Historial da empresa e tendências do mercado

O comércio online, particularmente o e-commerce, está a ganhar um crescimento significativo. Em 2024, prevê-se que as vendas globais de e-commerce no retalho ultrapassem os 5,8 triliões de euros e continuem a crescer anualmente. Um conceituado retalhista holandês de moda masculina, especializado em fatos executivos e vestuário casual elegante, aproveitou com êxito esta tendência ascendente.

Fundada em 2001, esta retalhista rapidamente construiu uma reputação centrada no estilo, qualidade e conveniência. À medida que expandiam para aumentar a sua quota de mercado na moda masculina online, enfrentaram grandes desafios relacionados com o processamento de pedidos. Neste contexto, estabeleceram uma parceria com o Kaizen Institute para abordar estas questões e melhorar o seu processo geral de satisfação nas encomendas.

Abordar as ineficiências no processamento de pedidos

A rápida expansão da empresa para o e-commerce evidenciou um conjunto de ineficiências críticas que prejudicavam o desempenho operacional. Estes desafios afetaram a velocidade e a precisão do processamento de pedidos e a capacidade da empresa para se adaptar às crescentes exigências do mercado. Os principais problemas incluíam:

• Layout do armazém obsoleto: a utilização ineficiente do espaço e dos fluxos de trabalho resultou em atrasos desnecessários e gargalos operacionais;
• Demora na recolha de encomendas: o stock desorganizado e o inventário desatualizado tornavam a localização e a recolha de artigos excessivamente lenta;
• Desafios na gestão do inventário: a dificuldade em equilibrar a disponibilidade de produtos mais procurados com o excesso de stock criou problemas logísticos;
• Resistência à mudança: as preocupações com os elevados custos de investimento e os resultados incertos levaram a atrasos na implementação de melhorias imprescindíveis.

Estes desafios evidenciaram a necessidade de uma abordagem abrangente para otimizar as operações, melhorar a eficiência e fazer com que a empresa cumprisse com as expetativas dos clientes de forma mais eficaz.

Implementação de uma transformação Kaizen

Em resposta às ineficiências operacionais e para reformular estrategicamente o armazém, a empresa estabeleceu uma parceria com o Kaizen Institute, alavancando a experiência em melhoria contínua. Assim, foi adotada a abordagem Kaizen, conhecida pelas suas mudanças práticas e mensuráveis que produzem resultados duradouros. Eis uma visão detalhada da estratégia desenvolvida e implementada:

Aplicação de metodologias Lean

Reconhecendo a necessidade de uma mudança transformadora, foi concebida uma estratégia abrangente que incorpora várias metodologias lean para abordar e corrigir os problemas centrais.

Resolução estruturada de problemas com DAIMAC

Em vez de redesenhar apressadamente o layout do armazém, foi colocado em prática o método DMAIC (Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar). Esta abordagem sistemática permitiu compreender os problemas existentes e desenvolver soluções adequadas aos desafios específicos da empresa.

Otimização do armazém

O primeiro passo foi realizar uma análise ABC para identificar os produtos mais frequentemente movimentados. Esta perspetiva baseada em dados orientou o redesenho completo do layout do armazém, otimizando o fluxo de bens desde o armazenamento até à expedição, simplificando assim as operações e reduzindo o desperdício de tempo.

Simplificação das operações com a metodologia 5S

Foi implementada a metodologia 5S – Triar (Seiri), Organizar (Seiton), Limpar (Seiso), Normalizar (Seiketsu) e Sustentar (Shitsuke) – para melhorar a organização do local de trabalho. Esta abordagem transformou o armazém num ambiente altamente organizado, semelhante a uma garagem bem arrumada onde todas as ferramentas são facilmente acessíveis, facilitando assim processos de trabalho mais rápidos e eficientes.

Normas para o sucesso

Foram estabelecidos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) claros para todas as tarefas para ser possível otimizar ainda mais as operações, o que melhorou a eficiência do fluxo de trabalho e garantiu a consistência no desempenho. Também foram introduzidas revisões regulares de progresso, baseadas em dados para manter e ajustar as operações conforme necessário.

