A crescente complexidade da cadeia de abastecimento farmacêutica exige uma abordagem cada vez mais eficiente e ágil. A logística no setor farmacêutico, responsável por assegurar o abastecimento contínuo de medicamentos e produtos essenciais, enfrenta pressões constantes para otimizar o uso de recursos e minimizar desperdícios. Este artigo explora estratégias práticas para a redução de custos na logística e também na indústria farmacêutica, abordando boas práticas na gestão de stocks e inovações que podem transformar a eficiência ao longo de toda a cadeia.

Compreender os desafios de custo na indústria farmacêutica

A indústria farmacêutica enfrenta desafios únicos que se refletem diretamente nos seus custos operacionais. A complexidade regulatória, o controlo rigoroso de qualidade e as exigências de armazenamento e transporte específicos tornam a gestão de custos um desafio constante.

O impacto dos elevados custos operacionais na logística farmacêutica

A logística na indústria farmacêutica exige investimentos significativos em infraestrutura, tecnologia e controlo de qualidade. Entre os fatores que influenciam os custos operacionais, podemos destacar:

1. Exigências de armazenamento e transporte com temperatura controlada: muitos produtos farmacêuticos, incluindo vacinas e medicamentos biológicos, requerem temperaturas específicas para manter a eficácia. Este controlo aumenta os custos de transporte e armazenamento, obrigando a equipamentos especializados e a monitorização constante;
2. Regulamentações e conformidade: a logística farmacêutica deve obedecer a rigorosas regulamentações internacionais e locais, com auditorias regulares e certificações. O cumprimento dessas normas gera custos adicionais, com impacto nos processos e na complexidade de gestão;
3. Segurança e prevenção de perdas: devido ao valor elevado dos produtos, a indústria farmacêutica enfrenta riscos elevados de roubo e adulteração. Os custos com segurança, rastreamento e seguros para prevenir perdas são, por isso, indispensáveis e impactam também os custos;
4. Tecnologia de monitorização e rastreabilidade: para garantir a integridade dos medicamentos, é necessário implementar tecnologias de rastreabilidade, que permitem o acompanhamento desde a fábrica até ao destino final. Embora essencial, esta tecnologia adiciona um custo à cadeia logística.

Estes fatores, entre outros, reforçam a importância de estratégias de otimização para mitigar os custos operacionais, garantindo que a logística mantenha os padrões de qualidade exigidos, sem comprometer a acessibilidade dos medicamentos.

A cadeia de abastecimento farmacêutica: principais desafios de custo          

A cadeia de abastecimento na indústria farmacêutica é uma das mais complexas. Esta complexidade reflete-se diretamente nos custos, exigindo estratégias eficazes para garantir a sustentabilidade financeira e a acessibilidade dos produtos.

Complexidade da gestão de grandes inventários

A gestão de grandes inventários no setor farmacêutico é particularmente complexa devido às especificidades da indústria, que exige controlo rigoroso para garantir a segurança, qualidade e conformidade dos produtos. Esta complexidade surge de vários fatores:

• Diversidade de produtos: o setor farmacêutico lida com uma ampla gama de produtos. Cada produto tem requisitos únicos de armazenamento e manipulação;
• Requisitos de armazenamento especializado: muitos produtos farmacêuticos requerem condições de armazenamento específicas, como controlo de temperatura, humidade e proteção contra luz. Isto envolve a necessidade de infraestruturas específicas, como câmaras frias e sistemas de monitorização;
• Gestão dos prazos de validade: a maioria dos produtos farmacêuticos possui um prazo de validade e a gestão desse fator é essencial para evitar desperdícios. A monitorização dos prazos requer sistemas de rastreamento para garantir a rotação adequada dos stocks (First expired, First out – Primeiro a expirar, primeiro a sair);
• Imprevisibilidade da procura: as variações na procura podem ser significativas, dependendo de fatores sazonais, surtos de doenças ou mudanças nas políticas de saúde pública. Esta incerteza dificulta o planeamento de inventário e exige uma capacidade de resposta rápida para evitar tanto a rutura como o excesso de inventário.

