Wat is een KAIZEN-event™ en hoe bevordert het een cultuur van continue verbetering?

KAIZEN-events™ zijn belangrijke elementen van transformatietrajecten binnen organisaties. Ze zijn een effectieve manier om projectteams te organiseren om een uitdagend probleem op te lossen of een innovatieve oplossing te implementeren voor een bestaande behoefte. Deze intensieve workshops brengen multidisciplinaire teams samen om oplossingen te ontwikkelen en praktische en meetbare verbeteringen door te voeren. In dit artikel zullen we in detail onderzoeken wat KAIZEN™ Events zijn, hoe ze te implementeren en welke voordelen we kunnen verwachten van deze transformerende aanpak.

Wat is een KAIZEN™ Event?

Gericht op de behoefte van de organisatie aan verbetering, is een KAIZEN-event™ een intensieve workshop die doorgaans is verdeeld in drie fasen:

1.      Voorbereiding

In deze fase worden relevante gegevens verzameld en worden benodigde apparatuur en materialen voorbereid. Het is essentieel om het proces of het gebied dat verbeterd zal worden duidelijk te begrijpen.

2.      Implementatie

Het team ontwerpt en test oplossingen om het vastgestelde proces/gebied te verbeteren. Het werk wordt uitgevoerd volgens gestandaardiseerde KAIZEN-methodologieën™.

3.      Vervolg

Na implementatie worden de resultaten gemonitord en eventuele afwijkingen gecorrigeerd. Het is essentieel om de resultaten te volgen en de financiële impact van de aangebrachte verbeteringen te beoordelen.

Bij het uitvoeren van een KAIZEN™ Event is er een reeks gouden regels die gevolgd moeten worden om de effectiviteit ervan te waarborgen:

1.      Multidisciplinair teamwerk

Een KAIZEN-event™ moet bestaan uit een multidisciplinair team, met vertegenwoordigers uit verschillende gebieden en met verschillende vaardigheden. Dit bevordert een uitgebreide en gediversifieerde benadering van probleemoplossing en uitrol van verbeteringen.

2.      Uitlijning en focus op één onderwerp

Alle teamleden moeten tijdens het event op één enkele kwestie op één lijn gericht zijn. Dit zorgt voor een duidelijke richting en voorkomt afleiding die het resultaat zou kunnen beïnvloeden.

3.      Gekwantificeerde Doelstellingen

De doelstellingen van het KAIZEN-event™ zouden meetbaar moeten zijn. Door specifieke doelen te stellen, kan het team de voortgang volgen en de impact van de verbeteringen evalueren.

4.      Gedefinieerde duur (Intensieve Dagen)

Een KAIZEN-event™ moet een duidelijk afgebakende duur hebben, meestal over intensieve dagen. Deze gerichte aanpak stelt het team in staat zich volledig te wijden aan het implementeren van verbeteringen, waardoor het veranderingsproces wordt versneld.

5.      Voorbereidingswerk

Voorafgaand aan het KAIZEN-event™ is het essentieel om voldoende voorbereiding uit te voeren. Dit kan bestaan uit gegevensverzameling of het voorbereiden van materialen en apparatuur voor de workshopdagen.

6.      Activiteiten bij de GEMBA

Tijdens het event moeten er activiteiten plaatsvinden in de Gemba – de plek waar het echte werk wordt gedaan – zodat het team het proces kan observeren en beter kan begrijpen en kansen voor verbetering kan identificeren.

7.      Directe implementatie

De verbeteringen die tijdens het KAIZEN-event™ zijn vastgesteld, moeten direct worden doorgevoerd. De snelle implementatie van oplossingen voorkomt vertragingen en zorgt ervoor dat de voordelen zo snel mogelijk worden behaald.

8.      Standaardmethodologie (KAIZEN™ Tools)

Het KAIZEN-event™ moet een standaardmethodologie volgen, waarbij geteste en bewezen KAIZEN-tools™ worden gebruikt. Deze tools helpen het team problemen te analyseren, oplossingen te vinden en verbeteringen op een gestructureerde en efficiënte manier door te voeren.

