A capacidade de gerir projetos de forma eficiente é crucial para o sucesso de qualquer organização. Neste contexto, os modelos de Phase-Gate, surgem como ferramentas estratégicas que desempenham um papel fundamental na otimização do design dos projetos. Ao fornecer uma estrutura organizada dividida em fases distintas, cada uma marcada por pontos de decisão cruciais, esses modelos oferecem uma abordagem sistemática para a gestão de projetos.

Este artigo explora o impacto dos modelos de Phase-Gate no sucesso dos projetos, destacando como eles contribuem para a eficiência, controlo e tomada de decisões estratégicas. Ao compreender a dinâmica subjacente a estes modelos, as organizações podem melhorar significativamente a execução de projetos, minimizando riscos, otimizando recursos e garantido que os projetos são implementados dentro do tempo e do orçamento e com a qualidade exigida.

O que é o Project Design?

O Project Design é um processo estruturado e metódico que define a sequência de passos de um projeto, desde a conceção até a implementação, assegurando que cada decisão contribui para o sucesso geral do projeto. Para facilitar o controlo e garantir a eficácia de cada fase, recorre-se a um Modelo de Phase-Gate, ou Stage-Gate.

Project Stage/Phase

Uma fase é uma etapa distinta no ciclo de vida do projeto, representando um conjunto de atividades ou tarefas que precisam ser concluídas antes de se passar para a seguinte etapa. Cada fase é composta por uma série de decisões cruciais e são definidas com base nos principais marcos do projeto.

Project Gate

As “Gates” funcionam como pontos de controlo ao final de cada fase. Aqui, a equipa enfrenta uma avaliação rigorosa, considerando a conformidade com critérios definidos. Este processo de avaliação é uma revisão crítica dos resultados e das decisões tomadas durante a fase, e decide-se se a equipa avança para o próximo passo ou se são necessários ajustes e melhorias antes de prosseguir.

O Modelo Stage-Gate proporciona uma abordagem disciplinada para o Project Design, transformando o processo numa jornada estrategicamente planeada, onde cada fase é cuidadosamente avaliada antes de passar para a próxima etapa, assegurando assim a eficácia e o sucesso do projeto.

O desenho deste modelo de stage-gate é concretizado através da realização de um mapa visual, construído durante um workshop que envolve uma equipa multidisciplinar.

Benefícios de um Project Design Robusto

A realização de um workshop de Project Design, centrado na definição do modelo Stage-Gate, pode proporcionar uma série de benefícios significativos para o sucesso global do projeto. Aqui estão alguns dos principais benefícios:

Identificação de Metas Críticas

O workshop ajuda a equipa a identificar os marcos críticos em cada fase do projeto e a definir as decisões-chave e as tarefas específicas que constituem cada fase do modelo.

Identificação Antecipada de Desafios

Ao definir as fases e os pontos de revisão, a equipa tem a oportunidade de antecipar e identificar potenciais desafios e obstáculos. Isto permite a implementação de estratégias proativas para mitigação de riscos.

Compromisso da Equipa

O workshop promove a participação ativa e a colaboração entre os membros da equipa de projeto e stakeholders chave. A troca de ideias resulta em soluções mais abrangentes.

Tomada de Decisões Informada

Cada gate do projeto é uma oportunidade para a equipa tomar decisões informadas, considerando cuidadosamente os critérios obrigatórios e a comparação com outros processos. Isto contribui para a tomada de decisões sólidas e fundamentadas.

Garantia da Qualidade e Melhoria Contínua

O modelo de stage-gate permite que a equipa faça ajustes contínuos ao longo do processo. Se uma fase não satisfaz os critérios necessários no “Gate”, a equipa pode rever e melhorar antes de avançar. Isto contribui para garantir a qualidade e para a melhoria contínua do projeto.

Avaliação do Progresso Realizada de Forma Estruturada

O modelo Stage-Gate oferece uma estrutura sólida para avaliar o progresso do projeto. Facilita o cumprimento dos milestones com qualidade e no prazo definido.

Maior Probabilidade de Sucesso Global

Ao seguir o modelo Stage-Gate, com insights obtidos durante o workshop, a probabilidade de sucesso global do projeto é significativamente superior.

