Revolucionando los procesos de pedidos de venta: el camino de Codexis hacia la excelencia operacional

En el dinámico mundo de la industria farmacéutica moderna, las empresas deben evolucionar continuamente sus procesos internos para mantenerse competitivas y responder a las exigencias constantes de innovación y eficiencia. Aquellas que dan un paso más allá y transforman sus operaciones, mediante metodologías estructuradas y de alto impacto como Kaizen, logran mejoras notables en productividad, satisfacción del cliente y rendimiento global.

Liderando el cambio en soluciones enzimáticas para la innovación farmacéutica

Codexis es un proveedor líder de soluciones enzimáticas, especializado en el desarrollo de enzimas de alto rendimiento que responden a los desafíos de una fabricación terapéutica eficiente y escalable. Gracias a su plataforma tecnológica propietaria CodeEvolver®, Codexis ha revolucionado el rendimiento enzimático al aumentar significativamente la actividad, especificidad y estabilidad de las enzimas. Las soluciones innovadoras de la empresa han desempeñado un papel clave en la creación de algunos de los productos más esenciales de la industria farmacéutica, incluidos Januvia (sitagliptina), Lipitor (atorvastatina) y Paxlovid (nirmatrelvir).

Comprometida con la resolución de desafíos reales en el ámbito de las pequeñas moléculas y la síntesis de ácidos nucleicos, Codexis sigue liderando el camino en la fabricación enzimática de terapias con siRNA , un sector en rápida expansión. Con sede en Redwood City, California, la empresa ha recibido múltiples reconocimientos prestigiosos, entre ellos los Green Chemistry Challenge Awards de la American Chemical Society, lo que confirma su papel como innovadora en el sector.

Sobre la base de este legado, Codexis se centra en seguir ampliando su experiencia para responder a las necesidades cambiantes de las industrias farmacéutica y de bioterapéuticos. Al perfeccionar continuamente la tecnología enzimática, Codexis se mantiene a la vanguardia en la resolución de los desafíos complejos del desarrollo y la fabricación de medicamentos modernos.

Identificación de oportunidades de mejora en el proceso de gestión de pedidos de venta

A medida que Codexis continúa liderando la innovación en soluciones enzimáticas, la empresa ha identificado varias áreas clave dentro de su proceso de gestión de pedidos de venta que podrían beneficiarse de un enfoque más ágil. Aunque el sistema existente había cumplido su función durante años, la empresa vio la oportunidad de mejorar su eficiencia y alinear mejor el proceso con las crecientes demandas del negocio. Al adoptar Kaizen, Codexis se propuso lograr mejoras continuas e incrementales que optimizaran los flujos de trabajo y mejoraran la experiencia tanto de los equipos internos como de los clientes.

Mejorar la estandarización y la claridad de los roles

Con el tiempo, el proceso de gestión de pedidos de venta evolucionó de forma orgánica, lo que dio lugar a cierta variabilidad en la ejecución de las tareas. A pesar del fuerte compromiso del equipo con los resultados, el proceso se beneficiaría de una definición más clara de los roles y las responsabilidades. Un enfoque más estandarizado permitiría alinear los esfuerzos del equipo, garantizando que cada persona supiera exactamente lo que se esperaba de ella y dónde podía contribuir de forma más eficaz.

Simplificación de tareas manuales

Una parte del proceso de ventas seguía dependiendo de la introducción manual de datos para la elaboración de presupuestos, lo que, aunque era eficaz, podría beneficiarse de la automatización. A medida que Codexis buscaba ampliar sus operaciones, el equipo reconoció que encontrar formas de reducir las tareas que consumían mucho tiempo les permitiría centrarse más en lo que realmente importaba: ofrecer valor a los clientes. El objetivo era hacer que el proceso fuera más eficiente sin comprometer la calidad del servicio prestado.

Mejora de la visibilidad y el seguimiento

En un entorno dinámico, resulta fundamental contar con visibilidad en tiempo real del progreso de las tareas y de los flujos de trabajo. El proceso de pedidos de venta, aunque funcional, carecía de un método sólido para realizar un seguimiento del rendimiento e identificar posibles cuellos de botella. Reconociendo la necesidad de una mayor transparencia, Codexis implementó herramientas que permiten a los equipos realizar un seguimiento del progreso en tiempo real e impulsar una mejora continua basada en datos.

