Veränderung in der Gesundheitsversorgung im Krankenhaus von Mataró

Das Universitätskrankenhaus von Mataró, Teil des Consorci Sanitari del Maresme (CSdM), wurde für sein Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Innovation in der Gesundheitsversorgung ausgezeichnet. Dank der Umsetzung von Projekten, die auf Lean Healthcare-Methoden basieren, gelang es dem Krankenhaus, seine Betriebsprozesse zu optimieren, Wartezeiten zu verkürzen und die Sicherheit von Patienten und Besuchern zu verbessern.

Engagement für Innovation und Exzellenz im Gesundheitswesen

Das Krankenhaus mit mehr als 25 Jahren Erfahrung versorgt eine Bevölkerung von 279.000 Menschen und bietet eine breite Palette an primären und spezialisierten Gesundheitsdienstleistungen. Allerdings hatte es Schwierigkeiten bei der Optimierung seiner Prozesse, insbesondere in zwei kritischen Bereichen: der Entnahme- und Laboreinheit, die für diagnostische Laboruntersuchungen zuständig ist, und der Verwaltung und Verwendung mechanischer Fixierungen (CCMM).

Um diesen Schwierigkeiten zu begegnen, wurden Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung wie Lean Healthcare eingeführt, mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz zu optimieren und die Erfahrungen sowohl der Patienten als auch des Gesundheitspersonals zu verbessern.

„Das mit Lean Healthcare strukturierte Verbesserungsmodell ist ein ganzheitlicher Ansatz, der Kultur, kontinuierliche Verbesserung und Management-Tools miteinander verbindet.“ – Carles Sivilla, Abteilung für Prozessverbesserung

Optimierung des Einsatzes mechanischer Fixierungen

Der Einsatz mechanischer Fixierungen im Krankenhaus von Mataró wurde als kritischer Bereich für die Verbesserung der Sicherheit und des Wohlbefindens der Patienten identifiziert. Mit dem Ziel, deren Anwendung zu reduzieren und die damit verbundenen Verfahren zu verbessern, hat das Krankenhaus ein Projekt zur Optimierung des Einsatzes dieser Maßnahmen umgesetzt, um deren korrekte Anwendung zu gewährleisten, die Risiken für die Patienten zu minimieren und die Einhaltung der Normen und bewährten Praktiken im Gesundheitswesen sicherzustellen.

Überwindung von Hindernissen in der Gesundheitsversorgung

Die Verwendung mechanischer Fixierungen war ein wichtiges Anliegen, da sie zwar der Sicherheit der Patienten dienen sollten, ihre Wirksamkeit jedoch nicht wissenschaftlich belegt war. Darüber hinaus war ihre Verwendung mit negativen Auswirkungen für die Patienten verbunden, die sowohl ihr Wohlbefinden als auch ihre Grundrechte beeinträchtigten. Vor diesem Hintergrund wurde beschlossen, den Einsatz dieser Fixierungen durch die Einführung eines Modells der „mechanischen Nullfixierung” zu reduzieren, das nach wirksameren Alternativen suchte.

„Wir haben uns vorgenommen, ein Verbesserungsprojekt durchzuführen, um alle Probleme zu lösen, die wir identifiziert hatten.“ – Coral Marín, Leiterin des Prozesses für mechanische Rückhaltevorrichtungen

Projektziele

Das Projekt, das sich am Strategieplan 2025 orientiert und auf die Verbesserung der Patientenerfahrung ausgerichtet ist, hat folgende Ziele definiert:

1. Optimierung der Anwendung mechanischer Fixierungen: Festlegung klarer Sicherheitsindikatoren, um eine angemessene Anwendung der Fixierungen zu gewährleisten;
2. Verbesserung der klinischen Aufzeichnungen: Einführung eines standardisierten Systems für die Verwaltung von Einverständniserklärungen und Verbesserung der Qualität der klinischen Nachsorge;
3. Festlegung einer Logistiknorm: Optimierung der Verfügbarkeit und Verwendung der für mechanische Fixierungen erforderlichen Materialien.

Die Herausforderung stellte eine bedeutende Chance dar, die Qualität der Gesundheitsversorgung zu verbessern, indem ein stärker patientenorientiertes Modell und eine kontinuierliche Bewertung der Notwendigkeit von Fixierungen gefördert wurden.

Maßnahmen zur Transformation

Um den identifizierten Herausforderungen zu begegnen, wurden mehrere Schlüsselmaßnahmen umgesetzt:

1. Bildung eines multidisziplinären Teams: Es wurde ein Team aus Pflegefachkräften, Hilfskräften und mittleren Führungskräften gebildet, um die Verbesserungen bei der Anwendung der CCMM zu koordinieren;

Abbildung 1 – Multidisziplinäres Team

1. Überarbeitung und Aktualisierung des CCMM-Protokolls: Das Protokoll wurde gemäß den besten Praktiken und geltenden Normen angepasst und dem gesamten Team umfassend bekannt gegeben;
2. Weiterbildungssystem: Es wurde ein jährliches Schulungsprogramm für das Personal entwickelt, das sich auf die korrekte Anwendung der CCMM und die Aktualisierung der Krankenakten konzentriert;
3. Logistische Optimierung: Es wurde ein Kanban-System zur Verwaltung der für die Anwendung der CCMM erforderlichen Materialien eingeführt, um deren Verfügbarkeit bei Bedarf sicherzustellen.

