Die Bedeutung des Concept Study Workshops bei Investitionsprojekten

Im anspruchsvollen und komplexen Umfeld strategischer Vorhaben sticht eine Projektart besonders hervor: Investitionsprojekte. Diese langfristigen Projekte sind entscheidend für den Aufbau, die Verbesserung oder die Instandhaltung von Sachanlagen. Darüber hinaus stellen sie eine erhebliche Investitionsverpflichtung dar und erfordern ein effizientes Management sowie eine zielgerichtete Umsetzung. In einem Kontext, in dem jede Entscheidung direkte Auswirkungen auf langfristige Resultate hat, ist die anfängliche Phase der Concept Study von zentraler Bedeutung für den Projekterfolg.

Angesichts des Umfangs dieser Vorhaben ist die Durchführung eines Concept Study Workshops unerlässlich, da dieser eine strategische Plattform zur Entwicklung und Bewertung unterschiedlicher Optionen bietet. Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung dieses Workshops als Wegbereiter für Exzellenz in Investitionsprojekten – bereits in der Anfangsphase.

Ziele und Schwerpunkte des Workshops

Der Concept Study Workshop findet in der Regel im Anschluss an die Phasen „Bewertung und Genehmigung der Projektidee“ sowie „Bewertung der Auswirkungen auf die globale Wertschöpfungskette“ statt. Die Hauptziele des Workshops lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Entwicklung und Bewertung von Konzeptoptionen: Die Teilnehmenden werden dazu angeregt, kreative Ideen zu entwickeln, die die strategischen Projektziele effizient erfüllen können. Eine sorgfältige Bewertung dieser Optionen ist entscheidend, um jene Lösungen zu identifizieren, die das beste Verhältnis zwischen Wirksamkeit und wirtschaftlicher Realisierbarkeit bieten.
• Untermauerung durch Studien und Kostenanalysen: Während des Workshops ist es unerlässlich, dass die erarbeiteten Konzeptoptionen durch fundierte technische Studien und Kostenanalysen gestützt werden. Dies schafft eine belastbare Grundlage für fundierte Entscheidungen und ermöglicht es den Beteiligten, die finanziellen und operativen Auswirkungen jeder Alternative zu verstehen.
• Fokus auf ein systematisches Vorgehen: Ein strukturiertes, methodisches Vorgehen bildet das Rückgrat des Workshops. Es stellt sicher, dass die Entwicklung und Bewertung der Optionen effizient und nachvollziehbar erfolgt.

Zusammenfassend verfolgt der Concept Study Workshop das Ziel, fundierte Konzeptoptionen auf Basis eines systematischen Prozesses und solider Analysen zu entwickeln – als Grundlage für den langfristigen Projekterfolg.

Schritt-für-Schritt-Prozess

Im Folgenden wird das systematische Vorgehen vorgestellt, wobei die Bedeutung jeder einzelnen Phase für den Gesamterfolg von Investitionsprojekten hervorgehoben wird. Diese Phasen lassen sich auf unterschiedliche Projekttypen anwenden – von der Entwicklung einer neuen Fertigungslinie bis hin zum Bau einer neuen Produktionsstätte oder eines Lagers.

1. Annahmen

Der Ausgangspunkt des Workshops ist die Identifizierung und Definition der Annahmen, die den Verlauf des Projekts maßgeblich beeinflussen. Diese Annahmen bilden das Fundament für alle zukünftigen Entscheidungen und Umsetzungsstrategien. Auch wenn viele dieser Informationen bereits zu Projektbeginn festgelegt wurden, ist es entscheidend, sie gemeinsam mit dem gesamten Team zu überprüfen und transparent zu teilen. Zu den Informationen, die überprüft und geteilt werden sollten, gehören:

• Zeit: Wesentliche Termine werden definiert – einschließlich Start- und Abschlussdaten sowie relevanter Zwischenmeilensteine, sofern zutreffend.
• Kosten: Das finanzielle Rahmenwerk ist ein zentraler Aspekt bei der Umsetzung von Investitionsprojekten. In diesem Schritt werden die Parameter definiert, die das Projektbudget steuern – von den Anfangskosten bis hin zu Prognosen für spätere Phasen.
• Qualität: Die angestrebte Exzellenz sowie die anzuwendenden Qualitätssicherungsverfahren werden definiert, um die Einhaltung der festgelegten Standards sicherzustellen.
• Sicherheit: Grundlegende Bedingungen und Praktiken zur Gewährleistung der Sicherheit werden festgelegt. Dies schließt die Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften und bestehender Sicherheitsprotokolle ein.
• Weitere entscheidende Faktoren: Neben den genannten Aspekten berücksichtigt dieser Schritt weitere projektspezifische Faktoren, wie etwa Umweltauflagen, regulatorische Anforderungen oder besondere Vorgaben, die den Projekterfolg direkt beeinflussen.

Nach Abschluss dieses Schritts sind die Grundlagen des Projekts abgestimmt, und das Team verfügt über ein gemeinsames Verständnis – eine essenzielle Voraussetzung für die fundierte und strategische Entwicklung der Konzeptoptionen.

2. Brainstorming von Konzeptoptionen

Diese Phase spielt eine zentrale Rolle bei der Generierung innovativer Ideen und der Erweiterung des Lösungshorizonts für das Projekt. Ziel ist es, die Teilnehmenden dazu zu ermutigen, sich von gewohnten Denkansätzen zu lösen – denn genau dadurch entsteht Raum für Kreativität.

Vielfalt ist in diesem Schritt besonders wichtig. Beiträge aller Teammitglieder – unabhängig von Funktion oder Berufsbezeichnung – werden gezielt gefördert, um ein breites und vielfältiges Spektrum an Konzeptoptionen zu entwickeln. Ein unterstützendes Umfeld ist dabei entscheidend für den Erfolg des Brainstormings. Kreativitätsfördernde Methoden sowie visuelle Hilfsmittel zur Veranschaulichung der Ideen kommen gezielt zum Einsatz.

Alle im Brainstorming entwickelten Ideen sollten sorgfältig dokumentiert werden – etwa in Form von Skizzen, Diagrammen oder kurzen Beschreibungen, die den Kern jeder Konzeptidee festhalten. Auch wenn die Ideen noch nicht ausgereift sind, kann eine erste Bewertung dabei helfen, besonders vielversprechende Ansätze für die nächste Phase zu identifizieren. Am Ende dieses Schritts liegt ein vielfältiges Spektrum an Konzeptoptionen vor. Dieser kreative Prozess bildet eine solide Grundlage für die anschließende strukturierte Analyse.

3. Eingrenzung auf 4–6 Konzeptoptionen

Nach der umfangreichen Brainstorming-Phase dient der dritte Schritt des Concept Study Workshops der gezielten Fokussierung. Ziel ist es, aus der Vielzahl der gesammelten Ideen die vier bis sechs vielversprechendsten Konzeptoptionen auszuwählen. Dieser Auswahlprozess ist entscheidend, um die Ressourcen des Teams auf die realistischsten und strategisch relevantesten Alternativen zu konzentrieren.

• Festlegung von Bewertungskriterien: Zu Beginn werden klare Kriterien definiert, anhand derer die Optionen systematisch bewertet werden. Dazu zählen beispielsweise technische Machbarkeit, strategische Ausrichtung, Kosten, Umweltauswirkungen und verbundene Risiken. Die Kriterien können je nach Priorität gewichtet werden.
• Teameinschätzung und erste Priorisierung: Anhand der festgelegten Kriterien bewertet das Team alle Optionen. Dies führt zu einer ersten Rangfolge, in der besonders geeignete Konzepte hervorgehoben werden.
• Diskussion und Teamausrichtung: Eine strukturierte Diskussion dient der Angleichung individueller Perspektiven. Dabei werden die Gründe für die jeweiligen Bewertungen reflektiert und gemeinsam validiert.
• Verfeinerung und Konsolidierung: Basierend auf der Diskussion können Optionen überarbeitet oder zusammengeführt werden. Ähnliche Ideen werden konsolidiert, Redundanzen entfernt. Ziel ist eine fokussierte Liste mit den stärksten Elementen aus dem gesamten Ideenpool.
• Endgültige Auswahl der 4–6 Optionen: Auf Grundlage der definierten Kriterien, der ersten Bewertung und der Gruppendiskussion erfolgt die Auswahl der Konzeptoptionen, die in die nächste Phase übernommen werden.