Adicionalmente, foi integrado no novo sistema um ciclo de feedback incorporado, o que não só resolveu problemas imediatos, mas também garantiu a melhoria contínua ao longo do tempo. Este processo de aperfeiçoamento contínuo dá à empresa uma grande vantagem competitiva na dinâmica indústria da moda, permitindo-lhes uma adaptação mais rápida e eficaz a futuros desafios e mudanças do mercado.

Envolvimento dos colaboradores no Gemba

Ao compreender que as mudanças mais eficazes ocorrem onde o trabalho acontece (Gemba, em japonês), o foco incidiu no envolvimento direto dos colaboradores do armazém no processo de transformação. Ao envolvê-los na identificação de problemas e no desenvolvimento de soluções, foi cultivado um sentido de responsabilidade entre a equipa. Este envolvimento foi determinante para construir um verdadeiro compromisso e transformar os membros da equipa em stakeholders proativos no seu ambiente de trabalho.

A formação completa, o coaching contínuo e a utilização de ferramentas visuais foram empregues para demonstrar o impacto das contribuições dos colaboradores. Ao mesmo tempo, foram criados mecanismos de feedback contínuo para garantir que as suas opiniões fossem ouvidas.

Esta abordagem motivou a equipa e incutiu um sentimento de orgulho nas melhorias alcançadas, criando uma força de trabalho dinâmica e recetiva, empenhada em manter a excelência operacional.

Ganhos operacionais mensuráveis e sucesso da equipa

Após uma abordagem abrangente para reformular e otimizar as operações, a parceria entre a empresa e o Kaizen Institute resultou em melhorias significativas e mensuráveis. Estas mudanças não só corresponderam como superaram os objetivos predefinidos. Aqui está uma visão mais detalhada dos resultados transformadores:

Redução do tempo de processamento

Os esforços para otimizar as operações provaram ser altamente eficazes. Inicialmente, eram necessários 13 minutos para processar uma encomenda online e, através dos novos sistemas implementados, esse tempo foi reduzido para apenas 6,2 minutos o que marcou uma redução de mais de 50%, superando a meta de 9 minutos. Esta melhoria drástica permitiu um envio mais rápido de encomendas, aumentou o volume de encomendas processadas e ampliou as receitas em grande medida.

Otimização do fluxo e do layout do armazém

O redesenho do armazém desempenhou um papel fundamental na obtenção destes resultados. Cada item foi atribuído a um local estrategicamente inteligente, eliminando completamente a desorganização. Esta reorganização contribuiu para a redução do tempo de processamento e simplificou a gestão de inventário, reduzindo os riscos de roturas e excesso de stock.

Aumento do envolvimento e da participação da equipa

As melhorias operacionais estenderam-se para além da logística e eficiência. Os colaboradores do armazém experienciaram um aumento considerável na satisfação no trabalho, em grande parte devido ao seu envolvimento no processo de transformação. Além disso, os programas de formação e a definição de normas claras aumentaram os seus níveis de confiança e promoveram um ambiente de trabalho mais positivo e motivado.

Standard work

A introdução de processos normalizados e verificações diárias regulares garantiram que todos os membros da equipa estivessem alinhados, tornando as operações do armazém mais suaves e coerentes. Este novo nível de organização permite uma identificação rápida e uma resolução de problemas antes que estes escalem, mantendo a eficiência das operações.

Lições aprendidas e perspetivas

Esta transformação reflete o valor de uma abordagem estruturada e colaborativa para a melhoria contínua. Ao integrar as ferramentas Lean, as decisões baseadas em dados e a capacitação dos colaboradores, a empresa alcançou resultados disruptivos:

• Redução dos tempos de processamento dos pedidos em mais de metade;
• Operações de armazém simplificadas e altamente eficientes;
• Equipa de trabalho motivada e empenhada, preparada para sustentar o sucesso futuro.

Ao adotar os princípios Kaizen, a empresa encontra-se melhor posicionada para se adaptar à evolução das exigências do retalho e estabeleceu um sistema robusto de melhoria contínua que manterá a sua vantagem competitiva no futuro.

Respeitamos os acordos de confidencialidade dos nossos clientes. Embora tenhamos alterado ou omitido nomes, os resultados são reais.