Value Stream Analysis: De sleutel tot leanere operaties

Elke lean-beoefenaar weet dat het ontwerpen van het “to be” net zo belangrijk is als het begrijpen van het “zoals het is”. Omdat er geen universele oplossingen zijn, is een diepgaande blik op de huidige staat van het proces essentieel om een eventuele transformatie op gang te brengen, en daarom ontstond het concept van Value Stream Analysis .

Wat is een Value Stream Analysis?

Een Value Stream Analysis (VSA) is een lean managementmethode die bedrijven helpt bronnen van inefficiëntie, verspilling en onnodige kosten binnen hun bedrijfsvoering te identificeren en strategieën te ontwikkelen om de algehele prestaties van hun value stream te verbeteren.

Een value stream verwijst naar de reeks activiteiten die nodig zijn om een product of dienst te realiseren van het eerste verzoek tot de realisatie van waarde door de klant. Door value streams te analyseren, kunnen bedrijven beter begrijpen hoe hun bedrijfsvoering functioneert en gebieden identificeren waar verbeteringen kunnen worden doorgevoerd om de efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen. Dit zou uiteindelijk moeten samenkomen in een implementatieplan om ideeën van de grond te krijgen.

Een VSA is alleen succesvol als het wordt gezien als een multidisciplinair teamwerk. Het is cruciaal om sleutelpersonen te betrekken bij het ontwikkelen en implementeren van oplossingen, zodat zij zich volledig inzetten voor de toekomstige veranderingen.

Wat zijn de voordelen van een Value Stream Analysis?

1. Identificeer knelpunten en beperkingen

Een van de belangrijkste voordelen van de VSA is dat het bedrijven in staat stelt knelpunten en beperkingen te identificeren die hen verhinderen hun gewenste prestatieniveau te bereiken. Deze kunnen in verschillende vormen voorkomen – waaronder overproductie, wachten, afhandeling, defecten en overtollige voorraad – en door ze te signaleren kunnen value stream-managers strategieën opstellen om de hoeveelheid tijd en middelen die nodig zijn om producten en diensten te produceren te verminderen, wat op zijn beurt leidt tot lagere kosten en hogere winsten. Hoewel dit de meest voorkomende focus is, kan VSA bedrijven ook helpen hun tevredenheid te verbeteren door vertragingen, defecten en andere problemen die de klantervaring negatief kunnen beïnvloeden, te verminderen.

2. Invloed op alle gebieden van de organisatie

De VSA kan in elke sector, organisatie of bedrijfsgebied worden gebruikt. Of het nu bij een productiebedrijf, een dienstverlener, een overheidsinstantie of een commerciële afdeling is. Deze aanpak kan helpen om afval in elk proces te identificeren en te verminderen. Daarnaast kan de VSA zelfs breder worden gebruikt om de algehele prestaties van een organisatie te verbeteren. Sterker nog, zo zijn verschillende reizen van continue verbetering begonnen, die zich ontwikkelden tot meer significante en gerichte projecten.

3. Track prestaties

Tot slot gebruikt de Value Stream Analysis meetwaarden om prestaties te volgen. Meetmethoden kunnen worden gebruikt om een breed scala aan prestatie-indicatoren te meten, zoals levertijd, cyclustijd en doorvoer. Door deze statistieken in de loop van de tijd te volgen, kunnen bedrijven beter begrijpen hoe hun bedrijfsvoering presteert en verbeterpunten identificeren om maximale voordelen te behalen, wat uiteindelijk leidt tot meer succes en winstgevendheid.

Wat zijn de stappen van een Value Stream Analysis?

De VSA-stappen kunnen als volgt zijn:

1. Reikwijdte en doelstellingen
2. Huidige toestandsanalyse “zoals het is”
3. Kansenjacht
4. Visie op toekomstige staat “te zijn”
5. Kosten-batenanalyse
6. Implementatieplanning

Zoals bij elke methode voor continue verbetering, moet het proces beginnen met het vaststellen van het doel. De eerste stap moet zijn om zowel de scope te definiëren  – welke value stream? Welke product(en) of dienst(s)? Welke business unit(s)? – als de doelstellingen – wat te verbeteren en met hoeveel?

Twee belangrijke tips: ten eerste kan het definiëren van niet alleen in-scope onderwerpen, maar ook out-of-scope onderwerpen helpen bij de volgende stappen; ten tweede zorgt het gebruik van de GQCDM (Growth, Quality, Cost, Delivery, Motivation) classificatie voor een slimme selectie van doelen.

Value Stream Mapping (VSM)

Een van de meest effectieve manieren om een VSA uit te voeren is door gebruik te maken van Value Stream Mapping (VSM). Dit visuele hulpmiddel vertegenwoordigt de volledige value stream, inclusief alle handelingen die worden uitgevoerd vanaf het oorspronkelijke product- of dienstconcept tot de levering aan de klant. De value stream map is doorgaans verdeeld in drie hoofdsecties – de materiaalstroom, de informatiestroom en de procesgegevens – die een volledig beeld geven van de te analyseren value stream en het bewustzijn over bestaand afval in het hele systeem vergroten. Een veelgemaakte fout om te vermijden is om de drang te weerstaan om snel oplossingen te zoeken voordat je het probleem diep begrijpt, omdat dit snelle traject vaak leidt tot gemiste kansen.

