O Value Stream Mapping (VSM), é uma ferramenta que tem como objetivo mapear e analisar de forma detalhada o fluxo de materiais e informações ao longo da cadeia de valor, com o objetivo de o melhorar. Neste contexto, onde a competitividade no setor industrial requer processos bem estruturados e sem desperdícios, o VSM é crucial para assegurar operações rentáveis e um bom nível de serviço ao cliente. Esta ferramenta permite identificar desperdícios e desenhar uma visão de melhoria para os processos, o que não é uma tarefa simples.

Neste artigo analisamos o Value Stream Mapping, assim como os seus benefícios e a forma correta para a sua implementação, fornecendo um enquadramento completo para a sua aplicação com sucesso.

O que é o Value Stream Mapping?

O Value Stream Mapping (VSM), também conhecido como Value Stream Analysis (VSA), é uma das ferramentas mais importantes do Lean Manufacturing. Utilizada para visualizar e analisar o fluxo de materiais e informações ao longo da cadeia de valor, permite às empresas identificar desperdícios e implementar melhorias, promovendo a excelência operacional.

Embora os termos VSM e VSA sejam frequentemente usados como sinónimos, há quem distinga os conceitos, utilizando “VSM” para se referir apenas ao mapa da situação atual e a “VSD” (Value Stream Design) como referência ao mapa da visão futura. Neste artigo, utilizaremos o termo VSM no seu conceito mais abrangente.

Definição de VSM e importância no Lean Manufacturing

O Value Stream Mapping (VSM) é um método visual que representa todas as etapas de um processo, desde o pedido do cliente até à entrega do produto. Diferente de um fluxograma tradicional, o VSM foca não apenas as atividades de valor acrescentado, mas também os stocks, transporte e outros desperdícios que geram ineficiências.

Originalmente popularizado no livro Learning to See: Value-Stream Mapping to Create Value and Eliminate Muda (Lean Enterprise Institute, 1999), o VSM é uma ferramenta essencial para otimizar operações, garantindo que cada atividade contribui efetivamente para a geração de valor para o cliente.

O VSM permite mapear tanto o estado atual como o estado futuro dos processos, possibilitando a implementação de melhorias alinhadas com os princípios do Kaizen e do Lean. Os seus principais elementos incluem:

• Mapeamento do fluxo de valor: análise do estado atual do processo;
• Desenho do fluxo de valor: criação do mapa do estado futuro;
• Roadmap de implementação: definição de iniciativas de melhoria para transformar a cadeia de valor.

Para que serve um VSM nas empresas? 

O Value Stream Mapping é amplamente utilizado para redesenhar o fluxo de processos com base nos princípios do Kaizen e Lean. O seu principal objetivo é permitir que as organizações identifiquem desperdícios e ineficiências, facilitando a implementação de melhorias que impactam indicadores-chave do negócio, como redução de lead time, aumento da eficiência e otimização de custos.

Uma das grandes vantagens do VSM é a sua abordagem colaborativa, reunindo pessoas chave de diferentes departamentos para analisar a cadeia de valor e definir uma visão futura de forma participativa.

Embora esta metodologia tenha sido inicialmente aplicada à produção discreta, atualmente é utilizada em diversos setores, incluindo saúde, retalho, logística e engenharia, ajudando a otimizar fluxos de materiais e informações e a melhorar a eficiência operacional.

Principais benefícios do Value Stream Mapping

A implementação do Value Stream Mapping permite reduzir desperdícios ao longo de toda a cadeia de valor, trazendo inúmeros benefícios para as organizações e impactando diretamente os principais indicadores de desempenho do negócio.

Os principais benefícios da aplicação do VSM incluem:

• Aumento da produtividade: a eliminação de desperdícios, como movimentações desnecessárias, tempos de espera e retrabalho, permite que os colaboradores se concentrem em atividades de valor acrescentado, otimizando a produtividade;
• Aumento da eficiência global: ao analisar as perdas dos equipamentos e implementar ações de melhoria, é possível aumentar a disponibilidade e a utilização dos equipamentos, garantindo maior estabilidade e eficiência na produção;
• Redução de stocks: com um fluxo unitário contínuo, tempos de setup reduzidos, processos mais estáveis e um planeamento eficiente, os níveis de stock diminuem significativamente, libertando capital e reduzindo custos de armazenagem;
• Redução do lead time e aumento da flexibilidade: ao eliminar atividades desnecessárias, reduzir tempos de mudança e melhorar a sincronização dos processos, a empresa reduz os tempos de resposta e torna-se mais ágil na adaptação às variações da procura;
• Melhoria da qualidade: a análise da percentagem de defeitos, do retrabalho e das suas causas permite definir e implementar melhorias eficazes, aumentando a qualidade dos produtos e reduzindo os custos associados a falhas e correções;
• Melhoria da satisfação dos clientes: a redução dos tempos de entrega, o aumento da qualidade e a maior previsibilidade dos processos resultam numa experiência superior para o cliente, aumentando a confiança e a fidelização;
• Redução de custos: a eliminação de desperdícios e a otimização dos processos levam a uma redução significativa dos custos operacionais, aumentando a rentabilidade e a competitividade da organização;
• Motivação da equipa e mudança cultural: o envolvimento dos colaboradores na análise e melhoria dos processos promove uma cultura de responsabilidade e melhoria contínua, aumentando o compromisso com os resultados da empresa.

Com todos estes benefícios, o Value Stream Mapping torna-se uma ferramenta indispensável para empresas que pretendem reduzir desperdícios, melhorar a eficiência e aumentar a satisfação dos clientes.

Como criar um VSM passo a passo

O Value Stream Mapping (VSM) é uma ferramenta essencial do Lean para visualizar e otimizar o fluxo de valor, identificando desperdícios e oportunidades de melhoria. O processo é dividido em quatro etapas fundamentais: mapeamento do estado atual, análise de oportunidades de melhoria, desenho da visão futura e criação do roadmap de implementação. Seguindo este método, as empresas podem reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade.

Passo 1 – Mapeamento do fluxo de valor atual

O Value Stream Mapping (VSM) inicia-se com a representação do estado atual do fluxo de valor. Para garantir a eficácia do processo, é fundamental envolver os principais tomadores de decisão da empresa na equipa do projeto.

 A equipa recebe uma formação de introdução ao método VSM, incluindo as folhas de dados para registo do fluxo de valor e a simbologia utilizada no mapeamento. Em seguida, desloca-se ao Gembapara registar todas as operações que compõem o processo, bem como materiais em espera, controlos de qualidade, verificações e movimentações de materiais. Essas informações são documentadas numa folha de análise de processo.

Figura 1 – Formulário VSM

O exercício inicia-se seguindo o fluxo do processo, começando pelo final e avançando para montante. Após a recolha de dados, a equipa reúne-se para desenhar o mapa do estado atual numa folha grande de papel colocada na parede, utilizando os símbolos normalizados em post-its.

Quando o mapa do fluxo de materiais está concluído, são adicionados os principais indicadores de desempenho em caixas de dados sob cada operação, garantindo o registo das informações essenciais. Entre os dados a incluir, destacam-se a procura do cliente, a quantidade de materiais em espera, o nível de serviço ao cliente, a eficiência das máquinas e da mão-de-obra, os tempos de troca de máquina e os tempos de abertura.

O mapeamento continua com a representação do fluxo de informações, que deve demonstrar claramente o processo de planeamento da capacidade e o processo de execução de encomendas. Esta parte do mapeamento pode ser mais desafiante, pois o fluxo de informações não é fisicamente visível no Gemba. Complementarmente são realizadas outras análises como exercícios de caça ao Muda, diagrama de Yamazumi e diagrama de spaghetti, para consciencializar a equipa sobre o desperdício existente na organização.

A informação registada no mapa é utilizada para calcular o tempo total de espera, bem como o tempo de valor acrescentado. Esse mapeamento é crucial para proporcionar uma visão clara e objetiva do fluxo de valor, servindo como base para a próxima etapa do VSM.

Passo 2 – Análise dos desperdícios e soluções

Com o mapa do estado atual concluído, a equipa obtém uma visão clara do fluxo de valor e pode identificar os principais problemas ao longo do processo. Esta análise permite compreender onde ocorrem desperdícios, gargalos e ineficiências que afetam a produtividade e a eficiência operacional.

