Modernisierung der Kommunen: Herausforderungen und Lösungen

Das Unternehmen

Ein Rathaus, das für eine Vielzahl von wichtigen Bürgerdiensten zuständig ist, gehört zu den prominentesten im Land. Mit einem Jahresbudget von etwa 1,3 Mio. € und rund 10.000 Mitarbeitenden strebt die öffentliche Einrichtung kontinuierlich nach Exzellenz in der Dienstleistungserbringung und der Erfüllung der Bedürfnisse der Bürger. Sie ist in einem  breiten Spektrum von Bereichen tätig und spielt eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von Dienstleistungen in wesentlichen Sektoren für die Gemeinschaft.

Mit vielfältigen Aktivitäten bietet die öffentliche Einrichtung Dienstleistungen in den Bereichen Sozialaktion, Umwelt, Kultur, Verbraucherschutz, Sport, Bildung, Energie, städtische Ausstattung, Wohnen, Erbe, kommunale Polizei, Entwicklungsförderung, Kontrolle von städtebaulichen Maßnahmen, Zivilschutz, Grundversorgung, Gesundheit, Freizeit und Verkehr an.

Diese umfangreiche Verantwortung unterstreicht die Bedeutung der öffentlichen Einrichtung im Leben der Bürger und in der Infrastruktur der Region. In diesem Zusammenhang steht das Rathaus, als so zentrale Institution für die Gemeinschaft, ständig vor der Herausforderung, seine internen Prozesse zu optimieren, um Effizienz und Wirksamkeit in der Dienstleistung zu gewährleisten.

Die Herausforderung

Das Hauptziel der städtebaulichen Politik der öffentlichen Einrichtung ist es, die Bürokratie zu verringern, Effizienz, Modernisierung und Digitalisierung der Dienstleistungen zu fördern und somit einen exzellenten Service zu gewährleisten. Die Herausforderung besteht darin, die städtebauliche Genehmigung zu vereinfachen, indem die Verfahren agiler, klarer, transparenter und bürgerfreundlicher gestaltet werden.

Diese Herausforderungen erforderten einen integrierten und kooperativen Ansatz, der alle Beteiligten einbezieht, sowie ein Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Innovation, um die Bedürfnisse der Gemeinschaft effizient und effektiv zu erfüllen.

Der Ansatz

Das Projekt wurde konzipiert, um die Ergebnisse der städtebaulichen Genehmigungsaktivität zu verbessern und ihre digitale Entwicklung zu fördern. Der Ansatz umfasste eine Reihe von innovativen Initiativen, einschließlich:

Diagnose und Dokumentation:

• Durchführung einer umfassenden Diagnose der bestehenden Verfahren im städtebaulichen Genehmigungswesen.
• Detaillierte Dokumentation der Arbeitsabläufe und der möglichen Verbesserungsmöglichkeiten.

Prozess-Reengineering:

• Optimierung der Prozessabläufe.
• Automatisierung von Aufgaben.
• Einführung von Mustern für Bewertungen und Benachrichtigungen.

Planung und Implementierung:

• Festlegung klarer Ziele und KPIs zur Überwachung des Fortschritts.
• Schrittweise Implementierung der Änderungen mit Schwerpunkt auf der Minimierung von Unterbrechungen in den bestehenden Dienstleistungen.

Implementierung von Technologie:

• Einsatz geeigneter technologischer Werkzeuge zur Unterstützung der neuen Prozesse.
• Entwicklung oder Übernahme von Informations- und Kommunikationssystemen, die die Abwicklung der Verfahren erleichtern.

Der gewählte Ansatz zielte nicht nur darauf ab, die bestehenden Verfahren zu vereinfachen, sondern auch eine kulturelle Veränderung hin zu einer effizienteren, transparenteren und ergebnisorientierten Verwaltung zu fördern.

Ergebnisse

Das Projekt hat einen Paradigmenwechsel in der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen ausgelöst. Die Standardisierung und digitale Optimierung bildeten die Grundlage für die Evolution der Organisationskultur und ermöglichten eine höhere Effektivität und schnellere Reaktionsfähigkeit.

Die neue Kultur der Transparenz ermöglichte eine gerechte Aufgabenverteilung sowie die Identifizierung kritischer Aufgaben und das Verständnis der durchschnittlichen Entscheidungszeiten. Es wurde eine durchschnittliche Reduzierung der Lizenzierungszeiten um 2 Monate beobachtet, mit noch stärkeren Reduzierungen in bestimmten Phasen des Prozesses, wie z.B. in der Architekturphase, wo eine Reduzierung um 28% festgestellt wurde. Besonders hervorzuheben ist der organisatorische Einfluss durch die Verkürzung der Antwortzeiten interner Einheiten, die zwischen 50% und 75% variierten, und eine Reduzierung der durchschnittlichen Entscheidungszeit um etwa 25%, was zu einer größeren Schnelligkeit und Effizienz im Lizenzierungsverfahren führte.

Die Modernisierung und Digitalisierung der städtebaulichen Dienstleistungen in der öffentlichen Einrichtung haben nicht nur die Verfahren vereinfacht, sondern auch die Effizienz, Transparenz und Kundennähe deutlich verbessert. Dieses Verbesserungsprojekt dient als Beispiel dafür, wie digitale Transformation die Erbringung von Dienstleistungen revolutionieren kann, zum Vorteil sowohl der Verwaltung als auch der Nutzer. Die erfolgreiche Implementierung der vorgeschlagenen Verbesserungen unterstreicht das Engagement der öffentlichen Einrichtung für Exzellenz in der Dienstleistung und die Erfüllung der Bedürfnisse der Gemeinschaft.

In dieser Fallstudie wird veranschaulicht, wie die Implementierung von Prozessen zur Entbürokratisierung von Dienstleistungen und die Annahme einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung sowohl den Bürgern als auch der Stadtverwaltung signifikante Vorteile bringen können.