Abbildung 2 – Beispiel für das Kanban-System

Die Umsetzung dieser Strategien ermöglichte nicht nur eine Reduzierung des Einsatzes von CCMM, sondern auch eine erhebliche Verbesserung der klinischen Dokumentation und der allgemeinen Patientensicherheit, wodurch sichergestellt wurde, dass die getroffenen Maßnahmen die am besten geeigneten waren.

Ergebnisse, die Spitzenleistungen fördern

Das Projekt zur Optimierung der mechanischen Rückhaltevorrichtungen erzielte greifbare Ergebnisse, die sich in folgenden Schlüsselindikatoren widerspiegeln:

• Informierte Einwilligungen: Der Prozentsatz der vom Pflegepersonal erteilten informierten Einwilligungen stieg von 0 % im Jahr 2022 auf 98,3 % und auf 92,6 % (im Falle von Familienangehörigen).
• Korrekte Anbringung von CCMM: Die korrekte Anbringung von Fixierungen stieg um 28,8 % von 67,9 % im Jahr 2022 auf 96,7 %.
• Verkürzung der Durchlaufzeit: Verkürzung der Durchlaufzeit von CCMM von 3 auf 1 Tag.
• Kontinuierliche Bewertung der Notwendigkeit von Fixierungen: Die Bewertung der Notwendigkeit, die Fixierung fortzusetzen, stieg um 12,5 % von 18,9 % auf 31,4 %;
• Verbesserung der klinischen Aufzeichnungen: Der Prozentsatz der vom Pflegepersonal erstellten Aufzeichnungen stieg um 10,2 % auf 54,5%.

„Wir haben einen großen Unterschied festgestellt.“ – Sandra Gallardo, Pflegeteam, mechanische Fixierungen

Die erzielten Ergebnisse belegen den Erfolg der Umsetzung von Verbesserungen bei den Eindämmungsprozessen und unterstreichen die positiven Auswirkungen auf die Patientensicherheit und die Zufriedenheit des Teams, während gleichzeitig die Effizienz bei der Anwendung der CCMM verbessert wurde.

Optimierung des Probenahmeprozesses

Der Prozess der Probenentnahme im Krankenhaus von Mataró war zwar für die Diagnose und Behandlung der Patienten unerlässlich, stand jedoch vor mehreren operativen Herausforderungen, die sowohl die Effizienz als auch die Patientenerfahrung beeinträchtigten.

Abbildung 3 – Beispiel für den Probenahmeprozess

Herausforderungen bei der Optimierung von Gesundheitsprozessen

Der Prozess der Probenentnahme wies erhebliche Ineffizienzen auf, wie z. B. lange Wartezeiten, unzureichende manuelle Planung und eine unorganisierte Verteilung der Patienten in den Warteräumen. Diese Mängel wirkten sich negativ auf die Zufriedenheit der Nutzer und die Effizienz des Gesundheitspersonals aus.

„Wir mussten ein Projekt starten, um zu erkennen, was wir an unserem Service verbessern konnten.“ – Cruz Hernández, Leiter der Probenahmeprozesse

Ziele für eine exzellente Versorgung

Um die Effizienz und Qualität der Dienstleistungen zu verbessern, hat das Krankenhaus drei strategische Ziele zur Optimierung des Prozesses der Probenentnahme festgelegt. Diese Ziele sind:

• Verkürzung der Wartezeiten für Patienten: Verkürzung der durchschnittlichen Wartezeit um 50 % von 15 auf 7 Minuten;
• Optimierung der Patientenplanung: Bearbeitung von 250 bis 280 Anfragen pro Tag ohne Aufstockung des Personals (Krankenschwestern);
• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit: Ausgleich der Arbeitsbelastung und Vermeidung von Überlastung.

Maßnahmen, die die Gesundheitsversorgung neu definieren

Dieses zweite Projekt zielte auf die Umsetzung folgender Maßnahmen ab:

Optimierung des Arbeitsablaufs

Die unnötige erste Warteschlange wurde abgeschafft, sodass die Patienten nun gleichzeitig ihr Ticket abholen und ihren Antrag validieren können, was die Wartezeiten verkürzt.

Die Raumaufteilung wurde ebenfalls neu organisiert, um den Patientenfluss zu verbessern und die Aufrufung der Patienten über digitale Bildschirme zu erleichtern.

Planung und Ressourcenmanagement

Es wurde ein dynamisches Terminplanungssystem eingeführt, das die Entnahmen an die tägliche Nachfrage anpasst und dabei Urlaubszeiten, Feiertage und Brückentage berücksichtigt. Außerdem wurde ein Jahreskalender für das Pflegepersonal erstellt, um die Aufgabenverteilung zu optimieren und eine angemessene Abdeckung zu gewährleisten.