O próximo passo consiste na identificação de oportunidades de melhoria, que devem ser registadas diretamente nos mapas. No entanto, para que a equipa consiga detetar oportunidades reais e contribuir ativamente para o desenho da visão futura, é essencial que tenha um entendimento sólido dos princípios e metodologias Lean e Kaizen.

Por essa razão, a equipa do Value Stream Mapping (VSM) recebe formação específica sobre estas abordagens, assegurando que todos os envolvidos possuem o conhecimento necessário para analisar os desperdícios de forma estruturada. Após essa capacitação, os participantes conseguem avaliar o quão distante (ou próximo) o estado atual está de um sistema em pull.

Com essa base consolidada, inicia-se um brainstorming para explorar novas oportunidades de melhoria, promovendo um ambiente colaborativo para reunir ideias que permitam redesenhar o fluxo de valor de forma mais eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da empresa.

Passo 3 – Desenho do mapa da visão futura

Depois de se mapear o estado atual da cadeia de abastecimento e compreender o seu funcionamento, o próximo passo é desenhar o mapa de fluxo de valor do estado futuro. O objetivo é criar um fluxo contínuo, eliminando desperdícios e otimizando a operação. A ênfase deve estar na redução de tempos de espera, no aumento da produtividade e na melhoria da qualidade e do serviço ao cliente.

Para atingir este objetivo, a equipa analisa diferentes possibilidades, incluindo a reorganização do layout, a estruturação da linha e bordo de linha, o balanceamento das operações e a redução de tempos de troca. Além disso, é essencial avaliar melhorias no planeamento da produção e implementar soluções de fluxo contínuo e sistemas pull, tornando o processo mais ágil e eficiente.

Os resultados destas análises são registados no mapa do estado futuro, acompanhado de um plano detalhado do novo layout e esboços complementares. Para validar os conceitos propostos, as soluções desenhadas devem ser testadas diretamente no Gemba, utilizando protótipos, mockups das linhas, avaliações do potencial de SMED, simulações de pull flow, entre outras metodologias.

Nesta fase, quantificam-se os ganhos operacionais esperados com a implementação da visão futura. Definem-se novos valores de referência, ajustando a estrutura operacional e as mudanças no layout para garantir que a transformação seja eficaz e sustentável. No final, a equipa consolida os conceitos e as ideias trabalhadas, alcançando um entendimento comum sobre como a visão futura será implementada. Esta abordagem assegura um plano de execução claro, estruturado e alinhado com os objetivos estratégicos da organização.

Passo 4 – Criação do roadmap para implementação da visão

Para transformar a visão futura em realidade, é essencial estruturar um roadmap de implementação que permita executar as mudanças de forma eficaz e sustentada. O primeiro passo é definir uma sequência de workshops ou Eventos Kaizen, nos quais as soluções desenhadas serão postas em prática. Estes eventos devem ter datas bem definidas para início e conclusão, garantindo um ritmo acelerado de implementação. Cada workshop deve ser liderado por um responsável que trabalhará em estreita colaboração com uma equipa multidisciplinar, assegurando que as mudanças são alinhadas com as diferentes áreas da organização.

Além da definição dos workshops, é fundamental desenvolver um business case sólido para o projeto, demonstrando a viabilidade da implementação. Para isso, realiza-se uma análise custo-benefício, detalhando tanto os investimentos necessários como os ganhos esperados. A lista de despesas deve considerar custos com equipamentos, alterações de layout, e outras necessidades operacionais, enquanto os benefícios devem incluir aumento da produtividade, redução de stocks, melhoria da qualidade e impacto na satisfação do cliente.

O objetivo central é garantir que o projeto se autofinancie em menos de um ano, maximizando o retorno sobre o investimento e assegurando um impacto positivo e sustentável na eficiência da operação.

Ferramentas e software para o Value Stream Mapping

O Value Stream Mapping deve, idealmente, ser criado manualmente numa parede utilizando post-its, permitindo uma colaboração mais dinâmica e interativa entre os participantes. No entanto, a utilização de software especializado facilita a transição para o formato digital, tornando o processo mais ágil e acessível para futuras análises e revisões.