Construir a Equipa para o Workshop

O sucesso de qualquer projeto reside, em grande parte, na formação de uma equipa competente e diversificada. O workshop de Project Design é uma etapa crítica onde a composição da equipa desempenha um papel fundamental. Ao criar um ambiente colaborativo e inclusivo, garantimos que as perspetivas e conhecimento necessários para o sucesso do projeto são representados. Abaixo, identificamos os membros-chave que devem participar ativamente neste workshop:

• Líder do Projeto: O líder do projeto desempenha um papel central na definição da visão, metas e direção estratégica do projeto. A sua presença é crucial para alinhar a equipa com os objetivos globais.
• Especialistas Técnicos: Incluir os membros com conhecimentos técnicos específicos relevantes para o projeto e que farão parte da sua implementação (I&D, Engenharia, Qualidade, Produção, Manutenção, Marketing & Vendas, etc.). Estes especialistas fornecem insights valiosos sobre a viabilidade técnica e a implementação eficaz das soluções propostas.
• Representantes do Negócio: Membros com experiência em aspetos de negócio, são fundamentais para garantir que as decisões do projeto estão alinhadas com os objetivos organizacionais e as necessidades do cliente.
• Clientes (Se Aplicável): Se o projeto estiver relacionado com um produto ou serviço para utilizadores finais específicos, a presença de representantes destes utilizadores é positiva. Eles irão oferecer uma visão prática das necessidades e expectativas dos clientes.
• Facilitador do Workshop: Um facilitador ou consultor experiente é importante para guiar as discussões, ajudar com a metodologia, manter o foco nos objetivos do workshop e garantir a participação de todos os membros.

Ao reunir uma equipa multidisciplinar, garante-se uma abordagem holística na definição do Project Design, considerando não apenas os aspetos técnicos, mas também os requisitos do negócio, e, quando aplicável, as expectativas dos clientes finais. Essa diversidade de perspetivas enriquece as discussões, promove a inovação e estabelece uma base sólida para o sucesso do projeto.

Principais Etapas do Project Design: Contruir um Mapa para o Sucesso

O sucesso de um projeto está intrinsecamente ligado à eficácia da sua fase de desenho. O Project Design não é apenas a fase inicial, mas sim, o desenho de toda a jornada desde a conceção até à implementação. Para garantir uma condução organizada e estratégica desse percurso, é crucial adotar uma abordagem bem estruturada.

De seguida, descrevemos a principais etapas deste processo.

Etapa 1: Nomear o projeto

Começar por definir a identidade do projeto através da atribuição de um nome. Realizar discussões em equipa para alinhar a missão do projeto. Um título adequado não deve apenas captar a essência da solução, mas também coincidir com a compreensão e a visão da equipa. O nome deve ser colocado no canto inferior esquerdo da folha.

Etapa 2: Definir a data de término

Definir os limites temporais do projeto estabelecendo a data de término. Este marco crucial serve como um farol, guiando a equipa para a conclusão em tempo útil. Registar esta data em destaque, colocando-a no canto inferior direito da área de trabalho.

Etapa 3: Definir o objetivo das Decision Reviews

Envolver a equipa em discussões para determinar o objetivo das Decision Reviews (DRs) ou pontos de integração. É importante descrever claramente quando as DRs são necessárias para impulsionar o projeto ou garantir a qualidade da solução. Deve-se, igualmente, decidir sobre a formalidade destas revisões e colocar a informação na parte inferior do mapa.

Etapa 4: Listar os Pontos das Decision Review

Nomear e posicionar cada Decision Review numa linha do tempo no centro do gráfico. Organizar sequencialmente essas DRs da esquerda para a direita, refletindo a sua ocorrência cronológica. Cada DR deve validar a realização sustentada de tarefas e eventos de atividade usando dados.

Etapa 5: Definir os Inputs para as Decision Reviews

Para cada DR, devem ser definidos os dados ou itens de entrada necessários. Listar essas entradas em ‘post-its’ e colocá-las no topo da DR correspondente. É relevante articular claramente o conhecimento necessário para tomar decisões informadas.

Etapa 6: Definir os Outputs para as Decision Reviews

Acordar quais os critérios de saída, os fatores “Go/No-Go”, para cada avaliação. Os critérios devem ser listados em post-its abaixo de cada DR e devem ser definidos os outputs necessários e os respetivos critérios de verificação/validação.