9.      Toepassing van tegenmaatregelen voor snelle afwijkingen correctie

Telkens wanneer afwijkingen in prestatie-indicatoren worden vastgesteld, moeten onmiddellijk tegenmaatregelen worden genomen om deze te corrigeren.

10.  Resultaten bijhouden en financiële impact berekenen

In de opvolging van KAIZEN™ Events is het noodzakelijk om de resultaten van de doorgevoerde verbeteringen te volgen en hun financiële impact te berekenen. Dit stelt de organisatie in staat het succes van de workshop te evalueren en te beslissen over het herhalen van de geïmplementeerde oplossing op andere gebieden.

Helaas slagen veel organisaties er niet in de verbeteringen die ze plannen doorvoeren. De manier waarop KAIZEN™ Events zijn gestructureerd stelt teams in staat zich te blijven richten op actie, wat snelle en effectieve implementatie van verbeteringen mogelijk maakt. Een KAIZEN-event™ wordt beschreven door verschillende uitdrukkingen die de unieke essentie en benadering ervan vastleggen:

1.      Leer door te doen

Deze uitdrukking suggereert dat het team zelf moet testen en het moet doen. De beste manier om te leren is door autonoom te beginnen met doen;

2.      Ga naar Gemba

Deze uitdrukking benadrukt het belang van het bezoeken van de Gemba, waar waarde wordt toegevoegd en alle verbeteringsmogelijkheden kunnen worden geïdentificeerd. Bezoek de Gemba om de volledige betrokkenheid van het team bij de acties te krijgen;

3.      MUDA Ogen

Het team moet zich altijd richten op het identificeren van MUDA (afval) om het te elimineren;

4.      Focus op doen, niet alleen op plannen

Workshops zouden voor meer moeten zijn dan alleen het plannen van acties – het uitvoeren ervan in de Gemba is het doel. Alle voorbereidingswerk moet vóór de dag van het event worden gedaan.

Wie zou moeten deelnemen aan een KAIZEN-event™?

Een KAIZEN-event™ moet bestaan uit een multidisciplinair team bestaande uit leden uit verschillende gebieden en op verschillende rapportageniveaus. Dit omvat operators, supervisors, managers, technische experts of iedereen die direct betrokken is bij het proces of het gebied dat het doel zal zijn van verbetering. De leiders van de natuurlijke teams en de managementniveaus zouden deze KAIZEN-events™ moeten leiden. De deelname van alle betrokkenen is essentieel om verschillende perspectieven te verkrijgen en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden gehoord worden.

Hoe lang duurt een KAIZEN-event™ doorgaans?

De intensieve dagen van een KAIZEN-event™ duren doorgaans een week. In deze periode wijdt het team zich intensief aan de eventactiviteiten, met de nadruk op analyse, oplossingsontwerp, testen en implementatie van verbeteringen. KAIZEN-events™ worden meestal georganiseerd in sprints van 3 maanden.

De regel van 1 event per tien mensen per jaar wordt meestal gebruikt bij het bepalen van het aantal events. Een bedrijf met 100 medewerkers zou jaarlijks ongeveer tien events moeten organiseren. Oefenen is de beste manier om het proces te beheersen en continue verbeteringen te realiseren.

Waar zou een KAIZEN-event™ moeten plaatsvinden?

Een KAIZEN-event™ zou moeten plaatsvinden in de Gemba, de daadwerkelijke werkplek waar waarde wordt toegevoegd. In deze omgeving vindt het proces of gebied plaats dat verbetering nodig heeft. Het organiseren van het event in de Gemba stelt het team in staat het proces direct te observeren en MUDA, problemen en verbeteringsmogelijkheden te identificeren. Op deze manier kunnen deelnemers een volledig begrip van de context krijgen en effectieve oplossingen implementeren.

Wanneer zou een KAIZEN-event™ moeten plaatsvinden?