Diese Eingrenzung stellt sicher, dass Ressourcen gezielt für die vertiefte Analyse jener Alternativen eingesetzt werden, die das größte Potenzial zur Zielerreichung bieten.

4. Datenerhebung

Der vierte Schritt widmet sich der strukturierten Datenerhebung – einer entscheidenden Phase, um die ausgewählten Konzeptoptionen mit belastbaren Informationen zu untermauern. Ziel ist es, entscheidungsrelevante Daten bereitzustellen, die die nächsten Projektschritte unterstützen.

• Benchmarking und technische Recherchen durchführen: Zunächst wird ein Benchmarking durchgeführt, um relevante Branchenstandards zu identifizieren. Ergänzend erfolgen technische Recherchen, um Best Practices und technologische Neuerungen zu erfassen. Die Analyse ähnlicher Projekte liefert zusätzlich wertvolle Erkenntnisse.
• Kosten schätzen: Mithilfe aktueller, branchenspezifischer Kostendaten kann das Team die finanziellen Auswirkungen der Optionen realistisch bewerten.
• Regulatorische Anforderungen prüfen: Die Prüfung geltender nationaler und internationaler Vorschriften stellt sicher, dass alle Konzeptoptionen rechtskonform ausgearbeitet werden.
• Praxistests oder Tests mit Lieferanten durchführen: Um die praktische Umsetzbarkeit zu validieren, können Tests unter realen Bedingungen oder in Zusammenarbeit mit Lieferanten durchgeführt werden. Diese liefern konkrete Erkenntnisse zu Leistungsfähigkeit und Effizienz.
• Potenzielle Risiken in der Lieferkette identifizieren: Eine Analyse der Lieferkette dient dazu, frühzeitig Engpässe, Materialverfügbarkeiten und weitere Risiken zu erkennen und gezielt gegenzusteuern.

Am Ende dieses Schritts verfügt das Team über eine belastbare Wissensbasis, auf der fundierte Entscheidungen und weiterführende Analysen aufbauen können.

5. Analyse

Der fünfte Schritt des Workshops konzentriert sich auf die detaillierte Analyse jeder einzelnen Konzeptoption mit dem Ziel, systematisch Vor- und Nachteile zu identifizieren. Dieser kritische Prozess erfolgt mithilfe einer Optionsbewertungsmatrix, die einen objektiven Rahmen für den Vergleich der Alternativen bietet. Die Analyse baut auf dem Vorgehen aus Schritt 3 auf – nun jedoch auf Basis belastbarer Daten und mit höherer Genauigkeit.

• Definition der Bewertungskriterien: Zunächst werden die konkreten Bewertungskriterien festgelegt. Die in Schritt 3 verwendeten Kriterien können an dieser Stelle überprüft und – basierend auf den Erkenntnissen aus der Datenerhebung – verfeinert werden. Mögliche Kriterien sind: technische Machbarkeit, Kosten, Qualität, Sicherheit, Umweltwirkung, regulatorische Konformität sowie die Ausrichtung auf langfristige Ziele.
• Gewichtung der Kriterien: Um eine ausgewogene Analyse sicherzustellen, wird den Kriterien je nach Relevanz ein entsprechendes Gewicht zugewiesen.
• Erstellung der Optionsbewertungsmatrix: Auf Basis der Kriterien entwickelt das Team eine strukturierte Matrix, in der jede Option den definierten Kriterien gegenübergestellt wird. Die Bewertung erfolgt anhand standardisierter Skalen und ermöglicht eine objektive Beurteilung der Stärken und Schwächen jeder Option.
• Bewertung und Vergleich der Optionen: Jede Option wird einzeln bewertet. Daraus ergeben sich gewichtete Gesamtwerte, die den direkten Vergleich ermöglichen und aufzeigen, welche Alternativen in welchen Bereichen besonders überzeugen – oder kritisch zu hinterfragen sind.
• Diskussion und Entscheidungsfindung: Das Team analysiert die Matrix gemeinsam, diskutiert die Bewertungen und reflektiert die langfristigen Auswirkungen der einzelnen Optionen. Auf dieser Grundlage wird eine informierte Vorauswahl getroffen.