Custos de transporte e armazenamento

O transporte e armazenamento de produtos farmacêuticos representam um desafio devido às especificidades que garantem a segurança e a eficácia dos medicamentos. Os custos elevados associados a este processo derivam de:

1. Requisitos de transporte com temperatura controlada: grande parte dos produtos farmacêuticos exige condições específicas de transporte, incluindo refrigeração ou congelamento, o que eleva o custo dos serviços de logística;
2. Necessidade de armazenamento especializado: como referido anteriormente, o armazenamento também exige ambientes controlados e certificados para garantir que os produtos mantenham a sua integridade ao longo do tempo. Este nível de especialização resulta em custos de manutenção e monitorização constantes;
3. Frequência e urgência no transporte: a necessidade de responder rapidamente à procura do mercado faz com que a indústria farmacêutica utilize serviços de transporte expressos ou frequentes, aumentando o custo global da logística.

Estes desafios tornam crucial a implementação de práticas eficazes de gestão de inventário e de transporte para otimizar custos e manter a eficiência da cadeia de abastecimento.

Como reduzir custos na indústria farmacêutica com Kaizen         

A aplicação de metodologias Kaizen na indústria farmacêutica tem como objetivo implementar uma cultura de melhoria contínua que promova a eliminação de desperdícios, contribuindo para uma gestão mais eficiente dos recursos e para a redução de custos. A abordagem Kaizen permite transformar a indústria farmacêutica através da otimização dos processos farmacêuticos essenciais.

Aumento do nível de serviço e redução de stocks

Na indústria farmacêutica, manter um elevado nível de serviço é essencial para responder eficazmente à procura, evitando ruturas de stock que comprometam o atendimento ao cliente. As metodologias do Lean Management possibilitam a redução de stocks sem comprometer este nível de serviço.

A adoção de novos paradigmas de planeamento, como o pull planning, permite alinhar a produção com a procura real. A metodologia SMED (Single Minute Exchange of Die) contribui para a redução dos tempos de mudança, possibilitando a produção em lotes menores e mais frequentes. Por outro lado, a utilização do Kobetsu Kaizen, que se foca na resolução de problemas específicos dos processos, promove melhorias concretas na indústria farmacêutica, como, por exemplo, no OEE (Overall Equipment Effectiveness).

Estas práticas não só ajudam a reduzir os níveis de stock e os custos associados, como também reforçam a capacidade de resposta, consolidando o compromisso com o nível de serviço.

Melhoria do OEE

O OEE, ou Eficácia Global dos Equipamentos, é uma métrica importante para avaliar a eficiência operacional na indústria farmacêutica. Composto por três índices – disponibilidade, rendimento e qualidade, o OEE fornece uma visão completa do uso eficaz dos equipamentos. Para otimizar este indicador, a metodologia Kobetsu Kaizen é uma opção eficaz, começando com uma análise detalhada dos dados e um estudo dos problemas, seguido pela identificação das causas raiz e pela definição e implementação de soluções. Esta abordagem estruturada contribui para ganhos consistentes na produtividade e na qualidade operacional, promovendo a melhoria contínua na indústria farmacêutica.

Figura 1 – Processo de cálculo do OEE

Redução dos custos de manutenção

A redução dos custos de manutenção é uma estratégia importante para aumentar a rentabilidade na indústria farmacêutica. A manutenção eficaz dos equipamentos previne falhas que podem interromper a produção e prolonga a vida útil dos ativos, diminuindo a necessidade de investimentos frequentes em substituições.

A melhoria da manutenção começa geralmente pela implementação da manutenção autónoma como primeira etapa. Esta prática envolve os operadores no cuidado básico dos equipamentos, capacitando-os para realizar inspeções, limpezas e pequenas correções, o que ajuda a detetar falhas precocemente e a prevenir problemas maiores. Por outro lado, a manutenção planeada é fundamental para organizar, gerir e executar os planos e atividades de manutenção focando-se na disponibilidade e fiabilidade dos equipamentos e na otimização dos custos.

Esta abordagem estruturada permite reduzir significativamente os custos de manutenção e assegurar a fiabilidade, continuidade e segurança das operações.

