Excelência operacional no setor farmacêutico: produtividade, qualidade e cultura Lean

A indústria da distribuição farmacêutica desempenha um papel fundamental na garantia de um acesso seguro e atempado a medicamentos e produtos de saúde. Trata-se de um setor altamente regulamentado, que exige precisão absoluta e fiabilidade constantes em toda a cadeia logística. Com o aumento da procura e o reforço dos requisitos de qualidade e de rastreabilidade, as organizações deste setor enfrentam o desafio de assegurar operações eficientes, reduzir erros e responder de forma ágil às necessidades dos clientes. Neste contexto, é essencial desenvolver processos eficientes, equipas capacitadas e uma cultura de melhoria contínua que permita acompanhar o crescimento e garantir a excelência operacional.

Impulsionar a excelência na distribuição farmacêutica

A organização em questão é uma das principais empresas da indústria farmacêutica nos Países Baixos, especializada na distribuição de medicamentos e produtos médicos. Com mais de 150 anos de história e cerca de 5.000 colaboradores, desempenha um papel essencial na garantia de um acesso seguro, fiável e eficiente aos cuidados de saúde em todo o país. Enquadrada num grupo europeu de referência, tira também partido da sua forte presença local para responder às exigências de um setor altamente regulamentado, caraterizado pelo rigor, rastreabilidade e elevadas normas de qualidade.

As suas operações logísticas são suportadas por um centro de distribuição moderno, cuja capacidade aumentou significativamente após uma recente ampliação. Este centro desempenha um papel fundamental na cadeia de abastecimento farmacêutica, sendo responsável pelo armazenamento de produtos, preparação automática de encomendas, pela preparação centralizada para farmácias e pela coordenação dos transportes que abastecem farmácias e instituições de saúde em todo o país. Com cerca de 300 colaboradores nos períodos de maior procura, este centro constitui um núcleo operacional de elevada intensidade, essencial para garantir entregas precisas, rápidas e consistentes.

Neste contexto de forte responsabilidade social e operacional e perante o aumento da complexidade das operações e a necessidade de garantir maior eficiência, precisão e estabilidade, a organização definiu um conjunto de objetivos estratégicos para orientar a sua jornada de transformação:

• Reforçar uma cultura sustentável de melhoria contínua, assente no princípio de que a cultura é o motor do sucesso;
• Melhorar a satisfação e o envolvimento das equipas, através de estruturas de reunião mais eficazes e de uma maior responsabilização e autonomia;
• Aumentar a produtividade do armazém, com a meta de atingir 110 linhas/hora até junho de 2025;
• Reduzir erros por linha e elevar o right first time (RFT), garantindo maior qualidade e consistência;
• Diminuir horas extra, trabalho tardio e custos de transporte, através da otimização dos processos end-to-end da cadeia de abastecimento.

O ponto de viragem que impulsionou a jornada de melhoria contínua

A empresa em questão encontrava-se num contexto operacional cada vez mais exigente, marcado por elevados volumes, necessidade de precisão e flutuações significativas ao longo do dia. Estas condições evidenciaram limitações ao nível da eficiência, da qualidade e da estabilidade dos processos, tornando necessária a implementação de práticas mais estruturadas de melhoria contínua. O projeto visou, assim, estruturar práticas consistentes que permitissem reduzir erros, eliminar desperdícios, estabilizar o fluxo e aumentar o envolvimento das equipas.

Aumentar a produtividade e estabilizar o fluxo de trabalho

A operação apresentava picos significativos de carga ao longo do dia e uma falta de sincronização entre subprocessos, o que levava a variações no ritmo de trabalho e a ineficiências no fluxo end-to-end. Esta instabilidade dificultava o cumprimento consistente das metas de produtividade e aumentava a necessidade de recursos adicionais em momentos críticos.

Reduzir erros e reforçar a qualidade operacional

Embora houvesse uma forte consciência dos requisitos de qualidade, a ausência de uma integração clara da voz do cliente nas rotinas diárias e o tratamento dos defeitos sobretudo a jusante do processo limitavam a capacidade de garantir o right first time. Os erros por linha resultavam em retrabalho, impacto no nível de serviço e numa maior pressão sobre as equipas.

Diminuir horas extra e custos logísticos

A variabilidade operacional e os desequilíbrios ao longo do dia contribuíam para que o trabalho se prolongasse até mais tarde, implicando horas extraordinárias e custos adicionais de transporte. A melhoria da coordenação da cadeia de abastecimento era essencial para garantir operações mais estáveis e eficientes.

Reforçar o envolvimento e a autonomia das equipas

Apesar da existência de práticas Lean consolidadas, havia margem para aumentar a participação ativa das equipas nas reuniões de desempenho, reforçar a normalização do trabalho diário e consolidar a cultura de melhoria contínua. A ausência de mecanismos estruturados para partilhar e aplicar as boas práticas limitava a aprendizagem transversal e o desenvolvimento da maturidade Lean.

Da teoria à prática: a transformação Lean que ganhou vida no Gemba

Para dar resposta aos desafios identificados e acelerar a transformação operacional, a organização implementou um conjunto estruturado de iniciativas Lean, baseadas em princípios como a gestão visual, a estabilidade do fluxo, a resolução estruturada de problemas e o desenvolvimento das pessoas. O objetivo foi criar processos mais previsíveis, reduzir o desperdício e capacitar as equipas para assumirem um papel central na melhoria contínua, garantindo uma maior eficiência e consistência operacionais.