Es wurde ein Zeitplan für zusätzliche Entnahmen (vor Operationen, Notfälle) festgelegt und vereinbart, dass außerordentliche Termine, falls erforderlich, ab 10:30 Uhr angesetzt werden, um eine Überlastung der gefragtesten Zeitfenster der Schicht zu vermeiden.

Technologie und Digitalisierung

Es wurden zusätzliche Tablets eingeführt, um die Validierung von Proben in Echtzeit zu erleichtern und manuelle Prozesse zu eliminieren. Der Warteschlangenmanager wurde ebenfalls angepasst, um die Zeit für die Ausstellung der Tickets von 90 auf 60 Minuten vor dem Termin zu reduzieren, was die Effizienz bei der Patientenverwaltung verbessert hat.

Überprüfung von Verfahren und Kommunikation

Es wurde ein Standard für die Terminplanung für Probenentnahmen erstellt und die Anweisungen für spezielle Untersuchungen, wie Urin- oder Stuhlproben, wurden überarbeitet, was die Kommunikation mit den Patienten verbessert hat.

Die Information der Patienten wurde ebenfalls durch ein visuelles Managementsystem verbessert, das die Patienten durch den Probenentnahme-Kreislauf führt (Plakate, Linien auf dem Boden).

Optimierung der Personalzuweisung

Die Variabilität bei der Zuweisung von Fachkräften wurde reduziert, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter überwiegend diejenigen waren, die normalerweise in diesem Dienst tätig sind, um die Vertrautheit mit den Verfahren zu verbessern und Wartezeiten zu verkürzen. Bei unvorhergesehenen Ausfällen wurde Hilfspersonal hinzugezogen, um eine permanente Abdeckung zu gewährleisten.

Verbesserung des Qualitätsmanagements

Die 5S-Methodik wurde angewendet, um die Räume zu organisieren und die Prozesse zu standardisieren, was zu einer effizienteren und nachhaltigeren Arbeitsumgebung führte.

Abbildung 4 – Anwendung der 5S

Es wurden Messungen und Analysen von Vorfällen und Auswirkungen durchgeführt, um die Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen zu überwachen.

Diese Maßnahmen, die sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen, die dynamische Ressourcenplanung und die Integration von Technologie konzentrieren, zielen darauf ab, die betriebliche Effizienz und die Erfahrung sowohl der Patienten als auch der Fachkräfte zu verbessern und eine schnellere, präzisere und qualitativ hochwertigere Versorgung zu gewährleisten.

Ergebnisse, die den Unterschied machen

Reduzierung der Wartezeit

Die Wartezeit wurde um 50 % von 15 auf 7 Minuten reduziert, was die Patientenerfahrung deutlich verbessert hat.

„Wir hatten eine perfekte Wartezeit von sieben Minuten für die Patienten.“ – Sandra Cortijo, Laborverwalterin, Probenentnahme

Optimierung der Humanressourcen

Durch die Terminplanung konnten täglich zwischen 250 und 280 Anfragen bearbeitet werden, ohne dass die Anzahl der Mitarbeiter erhöht werden musste, was die betriebliche Effizienz verbesserte.

Es ist wichtig zu betonen, dass diese Steigerung der Teamkapazität durch die Eliminierung oder Reduzierung von Aufgaben ohne Mehrwert erreicht wurde. Das heißt, es ging nicht darum, mehr zu arbeiten, sondern sich stärker auf Aktivitäten mit höherem Mehrwert zu konzentrieren, insbesondere auf die Patientenversorgung, was zu einer größeren Kohärenz zwischen der durchgeführten Tätigkeit und der Erreichung des Ziels der betreffenden Einheit führt und somit die Zufriedenheit der Fachkräfte erhöht.

Mitarbeiterzufriedenheit

Die Arbeitsbelastung wurde ausgewogen verteilt, was laut den Ergebnissen interner Umfragen zu einer deutlichen Verbesserung der Zufriedenheit des Teams führte.

Die Anwendung der Prinzipien der kontinuierlichen Verbesserung erwies sich als wirksames Instrument zur Verbesserung von Prozessen, ohne dass zusätzliche personelle Ressourcen erforderlich waren. Diese Prinzipien können in anderen Kontexten und Krankenhäusern mit ähnlichen Ergebnissen in Bezug auf Effizienz und Zufriedenheit sowohl für die Nutzer als auch für die Fachkräfte repliziert werden.

Transformative und nachhaltige Wirkung

Die Umsetzung von Lean-Methoden in beiden Projekten ermöglichte erhebliche Verbesserungen in der betrieblichen Effizienz, der Qualität der Patientenversorgung und der Erfahrung der medizinischen Fachkräfte. Die Projekte optimierten nicht nur die Nutzung der verfügbaren Ressourcen, sondern legten auch den Grundstein für die Fortsetzung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses im Krankenhaus.

Diese Fortschritte zeigen, dass es mit dem richtigen Ansatz und dem Engagement des gesamten Teams möglich ist, die Prozesse der Gesundheitsversorgung erheblich zu verändern und sowohl auf operativer Ebene als auch in Bezug auf die Zufriedenheit von Patienten und Fachkräften beeindruckende Ergebnisse zu erzielen.