Reduzir o desperdício nas cadeias de abastecimento farmacêuticas

A cadeia de abastecimento da indústria farmacêutica é complexa, composta por várias etapas que vão desde a aquisição de matérias-primas, passando pela produção e armazenamento, até à distribuição final aos clientes, como distribuidores, farmácias e hospitais. Esta estrutura inclui uma logística rigorosa e protocolos de qualidade que asseguram a integridade dos produtos em cada fase. No entanto, estas exigências podem originar elevados custos ao longo da cadeia. A aplicação de práticas de gestão e planeamento mais eficazes é fundamental para reduzir os desperdícios e maximizar a eficiência em todas as etapas da cadeia de abastecimento.

Minimização do desperdício farmacêutico através de um melhor planeamento

O planeamento eficaz é uma peça-chave para minimizar o desperdício ao longo da cadeia de abastecimento farmacêutica. Um planeamento eficaz permite às empresas alinhar a produção com as necessidades reais do mercado, evitando tanto o excesso de inventário como a expiração dos produtos. Um dos pontos centrais para a melhoria do planeamento é a personalização da estratégia de abastecimento por cluster de produto. Para produtos permanentes, por exemplo, a utilização do pull planning permite uma resposta mais alinhada com a procura real, garantindo que o stock é reposto com base nas necessidades do cliente final. Já para produtos sazonais, um planeamento ajustado à variabilidade da procura ajuda a evitar tanto o excesso de stock fora da época de maior procura como a falta de produto nos períodos de pico. Esta customização por cluster de produto reduz o desperdício e aumenta a eficiência dos recursos alocados.

Outro conceito crucial é o last mile, que se refere à última etapa do processo de distribuição. A otimização do planeamento das frequências e das rotas de abastecimento nesta fase ajuda a assegurar que os produtos chegam ao seu destino final no menor tempo possível e nas melhores condições. Através de um planeamento cuidadoso das rotas e da frequência de entregas, é possível reduzir custos logísticos e minimizar a deterioração dos produtos. Com estas estratégias, a cadeia de abastecimento farmacêutica torna-se mais eficiente e sustentável, contribuindo para uma melhor gestão dos recursos e para uma operação financeiramente mais equilibrada.

Estratégias de redução de custos para a logística farmacêutica

A transformação digital está a impactar profundamente todas as indústrias, e o setor farmacêutico não é exceção. Estratégias inovadoras, como o uso de Inteligência Artificial (IA) e a automação de processos, têm demonstrado grande eficácia na melhoria da eficiência e na redução de custos ao longo das diversas etapas da cadeia de abastecimento.

Previsão da procura alimentada por IA

Uma das áreas em desenvolvimento com maior potencial de economia de custos na logística farmacêutica é a previsão da procura. A utilização de IA na indústria farmacêutica para prever a procura permite uma análise mais precisa dos padrões de consumo, ajustando a produção e a distribuição de acordo com as necessidades reais do mercado. Com base em grandes volumes de dados históricos e variáveis externas, como sazonalidade, tendências epidemiológicas e mudanças nos padrões de prescrição, a IA consegue identificar rapidamente mudanças na procura e adaptar os planos de produção e abastecimento. Esta precisão reduz a probabilidade de excesso de stock e de ruturas, além de minimizar o desperdício, promovendo uma operação mais ágil e económica. A IA tem o potencial para revolucionar a indústria farmacêutica em vários campos.

Automatização de armazenagem e distribuição

A automatização é outra estratégia que, quando bem projetada, permite reduzir custos na logística farmacêutica. A implementação de sistemas automatizados de armazenagem possibilita uma gestão eficiente dos stocks, com menor necessidade de intervenção manual e, consequentemente, menos erros. Robôs e tecnologias de picking automatizadas aceleram o processo de movimentação e organização dos produtos, garantindo que os medicamentos sejam armazenados e despachados com qualidade e rapidez. No entanto, a implementação destas tecnologias também apresenta algumas desvantagens, como a necessidade de manutenção regular, o elevado custo inicial de instalação e a forte dependência de sistemas tecnológicos, o que pode resultar em menor flexibilidade. Este tipo de investimento deve ser cuidadosamente analisado para cada caso.

Outra tecnologia relevante é a adoção de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) integrados que facilitam a coordenação entre a produção, o armazenamento e a distribuição. Estes sistemas permitem uma gestão de stocks em tempo real, um planeamento preciso da produção e uma distribuição otimizada, reduzindo assim os prazos e os erros.

