Este caso de estudo descreve a jornada de transformação operacional e estratégica de uma organização líder na produção de janelas de telhado/claraboias, que, ao adotar os princípios Kaizen e as metodologias Lean, conseguiu otimizar processos, reduzir desperdícios e aumentar a eficiência em todas as suas unidades de produção. Através da implementação de uma abordagem estruturada para o desdobramento da estratégia, da normalização de KPIs e da melhoria contínua, a organização fortaleceu a sua posição no mercado europeu, assim como aumentou a sua competitividade a nível global. A mudança cultural, impulsionada pela participação ativa dos colaboradores e pelo envolvimento da liderança, foi deveras importante para alcançar uma produção mais ágil, eficiente e sustentável.

Fig. 1 – Princípios Kaizen

Visão geral da empresa e compromisso estratégico

A organização em questão é líder global na produção de janelas, com mais de 80 anos de experiência, reconhecida pela sua capacidade de inovação e de compromisso para com a sustentabilidade. Esta é uma das maiores exportadoras de janelas, com 33% dos seus produtos destinados a mercados internacionais. A empresa tem como missão melhorar a qualidade de vida das pessoas através de soluções de iluminação natural, ao passo que promove a eficiência energética e a redução das emissões de CO₂.

Com mais de 900 colaboradores, a organização atua de forma integrada, com várias unidades de produção e departamentos, como o de madeira, o de moldagem e o de pintura, entre outros. Destaca-se ainda pela sua cooperação com fornecedores locais, contribuindo para o crescimento económico do país onde atua. O seu forte compromisso com a sustentabilidade reflete-se no seu objetivo de atingir a neutralidade carbónica até 2041, ano em que será celebrado o seu centenário.

Fig. 2 – Layout do chão de fábrica

Principais desafios no planeamento estratégico

Apesar da sua posição de liderança, a organização enfrentou desafios significativos devido à falta de uma base estratégica bem estruturada, dado que a ausência de um sistema claro para o desdobramento de metas e a gestão eficaz de KPIs gerou dificuldades operacionais.

De seguida, são analisados com mais pormenor alguns dos desafios:

Alinhamento estratégico e tático

Um dos principais desafios foi garantir que os objetivos da organização fossem devidamente desdobrados e implementados nas operações diárias. A empresa carecia de um sistema eficiente para garantir que a visão estratégica fosse comunicada e executada de forma consistente em todos os níveis hierárquicos.

Falta de gestão eficaz de KPIs

A gestão de KPIs era inconsistente, com um número excessivo de indicadores, muitos dos quais não estavam diretamente alinhados com os objetivos estratégicos, o que dificultava o processo de avaliar o progresso e identificar as áreas de maior impacto, comprometendo a tomada de decisões e a priorização eficaz das ações.

Ausência de cultura de melhoria contínua

O princípio de “Capacitar as pessoas” ainda não estava plenamente integrado na organização, o que resultou na falta de uma verdadeira cultura de melhoria contínua. Além disso, a aplicação das metodologias Lean e Kaizen não estava completamente consolidada, levando a uma abordagem mais reativa do que proativa face aos desafios. Esta falta de integração dificultava a inovação e a otimização de processos.

Assim, a organização enfrentava a necessidade de envolver todos os colaboradores, capacitando-os a contribuir ativamente nas melhorias dos processos e no aumento da performance, essencial para criar uma mentalidade de melhoria contínua.

Ações implementadas para a melhoria e alinhamento estratégico

Com o intuito de resolver os desafios enfrentados, a organização tomou medidas decisivas através da implementação de um desdobramento estratégico estruturado e recorreu a ferramentas de gestão ágil. A adoção da metodologia Hoshin Kanri e o reforço dos princípios Lean permitiram alinhar os objetivos estratégicos com as operações diárias, melhorar a gestão de KPIs e criar uma cultura de melhoria contínua. Essas ações abordaram os desvios existentes e impulsionaram a empresa para que atingisse novos patamares de eficiência e de competitividade.

Fig. 3 – Plano estratégico para definição e implementaçao de iniciativas

Estas ações foram divididas em 7 fases, sendo as mesmas as seguintes:

Fase 1 – Auditoria do estado atual

O projeto iniciou com uma auditoria abrangente das práticas atuais, incluindo a análise de KPIs. Foi identificado que a falta de alinhamento entre indicadores e objetivos estratégicos comprometia a eficácia da gestão e a tomada de decisões. O princípio de “Ser transparente” foi integrado para garantir que todos os dados relevantes fossem visíveis e compreendidos por todos os colaboradores, facilitando a tomada de decisões informadas sobre as prioridades e o progresso estratégico. Esta fase também ajudou a identificar áreas-chave para a melhoria, tal como a simplificação da gestão de KPIs.

Fig. 4 – Seguimento de análises de dados

Fase 2 – Resumo dos resultados da auditoria e tomada de decisão

A partir dos resultados da auditoria, foi consensualmente decidida a adoção de uma abordagem de desdobramento estratégico utilizando a metodologia Hoshin Kanri. Esta abordagem visou alinhar eficazmente as metas globais com as operações diárias, estabelecendo um processo claro de comunicação e de execução.