Nach Abschluss dieser Phase verfügt das Team über ein fundiertes Verständnis der jeweiligen Stärken, Schwächen und Risiken der Konzeptoptionen – als Grundlage für eine tragfähige Entscheidungsfindung.

6. Review

Diese Phase zielt darauf ab, einen gemeinsamen Konsens unter allen Beteiligten über die identifizierten Vor- und Nachteile der Konzeptoptionen zu erreichen – und damit eine solide Grundlage für die nächsten Projektschritte zu schaffen. In diesem Zusammenhang ist es essenziell, die bevorzugte Option (oder die zwei aussichtsreichsten) für die Weiterentwicklung festzulegen.

Dieser Schritt dient zudem der Sicherung interner Unterstützung, die für die erfolgreiche Umsetzung entscheidend ist. Während der Review-Phase ist es besonders wichtig, potenzielle Herausforderungen oder Risiken im Zusammenhang mit den jeweiligen Konzepten zu identifizieren. Die gemeinsame Analyse ermöglicht es, Risiken frühzeitig zu erkennen und entsprechende Strategien zu ihrer Minimierung zu entwickeln.

Auf Basis des Feedbacks der Beteiligten können gezielte Anpassungen an den Konzeptoptionen vorgenommen werden, um erkannte Schwächen gezielt zu adressieren.

Am Ende dieses Schritts liegt eine abgestimmte, intern validierte Auswahl vor, die strategisch ausgerichtet, fundiert dokumentiert und von allen relevanten Stakeholdern mitgetragen wird.

7. Weiterarbeit mit 1–2 Konzeptoptionen

Der siebte Schritt widmet sich der strukturierten Weiterverfolgung der erfolgversprechendsten Optionen. Diese Phase umfasst eine vertiefte Bewertung und die Erstellung eines konzeptionellen Engineering-Berichts.

• Sicherheitsbewertungen: Jede ausgewählte Option wird einer detaillierten Sicherheitsanalyse unterzogen – einschließlich Risikobewertung, Identifikation potenzieller Gefährdungen und Planung von Maßnahmen zur Risikoreduzierung.
• Überprüfung des Konzeptdesigns Im Rahmen der Concept Design Review wird das Konzept hinsichtlich technischer Machbarkeit, Betriebseffizienz, Umweltwirkungen, Betriebskosten, Flexibilität für künftige Erweiterungen und Zielausrichtung überprüft. Dabei werden sowohl technische als auch zeitliche und budgetäre Aspekte berücksichtigt. Ziel ist es, potenzielle Probleme, Risiken oder Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, bevor das Projekt in die nächste Phase übergeht.
• Erstellung eines konzeptionellen Engineering-Berichts: Abschließend wird ein umfassender Bericht erstellt, der alle bisherigen Bewertungen, Analysen und Entscheidungen dokumentiert. Der Bericht beschreibt die ausgewählten Optionen im Detail, inklusive Nutzen, Risiken, Umsetzungsstrategien und Lessons Learned. Er dient zugleich als zentrale Entscheidungs- und Kommunikationsgrundlage gegenüber Stakeholdern.

Dieser Schritt legt den Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung und schafft Klarheit und Transparenz hinsichtlich der nächsten Projektschritte.

8. Ausarbeitung von Design und Kosten

Im achten Schritt liegt der Fokus auf der Weiterentwicklung der gewählten Konzeptoptionen. Mithilfe von Tools wie Prozessflussdiagrammen, Blocklayouts und Kostenschätzungen mit einer Genauigkeit von ±30 % wird das Design in konkrete Pläne überführt.

