y soluciones rápidas. Estas reuniones fomentaron la ágil resolución de problemas y la constante optimización de los procesos.

Mejora del proceso de planificación de recursos

Para optimizar el uso de recursos, se rediseñó el proceso de planificación, lo que incluyó una asignación más eficiente de personas y recursos materiales, garantizando que cada tarea se realizara de manera efectiva y en el momento adecuado.

Optimización del proceso de gestión de cartera y capacidad

La empresa también se centró en la gestión de su cartera de proyectos y la capacidad de sus recursos. Esto involucró una selección cuidadosa de proyectos basada en criterios estratégicos, una priorización eficiente y una asignación adecuada de recursos para asegurar que los proyectos se ejecutaran de manera efectiva.

Estas metodologías colaborativas y estratégicas resultaron fundamentales para el éxito del proyecto, permitiendo que el equipo superara los desafíos y lograra resultados disruptivos. No solo mejoraron el proceso de desarrollo de productos, sino que también fortalecieron la capacidad de innovación y la cultura de mejora continua de la organización.

Resultados

Los resultados obtenidos fueron notables. La empresa logró desarrollar el nuevo producto de acuerdo con los objetivos iniciales del proyecto. Se produjo una reducción del 32% en el tiempo necesario para llevar el producto al mercado, lo que demuestra la eficacia de los cambios implementados. Además, la asignación de recursos disminuyó en un 25% en comparación con proyectos anteriores, lo que contribuyó a una mayor eficiencia operativa.