Fase 3 – Formação inicial da equipa de gestão

Foi realizada uma formação intensiva para a equipa de gestão, focada nas ferramentas e técnicas do Hoshin Kanri e no 3-Minute Management. Além disso, os gestores foram incentivados a “Ir ao Gemba” e a seguir a ação na ótica de observar diretamente os processos e interagir com as equipas operacionais para entender melhor os desafios enfrentados no terreno.  À medida que esta formação preparou os líderes para gerir o desdobramento estratégico e facilitar a execução da estratégia, garantindo um entendimento comum das metas e dos processos, o 3-Minute Management foi introduzido para proporcionar uma forma rápida e eficaz de acompanhar os resultados e garantir que os objetivos estavam a ser cumpridos de forma eficiente. A utilização de quadros de gestão visual, gráficos e indicadores permitiu que a equipa de gestão tivesse uma visão clara e imediata dos objetivos, facilitando a comunicação de resultados e ajustando as ações conforme necessário.

Fase 4 – Implementação da estratégia em cascata a nível estratégico

A implementação do desdobramento estratégico começou com um foco específico na execução de metas e iniciativas relacionadas com a estratégia principal da empresa. O envolvimento ativo da equipa de gestão foi fundamental para o sucesso desta mesma fase, pois garantiu que todos os líderes estivessem alinhados com os objetivos globais e se comprometessem com a execução da estratégia. A aplicação dos princípios Lean no desdobramento de metas, juntamente com a gestão visual, desempenhou um papel fundamental ao fortalecer a cultura Leane ao envolver as equipas em todas as etapas da execução estratégica.

Fase 5 – Extensão da estratégia em cascata a nível tático

O processo de desdobramento estratégico foi estendido para o nível tático, abrangendo todos os departamentos da empresa e o princípio de “Criar fluxo” foi aplicado para garantir que as operações fluíssem de forma coordenada, sem interrupções, e que os recursos fossem alocados de forma eficiente para atingir as metas operacionais comuns da organização.

Fase 6 – Normalização da nova abordagem de desdobramento

A normalização do processo de desdobramento estratégico foi feita para garantir a consistência na execução da estratégia no todo da organização, o que se alinha com o princípio de “Conhecer o cliente” pois foi assegurado que todas as ações fossem focadas em maximizar o valor entregue ao cliente, através de um processo de melhoria contínua bem estruturado.

Fase 7 – Utilização de ferramentas Lean para apoiar o cumprimento das metas

A implementação das ferramentas Lean foi feita para melhorar a eficiência e otimizar os processos e, aliadas aos princípios Kaizen, ajudaram a empresa a melhorar a produtividade, reduzir desperdícios e a garantir uma gestão mais eficiente, contribuindo para a criação de valor tanto para a empresa quanto para seus clientes.

Impacto e resultados da implementação estratégica

Ao longo da implementação das estratégias, os princípios Kaizen estiveram no centro das ações. Assim, a implementação do novo sistema de desdobramento estratégico resultou em melhorias significativas na eficiência operacional e na coordenação entre os departamentos, contribuindo para o sucesso na execução das metas estratégicas. A aplicação consistente dos princípios Lean e a normalização da gestão de KPIs permitiram ganhos disruptivos nas várias áreas da organização, tais como:

• 7% de aumento na eficiência de custos: a organização otimizou recursos e reduziu desperdícios, alcançando uma gestão mais eficaz dos custos;
• 12% de melhoria na performance de qualidade: houve uma melhoria evidente na qualidade da produção, refletindo maior precisão e controlo nos processos;
• 6,5% de redução na rotatividade de colaboradores: a clareza estratégica e a melhoria do ambiente de trabalho resultaram numa maior retenção de talentos;
• 5% de aumento na satisfação e motivação dos colaboradores: o envolvimento dos colaboradores aumentou, refletindo-se em melhores resultados de satisfação;
• Execução estratégica otimizada: a organização conseguiu alinhar eficazmente as metas globais com as operações diárias, consolidando a performance estratégica.

A mudança, muitas vezes vista como um desafio, revelou-se numa fonte de crescimento e de inovação, gerando resultados surpreendentes que fortaleceram a posição da empresa no mercado. Esta transformação para além de ter alcançado as metas estabelecidas, mostrou que o compromisso com a melhoria contínua pode trazer impactos duradouros, elevando a organização a novos patamares de excelência e de competitividade.

O processo de adaptação, embora exigisse sacrifícios e dedicação, permitiu à empresa superar as expetativas internas, bem como destacar-se perante os concorrentes, consolidando assim a liderança no setor. Ao transformar desafios em oportunidades, a organização demonstrou que o verdadeiro sucesso vem da capacidade de evoluir, de aprender com o processo e de aplicar as lições no futuro. Assim, a mudança não se tratou meramente de um meio para alcançar objetivos, mas sim de uma ferramenta que moldou um percurso de crescimento sustentável e de inovação contínua para a empresa.

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