Das Konzeptdesign wird durch Prozessflussdiagramme visualisiert, welche die logische Abfolge der Aktivitäten abbilden. Ergänzend kommen Schemata und Blocklayouts zum Einsatz, um Dimensionen, räumliche Anordnung, Ausrüstungspositionierung und logistische Abläufe zu definieren. Ziel ist es, ein realistisches und praktisch umsetzbares Gesamtbild zu schaffen.

Parallel zur Designausarbeitung erfolgen verfeinerte Kostenschätzungen. Mithilfe realer Daten werden die Kosten jeder Maßnahme analysiert. Dabei werden gezielt Einsparungspotenziale identifiziert, etwa durch alternative Materialien, effizientere Prozesse oder technologische Innovationen.

Die Verbesserung von Design und Kosten ist ein iterativer Prozess, der zur finalen Ausgestaltung eines wirtschaftlich tragfähigen und technisch realisierbaren Konzepts führt.

Nach Abschluss dieses Schritts stehen ausgereifte und umsetzungsreife Pläne zur Verfügung, die als Grundlage für die Implementierung dienen.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Concept Study Workshop ein unverzichtbares Instrument zur Ausschöpfung des vollen Potenzials von Investitionsprojekten ist.

Er ermöglicht nicht nur die strukturierte Entwicklung und Bewertung relevanter Optionen, sondern schafft die Voraussetzungen für fundierte Entscheidungen im Einklang mit den strategischen Unternehmenszielen. Durch den Einsatz systematischer Methoden stärkt er die Qualität der Konzeptentwicklung, reduziert Risiken und erhöht die Erfolgschancen langfristiger Investitionen.

Der Concept Study Workshop leistet somit einen wesentlichen Beitrag zum nachhaltigen Wachstum und zur Zukunftsfähigkeit von Organisationen.

Noch Fragen zum Concept Study Workshop?

Was sind Investitionsprojekte?

Investitionsprojekte bezeichnen Vorhaben, die mit erheblichem finanziellem Aufwand verbunden sind und auf die Planung, den Bau, die Erweiterung oder Verbesserung physischer Vermögenswerte abzielen – beispielsweise Anlagen, Infrastruktur, Ausrüstungen oder Immobilien. Sie haben in der Regel langfristige Auswirkungen auf die Leistungsfähigkeit und Effizienz eines Unternehmens. Beispiele sind der Bau einer neuen Fabrik, die Erweiterung einer Fertigungslinie oder die Einführung neuer Technologien.

Was ist eine Optionsbewertungsmatrix?

Eine Optionsbewertungsmatrix ist ein analytisches Werkzeug zur strukturierten Bewertung und zum Vergleich verschiedener Alternativen anhand festgelegter Kriterien. Sie unterstützt Entscheidungsprozesse in Projekten, bei denen mehrere mögliche Lösungswege zur Auswahl stehen.

Typische Schritte zur Erstellung und Nutzung einer Optionsbewertungsmatrix:

• Festlegung der Bewertungskriterien: Identifikation der entscheidungsrelevanten Bewertungskriterien.
• Zuweisung von Gewichtungen gemäß ihrer Relevanz: Zuweisung von Gewichtungen, um die relative Bedeutung der einzelnen Kriterien zu reflektieren.
• Bewertung der Optionen anhand der Kriterien (z. B. Punktesystem): Einschätzung jeder Option im Hinblick auf jedes Kriterium durch Punktevergabe oder Ratings.
• Berechnung gewichteter Gesamtwerte je Option: Multiplikation der vergebenen Bewertungen mit den jeweiligen Gewichtungen und anschließende Summierung.
• Vergleich und Auswahl der bestbewerteten Alternative: Auswertung der gewichteten Gesamtbewertungen zur Gegenüberstellung der Optionen. Die Option mit der höchsten Punktzahl wird häufig als bevorzugte Wahl betrachtet.