Estruturação das rotinas de gestão diária

A implementação de reuniões semanais de controlo de missão, reuniões diárias e briefings de passagens de turno permitiu reforçar os pilares da metodologia Lean de comunicação diária e resolução rápida de problemas. Estas rotinas garantem o alinhamento entre equipas, aumentam a transparência quanto ao desempenho e criam uma cadência operacional, que é essencial para estabilizar o ritmo de trabalho e antecipar desvios.

Melhoria contínua liderada pelo chão de fábrica

Com a utilização de improvement cards, as equipas passaram a identificar oportunidades de melhoria diretamente no Gemba. Esta prática reforça um dos princípios fundamentais da filosofia Lean, segundo o qual as melhorias mais eficazes surgem de quem executa o trabalho diariamente. O reconhecimento mensal aumentou o envolvimento e criou um sistema de incentivos para potenciar soluções simples, rápidas e com impacto.

Figura 1 – Quadro de equipa no Gemba

Capacitação da liderança e desenvolvimento de competências Lean

A Lean Academy promove a formação de líderes capazes de liderar equipas por meio de coaching, definição de normas e acompanhamento estruturado. Esta iniciativa encontra-se alinhada com o princípio Lean segundo o qual a transformação só é sustentável quando os líderes dominam comportamentos, rotinas e ferramentas de melhoria contínua.

Organização do espaço de trabalho e gestão visual

A metodologia dos 5S e as alterações do layout tornaram o ambiente mais organizado, seguro e eficiente. Estes elementos são essenciais para reduzir a procura, minimizar as variações e tornar visíveis os problemas que, de outra forma, permaneceriam ocultos. A gestão visual permite também que qualquer colaborador compreenda o estado da operação com um simples olhar.

Figura 2 – Exemplo de aplicação dos 5S

Monitorização em tempo real da performance operacional

Os dashboards em tempo real reforçam o pilar Lean de tomar decisões baseadas em dados. Ao tornarem a informação imediatamente visível, as equipas conseguem reagir mais rapidamente a desvios, identificar padrões e melhorar a estabilidade da execução diária.

Expansão da cultura Lean aos processos de suporte

A aplicação das práticas Lean às áreas de suporte – para além das operações e do retalho, onde já estavam consolidadas – permitiu eliminar redundâncias, melhorar o fluxo end-to-end e garantir que todos os setores contribuíssem para os mesmos objetivos. Esta abordagem sistémica foi essencial para consolidar uma cultura de melhoria contínua transversal e mais integrada.

Implementação de novas iniciativas para eliminar desperdícios e estabilizar processos

Foram introduzidas novas iniciativas Lean orientadas para a eliminação de desperdícios, redução de redundâncias e simplificação dos fluxos de trabalho. Estas ações reforçaram a maturidade Lean da operação e contribuíram para aumentar a estabilidade dos processos.

Ganhos tangíveis em produtividade, qualidade e sustentabilidade

A aplicação das iniciativas Lean permitiu melhorar significativamente a produtividade, a qualidade e a eficiência logística, ao mesmo tempo que reforçou de forma notória a cultura de melhoria contínua em toda a organização. Estes resultados refletem a maior estabilidade dos processos, o reforço das rotinas diárias e o envolvimento crescente das equipas.

Resultados quantitativos

• +12% de produtividade no armazém, evidenciando uma execução mais estável e maior capacidade de resposta;
• – 48 % de erros por linha, reforçando a fiabilidade do processo e o right first time;
• – 5 rotas de transporte, contribuindo para a redução dos custos logísticos e para uma operação mais sustentável, representando uma diminuição estimada de 35.000 kg de emissões associadas ao transporte.

Resultados qualitativos

• Maior autonomia das equipas na identificação e resolução de problemas, com práticas de melhoria contínua mais consistentes;
• Liderança mais presente no Gemba, reforçando o acompanhamento da operação e a tomada de decisões baseada em dados;
• Expansão da cultura Lean das operações para os processos de suporte, promovendo uma melhoria transversal e integrada;
• Aumento da transparência e do alinhamento, suportado pela gestão visual, dashboards em tempo real e rotinas diárias normalizadas.

Figura 3 – Resultados quantitativos e qualitativos conquistados

Conclusão: Elevar a eficiência na distribuição farmacêutica

A jornada desta organização mostra que a combinação certa de disciplina operacional, envolvimento das equipas e cultura de melhoria contínua pode transformar substancialmente o desempenho de qualquer operação. Ao reforçar as rotinas diárias, capacitar os líderes e as equipas e ao tornar os processos mais visíveis e estáveis, foi possível alcançar resultados tangíveis em termos de produtividade, qualidade, motivação e alinhamento interno.

Este caso comprova que a mudança é possível quando existe um compromisso claro, uma visão comum e um foco permanente na aprendizagem. As organizações que investem em práticas Lean estruturadas e que promovem a autonomia das suas equipas criam as condições necessárias para melhorar de forma contínua e sustentar os resultados ao longo do tempo. Tal como aqui aconteceu, outras empresas do setor podem igualmente transformar os seus processos e alcançar níveis superiores de eficiência, qualidade e envolvimento.

Respeitamos os acordos de confidencialidade dos nossos clientes. Embora tenhamos alterado ou omitido nomes, os resultados são reais.