Modernisierung der Kommunen: Herausforderungen und Lösungen

In einem Kontext steigender Anforderungen seitens der Bürgerschaft und des Drucks zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung hat eines der größten kommunalen Unternehmen des Landes ein strukturiertes Programm zur Transformation der städtebaulichen Genehmigung eingeleitet. Das Ziel war klar: Prozessvereinfachung, Reduzierung der Antwortzeiten und Stärkung der operativen Effizienz durch Reengineering und Digitalisierung.

Mit direkter Auswirkung auf die Erfahrung der Bürgerschaft und die interne Leistung wurde dieses Projekt zu einem Meilenstein in der Modernisierung der städtebaulichen Dienste.

Nationale Referenz in der kommunalen Verwaltung

Das städtische Unternehmen, zuständig für eine Vielzahl von wesentlichen Dienstleistungen für die Bürger, gehört zu den prominentesten im Land mit einem jährlichen Budget von etwa 1,3 Mio. € und ungefähr 10.000 Mitarbeitern. Es strebt stets nach Exzellenz in der Dienstleistungserbringung und der Erfüllung der Bedürfnisse der Gemeinschaft, indem es in einem breiten Spektrum von Bereichen operiert und eine vitale Rolle in der Erbringung von Dienstleistungen in für die Gemeinschaft entscheidenden Sektoren spielt.

Mit einer vielfältigen Tätigkeit bietet das Unternehmen Dienstleistungen an, die Sozialaktion, Umwelt, Kultur, Verbraucherschutz, Sport, Bildung, Energie, städtische Ausrüstung, Wohnen, Erbe, städtische Polizei, Entwicklungsförderung, Kontrolle städtebaulicher Maßnahmen, Zivilschutz, Grundversorgung, Gesundheit, Freizeit und Verkehr abdecken.

Diese umfangreiche Palette an Zuständigkeiten unterstreicht die Bedeutung im Leben der Bürger und in der Infrastruktur der Region. In diesem Zusammenhang steht das Unternehmen als zentrale Institution für die Gemeinschaft ständig vor der Herausforderung der Optimierung seiner internen Prozesse, um Effizienz und Wirksamkeit in der Leistungserbringung zu gewährleisten.

Vereinfachung und Digitalisierung der städtebaulichen Genehmigung

Das zentrale Ziel der städtebaulichen Politik der Organisation ist die Förderung von Entbürokratisierung, Effizienz, Modernisierung und Digitalisierung der Dienste zur Gewährleistung einer exzellenten Dienstleistung. Die Herausforderung besteht in der Vereinfachung der städtebaulichen Genehmigung, um die Verfahren agiler, klarer, transparenter und bürgernäher zu gestalten.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erforderte einen integrierten und kollaborativen Ansatz unter Einbeziehung aller Beteiligten sowie eine kontinuierliche Verpflichtung zu Verbesserung und Innovation, um den Bedürfnissen der Gemeinschaft effizient und wirksam zu entsprechen.

Von der Analyse bis zur Implementierung: Das Transformationsmodell

Das Projekt wurde konzipiert, um die Ergebnisse der städtebaulichen Genehmigungsaktivität zu verbessern und ihre digitale Entwicklung voranzutreiben. Der Ansatz umfasste eine Reihe innovativer Initiativen, einschließlich:

Diagnose und Dokumentation

Das Projekt begann mit einer detaillierten Analyse des IST-Zustands, welche Folgendes beinhaltete:

• Durchführung einer umfassenden Diagnose der bestehenden Verfahren in der städtebaulichen Genehmigung;
• Detaillierte Dokumentation der Arbeitsabläufe und der möglichen Verbesserungsmöglichkeiten.

Prozess-Reengineering

Basierend auf den Schlussfolgerungen der Diagnose folgte die Phase des Prozess-Reengineerings, aus der Folgendes hervorging:

• Optimierung der Prozessabläufe;
• Automatisierung von Aufgaben;
• Einführung von Mustern für die Begutachtung und Benachrichtigung.

Planung und Implementierung

In dieser folgenden Phase erfolgte die:

• Festlegung klarer Ziele und Leistungsindikatoren zur Überwachung des Fortschritts;
• Schrittweise Implementierung der Änderungen mit Schwerpunkt auf der Minimierung von Unterbrechungen in den bestehenden Diensten.

Implementierung von Technologie

Schließlich erfolgte die Phase der Implementierung technologischer Werkzeuge, welche Folgendes beinhaltete:

• Nutzung geeigneter technologischer Werkzeuge zur Unterstützung der neuen Prozesse;
• Entwicklung oder Übernahme von Informations- und Kommunikationssystemen, welche die Abwicklung der Verfahren erleichtern.

Der gewählte Ansatz zielte nicht nur auf die Vereinfachung bestehender Verfahren ab, sondern auch auf die Förderung einer kulturellen Veränderung hin zu einer effizienteren, transparenteren und ergebnisorientierten Verwaltung.

Quantifizierbare Ergebnisse und organisatorische Auswirkung

Das Projekt hat einen Paradigmenwechsel in der Erbringung öffentlicher Dienstleistungen ausgelöst. Die Normierung und digitale Optimierung dienten als Grundlage für die Entwicklung der Organisationskultur und ermöglichten eine höhere Effektivität und schnellere Reaktionsfähigkeit.

Die neue Kultur der Überwachung ermöglichte eine gerechte Verteilung der Aufgaben sowie die Identifizierung kritischer Aufgaben und das Verständnis der durchschnittlichen Entscheidungszeiten. Es wurde eine durchschnittliche Reduzierung der Genehmigungszeiten um 2 Monate beobachtet, mit einer stärkeren Verringerung in bestimmten Prozessphasen, wie im Fall der Architekturphase, in der eine Reduzierung um 28 % erfolgte. Hervorzuheben ist die organisatorische Auswirkung durch die Verkürzung der Antwortzeiten interner Einheiten (zwischen 50 % und 75 %) und eine Reduzierung der durchschnittlichen Entscheidungszeit um etwa 25 %, was zu einer größeren Schnelligkeit und Effizienz in den Genehmigungsverfahren führte.

Abbildung 1 – Zusammenfassung der erzielten Ergebnisse

Die Modernisierung und Digitalisierung der städtebaulichen Dienste im Unternehmen haben nicht nur die Verfahren vereinfacht, sondern auch die Effizienz, Transparenz und Nähe zu den Nutzern signifikant verbessert. Dieses Verbesserungsprojekt dient als Beispiel dafür, wie die digitale Transformation die Dienstleistungserbringung revolutionieren kann, wovon sowohl die Verwaltung als auch die Nutzer profitieren. Die erfolgreiche Implementierung der vorgeschlagenen Verbesserungen verstärkt die Verpflichtung des Unternehmens zur Exzellenz in der Leistungserbringung und der Bedienung der Gemeinschaftsbedürfnisse.

Diese Fallstudie exemplifiziert, wie die Integration von Prozessen, die eine Entbürokratisierung von Diensten ermöglichen, und die Übernahme einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu bedeutenden Vorteilen für die Bürger sowie für das kommunale Unternehmen führen können.

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