De timing voor het organiseren van een KAIZEN-event™ kan variëren, afhankelijk van de behoeften en omstandigheden van de organisatie. Ze worden echter doorgaans gepland tijdens Value Stream Analysis (VSA) workshops. In deze workshops wordt een implementatieplan opgesteld dat de te organiseren events en hun planning omvat. KAIZEN-workshops™ kunnen ook voortkomen uit andere soorten activiteiten, maar dit is meestal de belangrijkste.

Hoe is een KAIZEN-event™ gestructureerd?

Binnen het universum van KAIZEN-events™ vinden we een grote verscheidenheid aan types, van meer transversale workshops, zoals 5S of standaardisatie, tot meer specifieke workshops, zoals layout- en lijnontwerp, standaardwerk, SMED, supermarkten, Mizusumashi, Kobetsu Kaizen, autokwaliteit, nieuwe productontwikkeling, websiteoptimalisatie en value selling. Binnen de KAIZEN-™ en Lean Six Sigma-methodologieën is er een breed scala aan hulpmiddelen beschikbaar.

Hoewel elk van deze workshops specifieke methodologieën heeft met duidelijk afgebakende fasen, is het interessant om op te merken dat ze allemaal kunnen worden samengevat in één essentieel hulpmiddel: de A3.

De 9-stap A3 is een hulpmiddel dat wordt gebruikt om KAIZEN-events™ te structureren en bij te houden. De term “A3” verwijst naar het papierformaat dat wordt gebruikt om relevante informatie over de workshop te documenteren en te communiceren. Het vel papier wordt gebruikt om een beknopt rapport te maken dat een 9-stappenstructuur volgt.

De negen stappen van de A3 bieden een systematische structuur om problemen en verbeteringen logisch en volledig aan te pakken. Het gebruik ervan bevordert teamsamenwerking, duidelijke communicatie en standaardisatie van het opvolgproces van de workshop.

1.      Definieer de uitdaging

In de eerste stap van de A3 identificeren we het bedrijfsprobleem, voor wie het relevant is en de reden achter de verbeteringsbehoefte. Het is essentieel om ervoor te zorgen dat het onderwerp relevant is voor de doelstellingen van de organisatie. Het op te lossen probleem moet duidelijk worden beschreven, en hiervoor kan de 5 waarom-methode worden gebruikt:

• Wat is het probleem? (Wat?)
• Waarom is het een probleem? (Waarom?)
• Waar ligt het probleem? (Waar?)
• Wanneer werd het een probleem? (Wanneer?)
• Voor wie is het een probleem? (Wie?)
• Wat is de impact van het probleem? (Hoeveel?)

Daarnaast is het essentieel om eerdere pogingen om het probleem op te lossen te onderzoeken.

2.      Breng De Huidige Situatie In Kaart

In deze tweede stap is het noodzakelijk de huidige situatie te beschrijven. Hulpmiddelen zoals Value Stream Mapping (VSM) of Supplier, Input, Process, Output, Customer (SIPOC) kunnen worden gebruikt. De huidige situatie moet duidelijk, logisch en visueel worden gepresenteerd. Verbeteringsmogelijkheden vanaf het beginpunt moeten worden geïdentificeerd, waarbij met data wordt gesproken en de huidige prestaties worden gekwantificeerd.

3.      Definieer doeltoestand

In de derde stap moet een specifiek doel worden gedefinieerd met behulp van SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Bereikbaar, Relevant, Tijdgebonden). Beschrijf de doelstellingen kwalitatief en kwantitatief en stel criteria vast voor het meten en evalueren ervan. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat het doel duidelijk, meetbaar en een stap dichter bij de doeltoestand is.

4.      Onderliggende oorzaken vinden

In deze stap moet de oorzaak van het probleem of de noodzaak worden onderzocht. Identificeer zoveel mogelijk alle mogelijke oorzaken. Doe onderzoek en gebruik technieken zoals het 5 Waarom-diagram en het Ishikawa-diagram (visgraat). Het doel is om de onderliggende oorzaken te vinden en afwijkingen van de doeltoestand te verklaren, zodat de analyse begrijpelijk is en alle relevante oorzaken aanpakt.