Etapa 7: Definir as Funções Principais da Equipa

Listar as principais áreas de intervenção da equipa principal no lado esquerdo da área de trabalho. Acordar o tipo de liderança necessária para cada área e determinar a abordagem de tomada de decisão dentro da equipa (por exemplo, consenso, votação, debate).

Etapa 8: Listar Clientes e Fornecedores

Identificar e listar os clientes e fornecedores para o projeto, acima e abaixo da equipa principal. Alargar a definição de fornecedores de modo a incluir não só os fornecedores de materiais, mas também fontes de informação e conhecimento.

Etapa 9: Alinhamento das Decision Reviews

Alinhar cada DR com uma “área-mãe” designada e acordada pela equipa. Isso garante que cada revisão corresponda a uma área específica de foco dentro do projeto.

Etapa 10: Listar as Principais Tarefas de Trabalho

Listar as principais tarefas de trabalho, criando um roteiro que oriente a equipa através das complexidades do projeto. Definir pacotes de trabalho para cada tarefa, garantindo que a sua definição está alinhada com os requisitos para a subsequente DR. Cada célula de trabalho deve ser criada de acordo com o calendário e a liderança adequada, promovendo um progresso eficiente.

Etapa 11: Identificar os Participantes das Tarefas

Visualizar uma equipa multidisciplinar estendendo verticalmente todas as áreas que devem colaborar em cada tarefa. Eliminar ineficiências e agilizar os canais de comunicação, identificando os principais participantes envolvidos em cada tarefa, o que promove um ambiente colaborativo e sinérgico.

Etapa 12: Identificar os participantes nas Decision Reviews

Identificar as várias áreas que devem participar nas Decision Reviews. Usar post-its para indicar as diferentes seções que desempenham um papel nessas avaliações críticas. Esta etapa garante um contributo e feedback abrangentes dos stakeholders relevantes, contribuindo para um processo de tomada de decisão completo.

Etapa 13: Standard Work Detalhado

Listar as normas e procedimentos a serem seguidos para cada tarefa ou DR. Se os procedimentos existentes não tiverem standards definidos, iniciar o processo SDCA (Standardize, Do, Check, Act) para estabelecer clareza e consistência. Planear workshops ou eventos para criar o standard work para tarefas críticas, garantindo que esse processo não afete negativamente o cronograma do projeto.

Conclusão: Implementar um Projeto Bem-sucedido

Em síntese, a implementação estratégica dos modelos Phase-Gate revela-se como um catalisador essencial para otimizar o Project Design, proporcionando uma abordagem estruturada. Ao integrar fases, gates de revisão, e um processo iterativo de melhoria contínua, esses modelos não apenas garantem a eficácia em cada etapa, mas também se tornam a bússola confiável para o sucesso do projeto. A jornada do Project Design é transformada, não apenas numa sequência de fases, mas num caminho estrategicamente planeado, onde cada decisão e ajuste são cuidadosamente avaliados, resultando em projetos mais eficientes, controlados e bem-sucedidos.

Ainda tem dúvidas sobre o Project Design?

O que é o Modelo de Stage-Gate?

Um modelo de stage-gate, também conhecido como phase-gate, é uma estrutura de gestão de projetos que divide um projeto em etapas ou fases distintas, cada uma separada por gates ou pontos de verificação. Em cada gate, é tomada a decisão de continuar para a próxima etapa, modificar o plano do projeto ou encerrar o projeto. Esta abordagem estruturada ajuda a garantir que os recursos sejam alocados de forma eficiente, que os riscos sejam avaliados em pontos-chave e que os objetivos do projeto sejam cumpridos de forma eficaz.

O que é uma Decision Review?

Uma decision review é um processo de avaliação da gestão de projetos conduzido nas stage gates para avaliar as decisões estratégicas tomadas durante um projeto. Este processo garante que as decisões estão alinhadas com os objetivos do projeto, são apoiadas por dados relevantes e contribuem para o sucesso geral do mesmo. A revisão pode levar a ajustes no plano do projeto, alocação de recursos ou uma decisão de continuar, modificar ou encerrar o projeto.

O que é um Milestone?

Um milestone, em português “marco”, é um evento significativo ou ponto crucial no cronograma de um projeto, indicando a conclusão de uma fase importante ou o alcance de um objetivo específico. Geralmente, os milestones são utilizados para medir o progresso e marcar pontos chave ao longo do desenvolvimento do projeto.