Comprensión del recorrido del cliente

Codexis siempre ha estado comprometida a ofrecer experiencias excepcionales a sus clientes, pero el recorrido del cliente a lo largo del proceso de gestión de pedidos no se había mapeado por completo. Existía la oportunidad de comprender mejor cómo se podía ajustar el proceso para satisfacer las necesidades únicas de los clientes en cada etapa. Mediante la recopilación de información y feedback, Codexis pretendía garantizar que la experiencia del cliente fuera fluida, coherente y acorde con sus expectativas.

En cada una de las siguientes áreas, Codexis identificó oportunidades valiosas para mejorar y simplificar los procesos. Lejos de centrarse en los desafíos, la empresa abordó estas oportunidades como una vía para lograr una mayor eficiencia y una mejor satisfacción del cliente. A través de Kaizen, Codexis estaba preparada para impulsar un cambio positivo, construyendo un proceso de gestión de pedidos de venta más ágil y preparado para el futuro.

Transformación del proceso de pedidos de venta con Kaizen

A través de una serie de iniciativas impulsadas por Kaizen, Codexis adoptó un enfoque proactivo para afrontar los desafíos y aprovechar las oportunidades identificadas en su proceso de gestión de pedidos de venta. Un equipo multifuncional —con integrantes de operaciones comerciales, soporte de ventas, jurídico, finanzas y TI, trabajó de forma colaborativa para implementar soluciones que impulsaran la eficiencia y mejoraran la experiencia del cliente. A continuación, se presentan las principales acciones llevadas a cabo para transformar el proceso de pedidos de venta:

1. Estandarización de contratos

Una de las primeras áreas de enfoque fue la estandarización de los contratos. Anteriormente, la creación de contratos implicaba el uso de distintas plantillas, la introducción manual de datos y la incorporación de términos legales de escasa uniformidad. Para simplificar este proceso, Codexis introdujo plantillas de NDA de self-service, otorgó al equipo comercial acceso directo a la base de datos de contratos y estandarizó los términos legales para elaborar acuerdos más consistentes. Estas medidas permitieron reducir el tiempo dedicado a la negociación y aprobación de contratos.

2. Mejora del CRM

Codexis trabajó en la mejora de su sistema de Customer Relationship Management (CRM) para dar un mejor soporte a las operaciones de ventas. El sistema anterior presentaba ciertas carencias, especialmente en la automatización y la facilidad de uso. Para resolverlo, se automatizaron flujos de trabajo para reducir tareas manuales, se mejoró la usabilidad para el equipo comercial y se incorporaron paneles de control para ofrecer una mayor visibilidad y insghts. Estas mejoras se diseñaron para permitir al equipo de ventas trabajar de forma más eficiente y con datos en tiempo real, lo que les permitió priorizar y gestionar las oportunidades de venta de forma más eficaz.

3. Calificación de oportunidades comerciales

Codexis implementó un sistema de «semáforo» para mejorar la calificación de las oportunidades de venta. Este sistema permitía al equipo evaluar y priorizar rápidamente los contactos en función de su valor y urgencia. Además, se introdujo un mecanismo de feedback continuo para evaluar de forma constante las oportunidades, lo que permitía ajustar las prioridades según fuera necesario.

4. Nuevo proceso de creación de presupuestos

El proceso de elaboración de presupuestos se estandarizó para aumentar la eficiencia. Codexis introdujo una matriz clara de aprobaciones, estableció plantillas de presupuesto estandarizadas para cada producto y servicio, e implementó un proceso de escalado para aprobaciones urgentes. Esto garantizó un proceso de aprobación más fluido y rápido y eliminó los cuellos de botella que antes ralentizaban el proceso de cotización.

5. Mejora del proceso de confirmación de pedidos

Se optimizó el proceso de confirmación de pedidos mediante la introducción de una bandeja de correo electrónico específica para la recepción de órdenes de compra, junto con un proceso estandarizado de revisión para confirmar los pedidos. Este cambio mejoró la velocidad y la precisión del procesamiento de pedidos entrantes y ayudó a reducir los retrasos en la tramitación y el cumplimiento de las solicitudes de los clientes.

6. Voz del Cliente (VOC)

Comprender el recorrido del cliente a lo largo del proceso de gestión de pedidos fue clave para garantizar la mejora continua. El equipo trazó toda la experiencia del cliente, identificando los puntos de contacto críticos y las áreas susceptibles de mejora. Para obtener feedback directo, se implementaron encuestas de satisfacción, lo que permitió a la empresa medir y mejorar la calidad de las interacciones en cada etapa del proceso.

En cada una de estas áreas, Codexis aplicó los principios Kaizen para lograr mejoras incrementales que resultaron en un proceso de gestión de pedidos más ágil, eficiente y centrado en el cliente. Estas acciones sentaron las bases para una operación comercial más flexible y preparada para apoyar la expansión de la empresa hacia nuevos mercados.

