La empresa

La empresa fue fundada hace más de sesenta años y rápidamente se convirtió en uno de los mayores fabricantes portugueses de tableros y paneles de madera. Ubicada en el norte de Portugal, la empresa experimentó un proceso de expansión a través de crecimiento orgánico y adquisiciones, convirtiéndose en una de las líderes del sector, con unidades de negocio en Europa, América del Norte y África.

La empresa ha demostrado, desde hace varios años, un compromiso sólido con el desarrollo de una cultura de mejora continua. Fue en este contexto que surgió este proyecto de mejora enfocado en el proceso de cierre o shutdown en las fábricas para la realización del mantenimiento programado anual.

El desafío

El objetivo principal del proyecto era la implementación de metodologías de planificación para optimizar los cierres con paradas anuales para el mantenimiento. Esto implicó la revisión y mejora de los procesos existentes con el fin de alcanzar una gestión más eficiente y efectiva de estas paradas. El proyecto se planeó para iniciar con un piloto, con la intención de probar las nuevas metodologías y cuantificar los beneficios. A partir de los aprendizajes y los resultados obtenidos en el proyecto piloto, se preveía un plan de expansión para implementación en otras unidades, buscando un enfoque estandarizado y consistente.

Los desafíos planteados al equipo de proyecto fueron los siguientes:

• Reducción de los costes con mano de obra externa
• Incremento de la eficiencia operacional, reduciendo el tiempo necesario para completar las actividades planeadas
• Mejora y estandarización de la planificación e implementación de gestión visual
• Mejora de la seguridad al alcanzar la meta de cero accidentes

La solución

Al inicio del proyecto se definieron un conjunto de entregables, de los cuales destacamos:

• Implementación de una política global de mantenimiento y métodos estandarizados para «paradas programadas»
• Generación de una cultura de alto rendimiento que promueve la excelencia operacional y la innovación
• Mejora de la seguridad en las operaciones de mantenimiento
• Desarrollo de una nueva metodología replicable para otros sitios

El problema identificado residía en la complejidad asociada al mantenimiento durante la parada programada del verano, caracterizada por ineficiencias significativas y falta de estandarización. Este desafío se agravaba por los altos costes de mano de obra (que implicaba la asignación de 80 recursos externos) y por la prolongada duración de la parada que se extendía por tres semanas. Las causas fundamentales de este escenario desafiante incluían la ausencia de supervisión adecuada en el área, la no anticipación del pedido de piezas y herramientas necesarias, la falta de visibilidad de un plan crítico, la planificación excesivamente segura de las tareas y, finalmente, la insuficiente dedicación de tiempo a la elaboración de planes para las actividades y a la asignación de recursos.

Este análisis de las causas del problema destacó las áreas específicas que necesitaban ser abordadas para optimizar el proceso de mantenimiento durante el shutdown de verano.

La solución pasó por la implementación de un conjunto de iniciativas:

Planificación pull con buffers de tiempo y coste

Se implementó un sistema de planificación en “pull”, integrando buffers de tiempo y de coste para asegurar el cumplimiento de plazos y presupuesto.

Planificación de recursos

Se desarrolló una estrategia para la planificación de recursos, optimizando la asignación eficiente de mano de obra y minimizando costes innecesarios.

Cuadros de gestión visual para monitorización del trabajo y de los indicadores clave

Se implementaron cuadros de gestión visual para ofrecer una visión clara del progreso de las tareas y de los indicadores clave de rendimiento (KPIs), promoviendo la transparencia y la rápida identificación de áreas que necesitaban ajustes.

Reuniones diarias

Se establecieron reuniones diarias de supervisión para asegurar una comunicación efectiva, resolver problemas urgentes en tiempo real y mantener al equipo alineado con los objetivos estratégicos.

Planificación de herramientas, piezas y consumibles

Se desarrolló un plan estratégico para el suministro eficiente de herramientas, piezas de repuesto y consumibles, asegurando que estuvieran disponibles cerca de las máquinas y que los kits estuvieran preparados, para optimizar el tiempo de ejecución.

Control diario de costes

Se implementó un sistema de control diario de costes para monitorear de cerca los gastos relacionados con las actividades de mantenimiento, proporcionando insights en tiempo real y facilitando la toma de decisiones basada en datos. 

Resultados

Los resultados obtenidos a través de la implementación de las estrategias propuestas revelaron impactos significativos en las operaciones de mantenimiento. Hubo una notable reducción del 25% en los costes de mano de obra, indicando una optimización eficaz en la asignación de recursos. Además, la duración de las paradas programadas registró una reducción del 10%, reflejando la mejora de la eficiencia operacional y de la gestión del tiempo durante estos períodos críticos. En términos financieros, el beneficio fue un ahorro de 510 mil euros. Estos números no solo validan el enfoque implementado, sino que también apuntan hacia un futuro más eficiente y económicamente sostenible en las prácticas de mantenimiento de la organización.