De huidige statusmapping wordt gevolgd door het ontdekken van verbeterpunten, waarbij het team de VSM beoordeelt om het potentieel te identificeren om verspilling te elimineren, vertragingen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Enkele veelvoorkomende verbeterpunten die tijdens de opportunity hunting-stap kunnen worden geïdentificeerd zijn overtollige voorraad, wachttijd, defecten, onnodig transport en overproductie. Bij het beoordelen van potentiële verbeteringsmogelijkheden kan het VSA-team ook andere factoren meenemen zoals veiligheid, kwaliteit en milieueffect.

Het team zal vervolgens mogelijke oplossingen bedenken om deze problemen aan te pakken, waarbij verschillende factoren worden meegenomen zoals kosten, haalbaarheid en mogelijke impact op de totale value stream. Het doel in deze fase is om een visie op te bouwen voor de value stream van de toekomst – ook wel Value Stream Design (VSD) genoemd. Zodra potentiële verbeterpunten zijn geïdentificeerd, worden deze geprioriteerd op basis van hun impact op de totale value stream, evenals andere factoren zoals het gemak van implementatie en de kosten en middelen die nodig zijn. Deze prioritering helpt ervoor te zorgen dat de meest significante verbeteringen als eerste worden aangepakt, waardoor de algehele impact van het VSA-proces wordt gemaximaliseerd. De resultaten van de oefening zijn een gedetailleerd implementatieplan met het plannen van initiatieven, een identificatie van het projectteam en een duidelijke definitie van metrics en doelstellingen.

Om de bevindingen van een Value Stream Analyse te implementeren, zullen bedrijven doorgaans hun bedrijfsvoering moeten wijzigen. Deze veranderingen kunnen de introductie van nieuwe processen, het elimineren van onnodige activiteiten, de reorganisatie van afdelingen, de implementatie van nieuwe technologieën en de investering in personeelstraining omvatten, en vereisen bovenal nauwkeurige planning en uitstekende teamwork.

Wat zijn de belangrijkste toepassingen van Value Stream Analysis?

De meest traditionele toepassingen van Value Stream Analysis (VSA) zijn in de productie-industrie, waar productieprocessen betrokken zijn. Het kan echter ook worden toegepast op andere sectoren, zoals dienstverlening, gezondheidszorg, overheid en detailhandel, waar vergelijkbare processen betrokken zijn.

Enkele van de belangrijkste toepassingen van VSA:

Productie

VSA wordt veel gebruikt in de productie om verspilling in productieprocessen te identificeren en te elimineren. Het helpt om knelpunten, vertragingen en andere inefficiënte gebieden in het productieproces te identificeren en helpt communicatie, coördinatie en efficiëntie te verbeteren.

Dienstverlenende sector

VSA kan worden toegepast op de dienstensector om verspilling in dienstverleningsprocessen te identificeren en te elimineren. Het helpt de dienstverlening te stroomlijnen en de klanttevredenheid te verbeteren door verbeterpunten te identificeren.

Gezondheidszorg

VSA kan in de gezondheidszorg worden gebruikt om patiëntenzorgprocessen te verbeteren, wachttijden te verkorten en verspilling te elimineren. Het kan helpen om knelpunten in de patiëntenstroom te identificeren en de efficiëntie van het zorgproces te verbeteren.

Overheid

VSA kan worden toegepast op overheidsprocessen om de efficiëntie te verbeteren, verspilling te verminderen en de dienstverlening te verbeteren. Het helpt om inefficiëntie in overheidsprocessen te identificeren en manieren te vinden om deze te elimineren.

Retail

VSA kan in detailhandelsbedrijven worden gebruikt om de winkelefficiëntie te verhogen en de marges te vergroten. Het helpt retailers verliezen in hun processen te detecteren om een naadloze klantervaring tegen de laagste kosten te bieden.

Supply chain management

VSA kan worden gebruikt in supply chain management om inefficiënties in de stroom van materialen en informatie door de hele supply chain te identificeren. Het helpt om de toeleveringsketen als geheel te optimaliseren en de doorstroming tussen alle schakels te verbeteren.

Daarom is de VSA, of de flow-eenheid nu materieel, informatie of mensen is, een veelzijdig hulpmiddel dat in veel industrieën en bedrijfsgebieden kan worden toegepast.

Belangrijkste inzichten

Samenvattend is Value Stream Analysis een krachtig hulpmiddel dat bedrijven kan helpen om inefficiënte gebieden binnen hun bedrijfsvoering te identificeren en strategieën te ontwikkelen om hun algehele prestaties te verbeteren en de waarde die aan klanten wordt geleverd te vergroten. Het is een systematische aanpak om de stroom van materialen en informatie te begrijpen en te optimaliseren, waarmee bedrijven efficiëntie kunnen verbeteren, kosten kunnen verlagen en klanttevredenheid kunnen vergroten.

Deze lean managementmethode kan elke sector, organisatie of bedrijfstak helpen om te verbeteren en een voortdurende verbeteringsreis te starten. Het is echter essentieel om te onthouden dat het implementeren van VSA-bevindingen aanzienlijke planning en coördinatie vereist om volledige procesoptimalisatie te bereiken en de winst te beïnvloeden.

Bij Kaizen Institute raden we onze klanten sterk aan om één of meerdere Value Stream Analysis-oefeningen uit te voeren om een volledig perspectief op hun bedrijf te krijgen en een duurzame, baanbrekende visie voor de toekomst te formuleren, ondersteund door een aantrekkelijke businesscase.