Melhores plataformas para criar um VSM

Existem diversas plataformas digitais que permitem criar e analisar um VSM com eficiência, oferecendo bibliotecas de símbolos, integração com outras ferramentas e capacidade de análise de dados. Algumas das mais utilizadas incluem:

• Microsoft Visio – amplamente usado para criar fluxogramas e diagramas de processos, inclui modelos específicos para VSM;
• Lucidchart – plataforma intuitiva baseada em cloud, com templates personalizáveis para VSM e colaboração em tempo real;
• Minitab Workspace – oferece ferramentas estatísticas e analíticas integradas para um mapeamento detalhado e otimização de processos;
• EdrawMax – software versátil para desenho de VSM, com uma interface fácil de usar e integração com outras aplicações empresariais;
• iGrafx – focado na modelagem e análise de processos, permitindo simulações e otimização do fluxo de valor.

Cada uma destas ferramentas tem vantagens específicas, e a escolha deve considerar as necessidades da organização, a complexidade dos processos e a facilidade de integração com outros sistemas.

Como a IA e a análise de dados estão a transformar a gestão do fluxo de valor

A inteligência artificial (IA) e a análise de dados estão a transformar a gestão do fluxo de valor ao proporcionar maior visibilidade, automação e capacidade preditiva em todas as etapas da cadeia de valor. Algumas das principais formas como estas tecnologias estão a impactar esta área incluem:

• Monitorização em tempo real e visibilidade da cadeia de valor: IA e IoT permitem recolha de dados em tempo real, dashboards interativos e Digital Twins para simulações.
• Otimização do fluxo de produção com machine learning: algoritmos analisam padrões, identificam gargalos e ajustam o inventário e os tempos de ciclo;
• Automação da tomada de decisão: processos ajustam-se automaticamente com base na procura;
• Previsão de procura e gestão de inventário: IA preditiva antecipa variações na procura e otimiza stocks com fornecedores;
• Qualidade e manutenção preditiva: sensores e visão computacional detetam anomalias e previnem falhas.

Ao combinar o VSM tradicional com IA e análise de dados, as empresas conseguem um nível de precisão e eficiência muito superior, tornando os seus processos mais ágeis, flexíveis e preparados para responder às exigências do mercado.

Exemplo de VSM realizado numa empresa real

A aplicação prática do Value Stream Mapping permite às empresas visualizar e otimizar os seus processos, identificando desperdícios e oportunidades de melhoria de forma estruturada. De seguida apresentamos um exemplo de VSM real de um caso aplicado à produção industrial. A implementação eficaz do VSM exige que a equipa possua conhecimento sólido em Kaizen e Lean ou o suporte de especialistas para garantir um bom desenho da visão e roadmap para uma implementação bem-sucedida.

Caso de estudo na área da produção industrial

Vamos analisar o caso de uma empresa que já utilizava ferramentas Kaizen e Lean há anos, mas que nunca tinha conseguido evoluir de um sistema push para um verdadeiro sistema pull, acreditando que o seu modelo já era suficientemente eficiente. No entanto, apenas 50% do planeamento era cumprido, afetando diretamente a eficiência e o nível de serviço ao cliente. Foi então que decidiram iniciar um projeto de fluxo pull, mapeando processos, eliminando desperdícios e redesenhando o sistema.

O projeto incluiu:

• Análise do estado atual através do mapeamento do fluxo de valor;
• Desenho da visão futura;
• Definição de roadmap de implementação.

A equipa mapeou os fluxos de uma das principais famílias de produtos, analisando a forma como o trabalho era executado e identificando desperdícios (Muda) e oportunidades de melhoria.

Os principais problemas identificados incluíam excesso de inventário, planeamento baseado em previsões pouco fiáveis e baixa taxa de cumprimento do planeamento da montagem. Havia também ineficiências na linha de produção, como operadores isolados, abastecimento inadequado e falta de normalização. Além disso, a sincronização tinha falhas, levando a paragens frequentes e a ajustes diários, sobrecarregando a gestão e deixando pouco tempo para iniciativas Kaizen.

A equipa recebeu formação nos princípios e metodologias do Lean Manufacturing e redesenhou o sistema para um verdadeiro pull flow. A surpresa foi grande ao perceber que a situação poderia melhorar drasticamente.