5.      Ontwerpoplossingen

In deze vijfde stap worden alle mogelijke oplossingen geïdentificeerd om de gewenste resultaten te bereiken. Vervolgens wordt de oplossing of tool gekozen die waarschijnlijk de beste resultaten zal opleveren. Het rangschikken van oplossingen met behulp van tools zoals de inspannings- en impactmatrix kan helpen bij het bepalen welke geïmplementeerd moeten worden. Bij het kiezen van een tegenmaatregel overweeg dan oplossingen die in vergelijkbare eerdere situaties succesvol waren.

6.      Testoplossingen

Tijdens deze fase wordt de impact van de voorgestelde tegenmaatregelen en oplossingen geëvalueerd. Er moeten proeven of tests worden uitgevoerd om te bevestigen dat de oplossing werkt en de verwachte resultaten oplevert. Het is ook relevant om mogelijke weerstanden te anticiperen die tijdens de uitvoering van de oplossingen kunnen ontstaan. Het evalueren van de impact, het behalen van concrete resultaten en het waarborgen van de haalbaarheid van de oplossingen zijn essentieel om te bepalen of het passend is om door te gaan met de implementatie of dat er aanvullende wijzigingen nodig zijn.

7.      Actieplan bijwerken

In deze fase is het belangrijk om het implementatieplan te definiëren en het actieplan bij te werken. Het plan moet de volgende vragen beantwoorden: wie is verantwoordelijk voor elke actie, wat moet gebeuren, wanneer en waar de activiteiten worden uitgevoerd, en hoe ze worden uitgevoerd. Het is ook noodzakelijk om rekening te houden met mogelijke problemen die tijdens de uitvoering kunnen ontstaan en hoe vooraf met weerstand om te gaan.

8.      Resultaten en standaarden bevestigen

In de achtste stap worden de verkregen resultaten geanalyseerd en moet verificatie worden uitgevoerd om te controleren of het doel van stap 3 is bereikt en over tijd houdbaar is. Met de “doellijn” weergegeven kunnen trendgrafieken worden gebruikt om resultaten te monitoren volgens de afgesproken frequentie. Het is van vitaal belang om regelmatig gegevens te verzamelen om de effecten van de tegenmaatregelen te controleren en ervoor te zorgen dat ze werken zoals verwacht. Het in stand houden van de uiteindelijke oplossing moet worden uitgevoerd door standaardisatie. Wanneer de resultaten zijn gevalideerd, zorg dan dat er standaarden zijn die de stabiliteit van de nieuwe processen mogelijk maken en dat mensen worden getraind om deze toe te passen.

9.      Consolidatie & Verbeteren

In deze laatste stap moeten de lessen die tijdens het proces zijn getrokken, worden geïdentificeerd. Het is ook noodzakelijk om vervolgproblemen te anticiperen en voortdurende verbetering te waarborgen. Uiteindelijk moeten verbeteringen in de volgende cyclus worden gepland. Het communiceren van de resultaten van het KAIZEN-event™ en positieve marketing kan worden gebruikt om teams te motiveren.

De impact en voordelen van KAIZEN-events™

Een KAIZEN-event™ levert noodzakelijkerwijs resultaten op, omdat het een nieuwe en betere werkwijze toepast. Het hele team is op één lijn en gefocust op een doel, waarbij een gestructureerde methodologie wordt gevolgd om dit te bereiken.

KAIZEN-events™ kunnen impact genereren en voordelen brengen voor verschillende indicatoren. We kunnen deze voordelen indelen in vijf hoofdcategorieën: kwaliteit, kosten, service (levering), teammotivatie en groei.

Bijvoorbeeld, bij een just-in-time flowcreatie-event zijn de resultaten meestal:

• 30% productiviteitswinst
• Kwaliteitsverbetering met 50%
• 40% ruimtevermindering
• Lagerverlaging met 70%

De impact en voordelen variëren per workshop.