Na distribuição, a automatização pode também incluir desde a gestão de rotas até a rastreabilidade em tempo real dos produtos, melhorando a eficiência operacional e reduzindo os custos. Com estes sistemas integrados, a logística farmacêutica torna-se mais eficaz, reduzindo os custos sem comprometer a segurança e a qualidade dos produtos.

Melhores práticas para monitorizar e sustentar as reduções de custos

Após implementar estratégias de redução de custos na logística farmacêutica, é crucial monitorizar e sustentar estas reduções para garantir que os ganhos se mantenham ao longo do tempo. Práticas como o uso de KPIs específicos e a aplicação da metodologia Kaizen ajudam a manter o foco na eficiência e na melhoria contínua.

Uso de KPIs para acompanhar o sucesso nas cadeias de abastecimento farmacêuticas

O uso de KPIs (Key Performance Indicators) permite acompanhar de forma objetiva o sucesso das estratégias de redução de custos nas cadeias de abastecimento farmacêuticas. Indicadores como o custo por unidade transportada, a taxa de rotatividade de stocks, o lead time de entrega e a taxa de avarias e devoluções são fundamentais para avaliar a eficiência logística e identificar áreas de melhoria. Os KPIs devem ser analisados regularmente, permitindo um ajuste rápido às estratégias quando surgirem desvios em relação aos objetivos. A monitorização contínua dos KPIs fornece uma visão clara do desempenho da cadeia de abastecimento e permite tomar decisões informadas para garantir a sustentabilidade das reduções de custos.

Garantir a melhoria contínua com a metodologia Kaizen

Para otimizar continuamente os custos e melhorar a qualidade, a eficiência e a agilidade, a aplicação das metodologias Kaizen no setor farmacêutico é fundamental. Além das metodologias já referidas para a otimização de processos, a implementação de programas como o Kaizen Diário, que incentiva os líderes a desenvolverem as suas equipas diariamente, é essencial. O Kaizen envolve todos os níveis da organização, desde os operadores até à gestão de topo, promovendo um ambiente de colaboração e inovação. Com a melhoria contínua dos processos e o envolvimento direto dos colaboradores, a abordagem Kaizen garante que as práticas de redução de custos se mantêm atualizadas e eficazes ao longo do tempo, sem comprometer a qualidade do serviço e do produto.

Ainda tem dúvidas sobre como otimizar a redução de custos na logística farmacêutica?

O que é OEE na indústria farmacêutica?

O OEE (Overall Equipment Effectiveness) é uma métrica utilizada para medir a eficiência dos equipamentos de produção na indústria farmacêutica. Este indicador mede três componentes principais: a disponibilidade (tempo efetivo de produção face ao tempo de abertura), o rendimento ou desempenho (velocidade de produção real comparada à ideal) e a qualidade (percentagem de tempo a produzir com qualidade). Na indústria farmacêutica, onde a conformidade e a fiabilidade são essenciais, o OEE ajuda a identificar perdas e a melhorar a produtividade dos equipamentos, assegurando que os processos sejam conduzidos com o máximo de eficiência e o mínimo de desperdício. Uma monitorização constante do OEE permite melhorar o rendimento, reduzindo o custo operacional e melhorando também a qualidade dos produtos.

O que é o lead time de produção?

O Lead Time de Produção refere-se ao tempo total necessário para produzir um artigo, desde a entrada da matéria-prima até ao produto final pronto para distribuição. Este indicador engloba todas as etapas do processo de produção, incluindo o tempo de espera, processamento e movimentação. Na indústria farmacêutica, o lead time é um fator crítico, pois impacta diretamente a capacidade de resposta à procura e a eficiência operacional. Reduzir o lead time implica otimizar os processos eliminando as atividades que não acrescentam valor.

O que é Lean Management?

Lean Management é uma abordagem de gestão focada na eliminação de desperdícios e na otimização de processos para criar valor com o menor consumo de recursos possível. Com origem na indústria automóvel, o Lean Management tem sido amplamente adotado pela indústria farmacêutica devido à sua capacidade para melhorar a eficiência e reduzir custos sem comprometer a qualidade. Com as metodologias Lean, as operações são simplificadas, o lead time reduz e os recursos são utilizados de forma mais eficiente, o que resulta numa operação mais ágil e rentável.