Figura 1 – Ejemplo de roadmap de la VOC

Impulsando la eficiencia y la satisfacción del cliente con Kaizen

La implementación de mejoras impulsadas por Kaizen en Codexis generó resultados transformadores en todo el proceso de gestión de pedidos de venta. En tan solo seis meses, la empresa alcanzó con éxito sus objetivos, logrando una mayor eficiencia operativa y ofreciendo una mejor experiencia al cliente. Algunos de los resultados clave incluyen:

• Estandarización de contratos: mediante la introducción de plantillas de autoservicio y la simplificación de los términos contractuales, Codexis consiguió reducir en un 66 % el tiempo de tramitación de contratos, acelerando toda la fase de acuerdos y mejorando los tiempos de respuesta;
• Mejoras en el sistema CRM: las mejoras en el sistema de Customer Relationship Management permitieron crear presupuestos un 50 % más rápido y aumentaron la productividad global del equipo comercial. Los flujos de trabajo automatizados y la mejora en la usabilidad facilitaron un acceso más ágil a datos clave, permitiendo un enfoque más estratégico en la relación con los clientes;
• Calificación de oportunidades comerciales: con la implementación del sistema de «semáforo», las oportunidades de venta se priorizaron de manera más eficaz, lo que ayudó al equipo a centrarse en las más valiosas y reducir el tiempo dedicado a contactos con menor impacto;
• Simplificación en la creación de presupuestos: las plantillas estandarizadas y una matriz clara de aprobaciones permitieron que el procesamiento de presupuestos fuera un 50 % más rápido, garantizando que los clientes recibieran sus propuestas con mayor rapidez, lo que contribuyó directamente a una mejor experiencia;
• Proceso de confirmación de pedidos: la introducción de una bandeja de entrada específica y un proceso estandarizado de revisión agilizaron las confirmaciones de pedidos, reduciendo el tiempo de procesamiento en un 33 %. Esta mejora redujo los retrasos y optimizó todo el ciclo de cumplimiento de los pedidos de los clientes;
• Voz del Cliente: las encuestas de satisfacción y el mapeo del recorrido del cliente permitieron a Codexis obtener insights en tiempo real sobre los puntos críticos de la experiencia. Este bucle continuo de feedback permitió introducir mejoras constantes, garantizando un enfoque más centrado en el cliente y aumentando la satisfacción a lo largo de todo el proceso comercial.

Estos resultados demuestran el impacto tangible de la transformación de Codexis basada en Kaizen. Como afirmó Britton Jimenez, SVP de marketing y ventas:

«Estos logros no son solo cifras; representan auténticas victorias para nuestros clientes (…). Cada mejora elimina obstáculos, lo que permite que nuestros clientes alcancen sus objetivos con mayor rapidez y confianza.»

El poder de un propósito compartido y la mejora continua

La transformación del proceso de gestión de pedidos de venta en Codexis no fue solo una cuestión de optimizar flujos de trabajo, sino de construir una cultura en la que cada miembro del equipo estuviera empoderado para contribuir a un propósito común.

«Me encontré frente a una pared llena de notas adhesivas de colores, rodeado de ideas y de un equipo dispuesto a desafiar el statu quo. Ese momento, como tantos otros este último año, me recordó el poder de un propósito compartido. Hoy, me siento profundamente agradecido por el camino recorrido, las lecciones aprendidas y las personas que hicieron esto posible.»- Britton Jimenez, SVP de marketing y ventas

Este sentimiento captura la esencia del recorrido de Codexis: una visión compartida y un esfuerzo colectivo que dieron lugar a un cambio real y significativo. Al adoptar la filosofía Kaizen, la empresa no solo implementó un nuevo proceso, sino que fomentó una mentalidad de mejora continua que impulsa a cada persona a contribuir a una visión más amplia. A través de la colaboración, la dedicación y un compromiso inquebrantable con la excelencia, Codexis convirtió los desafíos en oportunidades, generando resultados duraderos que impulsarán a la organización en el futuro.

A medida que Codexis sigue creciendo y evolucionando, el camino de la mejora sigue siendo el núcleo de su éxito. La transformación basada en Kaizen no solo ha perfeccionado la eficiencia operacional, sino que ha reforzado la importancia del trabajo en equipo, la adaptabilidad y un enfoque centrado en el cliente. Con una visión clara hacia el futuro, Codexis está bien posicionada para seguir liderando la innovación en la industria farmacéutica, aspirando siempre a nuevos logros y generando un impacto significativo en el camino.