1.      Kwaliteitsverbetering

Een van de potentiële voordelen van KAIZEN-events™ is kwaliteitsverbetering. Door processen te verbeteren, te standaardiseren en problemen aan de basis op te lossen, kunnen KAIZEN-events™ een aanzienlijke impact hebben op de kwaliteit van producten of diensten. Dit resulteert in een vermindering van niet-kwaliteitskosten, een afname van klachten, een toename van klanttevredenheid en daardoor een toename van loyaliteit.

2.      Kostenreductie

Een groot deel van de KAIZEN-events™ is gericht op het verlagen van kosten en het elimineren van procesverspilling. Dit kan worden bereikt door voorraadvermindering, ruimtevrijgave, operationele efficiëntie, productiviteitsverbetering en het verminderen van kosten van niet-kwaliteit, naast andere mogelijkheden. De verbeteringen die worden doorgevoerd bij KAIZEN-events™ kunnen leiden tot een aanzienlijke daling van de operationele kosten en een toename van de winst van de organisatie.

3.      Verbetering van de levering

Sommige KAIZEN-events™ richten zich op het verkorten van de doorlooptijd van processen (klantresponstijd). Dit resulteert in snellere levering van producten of diensten aan klanten, meer flexibiliteit om aan hun behoeften te voldoen en een kortere wachttijd. Het verbeteren van service en doorlooptijd kan de organisatie een concurrentievoordeel geven, waardoor klanttevredenheid en merkloyaliteit toenemen.

4.      Verhoogde teammotivatie

KAIZEN-events™ betrekken medewerkers bij het ontwerpen en implementeren van verbeteringen en het optimaliseren van hun dagelijkse werk. Dit creëert een samenwerkende werkomgeving waarin iedereen wordt aangemoedigd om bij te dragen aan ideeën en oplossingen om processen te verbeteren. Deelname aan KAIZEN-events™ kan de teammotivatie vergroten, de interne communicatie verbeteren, teamwork bevorderen en de relatie met de organisatie versterken.

5.      Bedrijfsgroei

KAIZEN-events™ kunnen ook de groei van organisaties stimuleren. KAIZEN-events™ op gebieden zoals marketing en verkoop hebben vaak een directe positieve invloed op de verkoop. Een ander gebied waar deze gebeurtenissen ook de bedrijfsgroei beïnvloeden, is R&D. Groei kan plaatsvinden door het betreden van nieuwe markten of uitbreiding in bestaande markten, het ontwikkelen van nieuwe producten/diensten, of het vergroten van de productiecapaciteit.

Deze vijf categorieën omvatten de belangrijkste voordelen die organisaties kunnen behalen door succesvolle KAIZEN-events™ te organiseren. Het is belangrijk te benadrukken dat deze categorieën elkaar niet uitsluiten en vaak overlappen, wat resulteert in uitgebreide voordelen voor de organisatie.

Hoe begin je met het implementeren van KAIZEN-events™ in je organisatie?

De geselecteerde KAIZEN-events™ moeten een gestructureerd proces volgen, want wanneer ze ad hoc worden uitgevoerd, sluiten ze mogelijk niet aan bij de werkelijke prioriteiten van de organisatie en bereiken ze daardoor mogelijk niet hun volledige potentieel.

KAIZEN-activiteiten™ in een organisatie beginnen doorgaans met een gebeurtenis genaamd Value Stream Analysis, waarbij een prioriteitswaardestroom wordt geselecteerd om aan te werken. Tijdens deze fase wordt de huidige staat geanalyseerd, de toekomstige toestand ontworpen en wordt een inzetplan opgesteld met de KAIZEN-events™ die in de volgende fase zullen worden uitgevoerd. Met andere woorden, events worden geselecteerd en prioriteiten worden vastgesteld op basis van de verbeteringsbehoeften van de waardestroom.

Hoe het Kaizen Institute je kan helpen op deze reis

Organisaties krijgen vaak de uitdaging om verbeteringen te plannen, maar ze niet te realiseren. Teams besteden vaak te veel tijd aan nadenken over wat hen zou kunnen tegenhouden om te verbeteren, op zoek naar de perfecte oplossing, en zonder het te beseffen zijn er na enkele maanden nog steeds geen verbeteringen.

