L’entreprise

Le commerce de détail en ligne, notamment le e-commerce, connaît une croissance significative. En 2024, les ventes globales du commerce de détail en ligne devraient dépasser les 5,8 trillions d’euros et continuer à augmenter chaque année. Un détaillant néerlandais de renom, spécialisé dans la mode masculine, les costumes d’affaires et les tenues casual chic, a su tirer parti avec succès de cette tendance ascendante.

Fondé en 2001, ce détaillant a rapidement acquis une réputation axée sur le style, la qualité et la commodité. Alors que ce détaillant se développait pour accroître sa part de marché dans la mode masculine en ligne, il a été confronté à des défis majeurs liés au traitement des commandes. Dans ce contexte, l’entreprise a établi un partenariat avec Kaizen Institute afin de résoudre ces problèmes et d’améliorer l’ensemble de son processus de traitement des commandes.

Le défi

Avec l’évolution de la mode vers un style plus décontracté, le layout de l’entrepôt de l’entreprise est devenu obsolète, entraînant un manque d’efficacité et des espaces inutilisés.

La préparation des commandes en ligne était excessivement longue en raison d’un flux peu clair et d’un stock désorganisé, comprenant des articles obsolètes difficiles à déplacer. Par conséquent, la gestion des stocks était un défi majeur.

Malgré la reconnaissance de la nécessité d’apporter des changements opérationnels, la reformulation du layout existant a suscité quelques hésitations, principalement en raison des investissements significatifs déjà réalisés et du manque de garantie de succès des changements proposés. Cette hésitation a compliqué les efforts pour améliorer l’efficacité et s’adapter aux demandes du marché en évolution.

L’approche

En réponse aux inefficacités opérationnelles et pour réviser stratégiquement leur entrepôt, l’entreprise a collaboré avec Kaizen Institute, en tirant parti de l’expertise en amélioration continue. Ainsi, l’approche Kaizen a été adoptée, connue pour ses changements pratiques et mesurables qui produisent des résultats à long terme. Ci-dessous, figure un aperçu détaillé de la stratégie conçue et mise en œuvre :

Application des méthodologies Lean

Reconnaissant la nécessité d’un changement transformateur, une stratégie globale a été conçue, intégrant plusieurs méthodologies de type lean, afin d’aborder et de résoudre les principaux problèmes.

Résolution structurée des problèmes

Plutôt que de reconcevoir précipitamment le layout de l’entrepôt, le cadre DMAIC (Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler) a été appliqué. Cette approche systématique a permis de comprendre en profondeur les problèmes existants et de développer des solutions optimales adaptées aux défis spécifiques de l’entreprise.

Optimisation de l’entrepôt

La première étape consistait à réaliser une analyse ABC pour identifier les produits les plus fréquemment déplacés. Cette perspective axée sur les données a guidé la refonte complète du layout de l’entrepôt, optimisant le flux de marchandises de la zone de stockage à celle de l’expédition, ce qui a simplifié les opérations et réduit les pertes de temps.

Système 5S

Pour renforcer l’organisation du lieu de travail, la méthodologie des 5S a été mise en œuvre : séparer (Seiri), situer (Seiton), faire scintiller (Seiso), standardiser (Seiketsu) et soutenir (Shitsuke). Cette approche a transformé l’entrepôt en un environnement hautement organisé, semblable à un garage bien rangé où chaque outil est facilement accessible, facilitant des processus de travail plus rapides et plus efficaces.

Standards de succès

Pour simplifier encore les opérations, des procédures opérationnelles standard (POS) claires ont été établies pour toutes les tâches. Cela a non seulement amélioré l’efficacité du flux de travail, mais a également assuré la cohérence des performances. Des contrôles réguliers de progrès et des révisions axées sur les données ont également été mis en place pour maintenir et ajuster les opérations en fonction des besoins.

Ce processus de perfectionnement continu confère à l’entreprise un sérieux avantage concurrentiel dans le secteur dynamique de la mode, lui permettant de s’adapter plus rapidement et plus efficacement aux défis futurs et aux changements du marché.

Implication des employés sur le Gemba

Comprenant que les changements les plus efficaces se produisent là où le travail est réalisé (Gemba, en japonais), il s’agissait d’impliquer directement les employés de l’entrepôt dans le processus de transformation. En les faisant participer à l’identification des problèmes et à l’élaboration des solutions, un sentiment de responsabilité a été cultivé au sein de l’équipe. Cette implication a été décisive pour susciter un véritable engagement et faire des membres de l’équipe des parties prenantes proactives dans leur environnement de travail.

Pour démontrer l’impact des contributions des employés, des formations complètes, un conseil continu et l’utilisation d’outils visuels ont été mis en place. Dans le même temps, des mécanismes de retour d’information continu ont été mis en place pour s’assurer que leur voix était entendue.

Cette approche a motivé l’équipe et a instauré une forte fierté dans les améliorations réalisées, créant une main-d’œuvre dynamique et réactive engagée à maintenir l’excellence opérationnelle.

Résultats

Après une approche globale pour réviser et optimiser les opérations, le partenariat entre l’entreprise et Kaizen Institute a conduit à des améliorations disruptives et mesurables. Ces changements ont non seulement atteint mais dépassé les objectifs prédéfinis. Voici un aperçu des résultats de cette transformation :

Réduction du temps de traitement des commandes

Les efforts pour simplifier les opérations se sont avérés très efficaces. Initialement, il fallait 13 minutes pour préparer une commande en ligne. Avec les nouveaux systèmes en place, ce temps a été réduit à seulement 6,2 minutes, marquant une réduction de plus de 50 % et surpassant l’objectif de 9 minutes. Cette amélioration drastique a permis une expédition plus rapide des commandes, une augmentation du volume des commandes préparées et une augmentation significative des recettes.

Amélioration de la conception de l’entrepôt

La reconception de l’entrepôt a joué un rôle essentiel dans l’obtention de ces résultats. Chaque article s’est vu attribuer un emplacement stratégique intelligent, ce qui a permis d’éliminer complètement le désordre. Cette réorganisation a contribué à réduire les délais de traitement, et à simplifier la gestion des stocks, réduisant ainsi les risques de rupture de stock et les stocks excédentaires.

Augmentation de la motivation de l’équipe

Les améliorations opérationnelles se sont étendues au-delà de la logistique et de l’efficacité. Le personnel de l’entrepôt a connu une augmentation remarquable de sa satisfaction au travail, en grande partie en raison de son implication dans le processus de transformation. L’amélioration des programmes de formation et l’établissement de standards clairs ont augmenté leur niveau de confiance et favorisé un environnement de travail plus positif et plus motivé.

Travail standard

L’introduction de processus standardisés et de contrôles quotidiens réguliers a permis d’aligner tous les membres de l’équipe, rendant les opérations de l’entrepôt plus fluides et cohérentes. Ce nouveau niveau d’organisation permet une identification rapide et une résolution des problèmes avant qu’ils ne s’aggravent, maintenant ainsi l’efficacité des opérations.

Enseignements tirées

L’histoire de réussite de cette transformation souligne l’efficacité de la philosophie Kaizen et l’importance de l’amélioration continue des opérations. Les efforts de collaboration ont permis de réduire de moitié les délais de traitement des commandes et de maximiser l’efficacité de l’organisation, tout en améliorant considérablement le moral de l’équipe. En adoptant les principes Kaizen, l’entreprise est mieux placée pour s’adapter à l’évolution de la demande des détaillants et a mis en place un système solide d’amélioration continue qui lui permettra de conserver son avantage concurrentiel à l’avenir.