O grupo discutiu o mapa da visão do estado futuro e definiu os eventos necessários para a sua implementação. Estes eventos focaram-se na melhoria de três áreas principais:

• Fluxo de produção: redesenho para linhas em U de one-piece flow, redução da variedade de produtos e melhorias no balanceamento de ciclos. Introdução de Kanban e Junjo para um abastecimento eficiente e normalização do trabalho. Os tempos de mudança foram reduzidos através do SMED;
• Logística interna: implementação de supermercados, Mizusumashi(comboios logísticos), sincronização do abastecimento através do Kanban e Junjoe o planeamento passou a ser em pull;
• Logística externa: criação de células logísticas próximas à produção e implementação de Milk Runs para entregas diárias. Houve uma otimização das atividades de inbound e outbound, além da implementação de planeamento pull com fornecedores.

Estas mudanças melhoraram a eficiência, reduziram desperdícios e garantiram um fluxo mais ágil e sincronizado.

O Value Stream Mapping durou 9 dias e a implementação, 10 meses.

Os principais resultados do projeto foram:

• Redução de inventário: de 50 para 30 dias;
• Queda na taxa de defeitos internos: de 12.000 para 5.750 ppm;
• Aumento do nível de serviço ao cliente: de 93% para 98,5%;
• Melhoria na precisão do planeamento da montagem: de 50% para 92%;
• Aumento da produtividade: de 70 para 94,5 peças por operador;
• Ganho de eficiência na linha de montagem: de 75% para 101%.

O projeto trouxe uma nova visão para a empresa, demonstrando que há sempre oportunidades de melhoria, independentemente do grau de maturidade do sistema Lean.

Como interpretar corretamente um mapa da cadeia de valor

A interpretação do mapa da cadeia de valor (VSM) deve basear-se não apenas na análise do fluxo de materiais e informações, mas também nos indicadores do processo e no exercício de caça aos Muda, garantindo uma visão completa da operação. O foco deve estar em identificar onde está o desperdício, qual a sua origem e qual a melhor abordagem para eliminá-lo ou reduzi-lo.

Para que esta análise seja realmente eficaz, é fundamental que a equipa, ou pelo menos alguns dos seus membros, tenha um conhecimento profundo sobre os princípios e ferramentas do Kaizen e do Lean Manufacturing. Caso a empresa não possua essa expertise internamente, a contratação de consultores especializados pode ser uma estratégia eficiente para guiar a equipa no processo de VSM e assegurar uma implementação bem-sucedida das melhorias.

Ainda tem algumas dúvidas sobre Value Stream Mapping?         

Como ler um VSM?

O Value Stream Mapping (VSM) é uma ferramenta visual utilizada para mapear o fluxo de materiais e informações de uma cadeia de valor, com o objetivo de identificar oportunidades de melhoria. Para interpretar corretamente um VSM, é essencial conhecer os símbolos normalizados utilizados no mapeamento de processos e compreender os indicadores de desempenho associados.

Através desta análise, torna-se possível identificar desperdícios, gargalos e ineficiências, permitindo visualizar o estado atual e definir melhorias. No entanto, para desenhar a visão futura e definir um roadmap de transformação eficaz, é fundamental ter um conhecimento aprofundado das metodologias Kaizen e Lean.

Qual é a desvantagem da aplicação do VSM?

O Value Stream Mapping (VSM) é mais eficaz quando a cadeia de abastecimento envolve um fluxo físico de materiais. Em processos onde predominam fluxos de informação, como serviços administrativos ou gestão de projetos, outras ferramentas Kaizen podem ser mais adequadas, como Process Mapping, que oferecem uma visão mais clara da interação entre diferentes funções e etapas do processo.

Além disso, embora não seja exatamente uma desvantagem, um fator essencial para a aplicação bem-sucedida do VSM, especialmente na definição da visão futura e do roadmap de implementação, é a presença de alguém na equipa com um elevado conhecimento das metodologias Kaizen e Lean. Essa expertise é fundamental para garantir que as melhorias propostas sejam viáveis, sustentáveis e alinhadas com os princípios da melhoria contínua.

Quem criou o VSM?

O conceito de Value Stream Mapping (VSM) tem suas raízes no Toyota Production System (TPS). Embora a Toyota já utilizasse mapeamentos de fluxo de valor há décadas, a popularização do VSM no ocidente ocorreu por meio do livro “Learning to See” (1999), de Mike Rother e John Shook, publicado pelo Lean Enterprise Institute.