Het Kaizen Institute heeft meer dan 30 jaar ervaring met het succesvol implementeren van KAIZEN-events™ in diverse soorten organisaties wereldwijd.

De KAIZEN-methode™ houdt teams gefocust op wat ze moeten doen om het actieplan zo snel mogelijk uit te voeren. Dit is het verschil tussen plannen en uitvoeren. Wanneer leiders deelnemen aan een KAIZEN-event™ en beseffen dat het echt mogelijk is om zo snel veranderingen door te voeren, wordt dat voor hen de enige manier om de organisatie te verbeteren en effectieve resultaten te leveren. KAIZEN-consultants™ fungeren als facilitators en helpen bij de toepassing van KAIZEN-methodologieën™ die de implementatie van veranderingen mogelijk maken.

Deze nieuwe aanpak voor het implementeren van impactvolle en disruptieve projecten kan het denken van KAIZEN™ bij medewerkers ontwikkelen, het belang van voortdurende verbetering versterken en daarmee de organisatiecultuur transformeren.

Heeft u nog vragen over KAIZEN-events™?

Wat is value stream analysis (waardestroomanalyse)?

Value Stream Analysis is een KAIZEN-event™ dat begint met het in kaart brengen van de huidige waardeketen, waarbij alle uitgevoerde activiteiten zichtbaar worden gemaakt, om te identificeren welke afval of toegevoegde waarde vertegenwoordigen. Deze mapping omvat niet alleen de materiaalstroom, maar ook de informatiestroom. Relevante gegevens, zoals arbeidskracht, voorraad, tijden, apparatuurgegevens en andere, worden aan deze kaart toegevoegd. Daarna begint de fase van toekomstige toestandsmapping, waarin het team wordt uitgedaagd een visie te creëren die alleen relevante activiteiten bevat. Vervolgens wordt de definitie gemaakt van de te voeren KAIZEN-events™, en worden tenslotte de verwachte voordelen berekend.

Wat zijn enkele voorbeelden van KAIZEN-events™ en hun respectievelijke doelstellingen.?

Pull Planning

Voer een planningsmodel uit op basis van de werkelijke vraag van de klant, waarbij hun verbruik de aanvulling van de eindvoorraad in gang zet.

Mizusumashi

Verzamel en verdeel alle operaties die geen waarde toevoegen aan het proces, maar wel noodzakelijk zijn, aan één of meer medewerkers en standaardiseer al deze taken in een repetitieve logistieke cyclus.

WIP Voorraad Supermarkten

Schaal en voer systematische aanvulling van de werkvoorraad uit door supermarkten op te zetten.

Just-In-Time

Implementatie van een eenheidsstroomcel.

Single-Minute Exchange of Die (SMED)

Verminder de afbouwtijd en het wisselen van de serie.

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Verbeter de algehele efficiëntie van de apparatuur op het gebied van beschikbaarheid, prestaties en kwaliteit.

Nieuwe productontwikkeling

Standaardiseer en versnel de ontwikkeling en industrialisatie van nieuwe producten.

Waardeanalyse/Waarde-engineering

Verbeter de waarde van een product/component, gedefinieerd door de relatie tussen functie en kosten, waarbij de kosten worden verlaagd zonder de essentiële functies te verminderen.

Autokwaliteit

Voer een methode uit om te voorkomen dat je fouten of kwaliteitsproblemen ontvangt, maakt of doorgeeft.

Probleemoplossing

Voer een gestructureerde aanpak uit om problemen op te lossen.

Websiteoptimalisatie

Verbeter of ontwikkel een website om meer potentiële klanten te bereiken en de gebruikerservaring te verbeteren, waardevolle content te leveren en deze om te zetten in verkoop.

Waardeverkoop

Verbeter het verkoopproces, van voorbereiding tot afsluiting, met focus op de waarde en voordelen van een product of dienst voor de klant.