Transformation eines kommunalen Finanzwesens

Das Unternehmen

Eine portugiesische Gemeinde, die für ihr Engagement bekannt ist, ihren Bürger*innen hochwertige Dienstleistungen bereitzustellen, stand vor erheblichen Herausforderungen im Bereich des Finanzwesens. Mit einem breiten Aufgabenspektrum – darunter wirtschaftliche, finanzielle und Vermögensbewirtschaftung – strebte diese öffentliche Einrichtung danach, ihre Prozesse zu optimieren, um ein inklusives, intelligentes und umweltverträgliches Wachstum zu fördern – im Einklang mit den in der Kommunalgesetzgebung festgelegten Zuständigkeiten.

Die Herausforderung

Die Finanzabteilung der Gemeinde, bestehend aus mehreren Organisationseinheiten und insgesamt 34 Mitarbeitenden, hatte mit Herausforderungen bei der Einnahmenerhebung und im Beschaffungsprozess zu kämpfen. Es wurde ein klarer Verbesserungsbedarf bei der Ausstellung von Einnahmedokumenten, der Kontrolle von Zahlungseingängen, der Vereinfachung der Erfassung von Ausgaben sowie der Effizienz von Zahlungen an Lieferanten festgestellt. Ziel war es, eine höhere Effizienz und Wirksamkeit der Abläufe zu erreichen, indem die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Einnahmen und Zahlungen verkürzt und die Höhe der offenen Verbindlichkeiten reduziert wurde.

Der Ansatz

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, verfolgte die Gemeinde eine vielschichtige Strategie, die auf der Implementierung technologischer Lösungen und der Neustrukturierung interner Prozesse basierte:

Entwicklung und Implementierung von PowerBI-Dashboards

Zur Verbesserung der Steuerung und Überwachung zentraler Leistungskennzahlen (KPIs) wurden spezifische Dashboards entwickelt und eingeführt, die Team-Meetings erleichtern und datenbasierte Entscheidungsprozesse unterstützen.

Einführung dynamischer Meetings und Teamsteuerung

Digitale Tools wurden für wöchentliche Routinen im Teammanagement eingeführt, mit Fokus auf die KPI-Überwachung und die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Optimierungen im Einnahmeprozess

Zu den durchgeführten Maßnahmen gehörten die Automatisierung der Verknüpfung von Gutschriften mit Rechnungen sowie die Einführung monatlicher Routinen zur Überwachung von Forderungen mit einem Alter von mehr als 120 Tagen. Prozesse im Bereich Bildung und verschiedene Genehmigungsverfahren profitierten von spezifischen Automatisierungen zur effizienten Benachrichtigung über offene Beträge sowie zur automatischen Ausstellung von Gutschriften.

Optimierungen im Ausgabenprozess

Durch die Eliminierung unnötiger Schritte im Vergabeprozess sowie die automatische Integration von Rechnungen wurde der Ausgabenprozess vereinfacht und beschleunigt.

Diese Initiativen spiegeln ein starkes Engagement für Innovation und Effizienz wider. Der gewählte Ansatz veranschaulicht, wie Technologie und strategisches Management erfolgreich kombiniert werden können, um neue Standards für Exzellenz in der öffentlichen Verwaltung zu setzen.

Ergebnisse

Die von der Gemeinde verfolgte Modernisierungsstrategie erzielte bedeutende Ergebnisse und führte zu einem deutlichen Fortschritt in der Operational Excellence. Die durchschnittliche Zeit für den Rechnungseingang konnte von 8,8 auf 1,7 Tage verkürzt werden – eine Verbesserung von 81%. Gleichzeitig wurde die durchschnittliche Zahlungsdauer gegenüber Lieferanten um 44% reduziert – von 9 auf 5 Tage –, was die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimierte und zu einem dynamischeren Wirtschaftskreislauf beitrug. Zudem sank der Bestand offener Forderungen um 13%, was auf ein wirksameres Forderungsmanagement und ein entschlossenes Vorgehen bei der Rückgewinnung offener Beträge zurückzuführen ist.

Diese Ergebnisse unterstreichen nicht nur die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen, sondern auch das kontinuierliche Streben der Gemeinde nach Verbesserung und effizientem Umgang mit öffentlichen Ressourcen. Diese Fallstudie dient als inspirierendes Beispiel dafür, wie der Einsatz von Technologie und die Neugestaltung von Prozessen zu disruptiven Verbesserungen im Finanzmanagement öffentlicher Einrichtungen führen können.