Projektmanagement: Optimierung jährlicher Stillstände in der Holzwerkstoffindustrie

Das Unternehmen

Das betreffende Unternehmen wurde vor über sechzig Jahren gegründet und hat sich rasch zu einem der größten portugiesischen Hersteller von Holzwerkstoffen entwickelt. Das im Norden Portugals ansässige Unternehmen wuchs sowohl organisch als auch durch Übernahmen und wurde zu einem der führenden Unternehmen der Branche mit Geschäftseinheiten in Europa, Nordamerika und Afrika.

Seit mehreren Jahren ist das Unternehmen fest entschlossen, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln. In diesem Zusammenhang entstand dieses Verbesserungsprojekt, das sich auf die Stilllegung der Fabriken zur Durchführung der jährlichen geplanten Instandhaltung konzentrierte.

Die Herausforderung

Das Hauptziel des Projekts war die Einführung von Planungsmethoden zur Optimierung der jährlichen Instandhaltungsstillstände. Dazu mussten die bestehenden Prozesse überprüft und verbessert werden, um ein effizienteres und effektiveres Management dieser Stillstände zu erreichen. Das Projekt sollte mit einem Pilotprojekt beginnen, um die neuen Methoden zu testen und die Ergebnisse messbar zu machen. Auf der Grundlage der im Rahmen des Pilotprojekts gewonnenen Lessons Learned wurde ein Ausbauplan für die Umsetzung in anderen Einheiten erstellt, um einen standardisierten und einheitlichen Ansatz zu erreichen.

Das Projektteam sah sich mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

• Reduzierung der externen Arbeitskosten
• Steigerung der betrieblichen Effizienz durch Verkürzung der für die Durchführung geplanter Maßnahmen benötigten Zeit
• Verbesserung und Standardisierung der Planung sowie Umsetzung des visuellen Managements
• Verbesserung der Sicherheit mit dem Ziel, Arbeitsunfälle vollständig zu vermeiden

Die Lösung

Zu Beginn des Projekts wurde eine Reihe von Aufgaben definiert, von denen einige besonders hervorzuheben sind:

• Einführung einer globalen Instandhaltungspolitik und standardisierter Methoden für geplante Stillstände
• Pflege einer Hochleistungskultur, die Operational Excellence und Innovation fördert
• Verbesserung der Sicherheit bei Instandhaltungsarbeiten
• Entwicklung einer neuen Methodik, die auch an anderen Standorten angewandt werden kann

Das identifizierte Problem war die Komplexität der Instandhaltungsarbeiten während der geplanten Sommerabschaltung, die durch erhebliche Ineffizienzen und mangelnde Standardisierung gekennzeichnet war. Hinzu kamen hohe Arbeitskosten, die den Einsatz von rund 80 externen Fachkräften erforderten, sowie eine Stillstandszeit von über drei Wochen. Zu den Ursachen für dieses schwierige Szenario gehörten unzureichende Aufsicht, die nicht rechtzeitige Bestellung der erforderlichen Teile und Werkzeuge, die fehlende Sichtbarkeit eines kritischen Plans, eine zu konservative Zeitplanung der Aufgaben und schließlich die unzureichende Zeit, die für die Planung von Maßnahmen und die Zuweisung von Ressourcen aufgewendet wurde.

Die Analyse der Problemursachen machte deutlich, in welchen Bereichen Handlungsbedarf bestand, um den Instandhaltungsprozess während des Sommerstillstands zu optimieren.

Die Lösung bestand in der Umsetzung einer Reihe von Initiativen:

Pull-Planung mit Zeit- und Kostenpuffern

Es wurde ein Pull-Planungssystem eingeführt, das Zeit- und Kostenpuffer integriert, um die Einhaltung von Terminen und Budgets zu gewährleisten.

Ressourcenplanung

Es wurde eine Strategie zur Ressourcenplanung entwickelt, die die effiziente Zuweisung von Arbeitskräften optimiert und unnötige Kosten minimiert.

Visuelle Managementtafeln zur Überwachung von Arbeit und Schlüsselindikatoren

Visuelle Managementtafeln wurden eingeführt, um einen klaren Überblick über den Fortschritt der Aufgaben und die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) zu geben, die Transparenz zu fördern und Anpassungsbedarf frühzeitig zu erkennen.

Tägliche Besprechungen

Es wurden tägliche Steuerungssitzungen eingeführt, um eine effektive Kommunikation zu gewährleisten, aktuelle Herausforderungen zeitnah zu lösen und das Team auf die strategischen Ziele auszurichten.

Planung von Werkzeugen, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterial

Es wurde ein strategischer Plan für die effiziente Bereitstellung von Werkzeugen, Ersatzteilen und Verbrauchsmaterialien entwickelt, der sicherstellt, dass diese in der Nähe der Maschinen verfügbar sind und die Kits vorbereitet sind, um die Ausführungszeit zu optimieren.

Tägliche Kostenkontrolle

Es wurde ein tägliches Kostenkontrollsystem eingeführt, um die Ausgaben für Instandhaltungsmaßnahmen genau zu überwachen, Einblicke in Echtzeit zu erhalten und datengestützte Entscheidungen zu erleichtern.

Ergebnisse

Die durch die Umsetzung der vorgeschlagenen Strategien erzielten Ergebnisse zeigten erhebliche Auswirkungen auf die Instandhaltungsarbeiten. Die Arbeitskosten wurden um beachtliche 25% gesenkt, was auf eine wirksame Optimierung der Ressourcenzuweisung hindeutet. Darüber hinaus verringerte sich die Dauer der geplanten Stillstände um 10%, was die Verbesserung der betrieblichen Effizienz und des Zeitmanagements während dieser kritischen Phasen widerspiegelt. In finanzieller Hinsicht waren die Gewinne beträchtlich und beliefen sich auf eine Einsparung von 510.000 EUR. Diese Zahlen bestätigen nicht nur den implementierten Ansatz, sondern weisen auch auf eine effizientere und wirtschaftlich nachhaltige Zukunft für die Instandhaltungspraktiken des Unternehmens hin.