Nas últimas décadas, as organizações têm vindo a reconhecer a importância estratégica das compras, investindo no desenvolvimento deste departamento para responder à crescente competitividade de um mercado globalizado. Antigamente, as compras eram frequentemente encaradas como uma função de suporte, sem grande valor acrescentado para o negócio. Hoje, o procurement é considerado uma área capaz de reduzir custos e com um papel crucial na cadeia de abastecimento. Este artigo explora como otimizar os processos de compra e maximizar o impacto positivo no negócio.

O que são as compras e por que são cruciais para o seu negócio?

As compras são um pilar fundamental na gestão de uma empresa, ligando as necessidades operacionais aos recursos externos indispensáveis para o seu funcionamento. Além disso, representam a execução prática e operacional da estratégia de aquisição.

A definição de compras

As compras, ou procurement, referem-se ao processo de aquisição de bens, serviços ou equipamentos necessários para garantir o funcionamento de uma organização. Este processo envolve atividades como a emissão de ordens de compra, controlo de custos, cumprimento de contratos e gestão de pagamentos.

Ao contrário do sourcing, que se concentra na identificação e seleção estratégica de fornecedores, as compras são a etapa operacional que concretiza as decisões tomadas durante o sourcing, assegurando que os materiais ou serviços necessários são obtidos no momento certo e nas condições acordadas.

Como as compras afetam os resultados da empresa

A gestão eficiente das compras pode ter um impacto significativo nos resultados de uma organização. Uma boa estratégia de compras reduz custos operacionais, garante a continuidade do fornecimento e melhora a relação custo-benefício dos recursos adquiridos. Além disso, a capacidade de negociar condições favoráveis com fornecedores e de gerir bem os contratos, permite que a empresa invista os recursos em áreas estratégicas, como inovação, marketing ou expansão. Por outro lado, as falhas no processo de compras podem resultar em custos adicionais, atrasos operacionais e perda de competitividade.

Tipos de compras

O processo de compras pode ser classificado em diferentes tipos, dependendo da natureza do que está a ser adquirido e da sua finalidade:

• Compras diretas: incluem bens e serviços essenciais diretamente ligados ao core business da organização, como matérias-primas, componentes para a produção ou equipamentos;
• Compras indiretas: referem-se a bens e serviços que suportam as operações, mas não estão diretamente ligados à produção, como serviços de manutenção, TI ou formação de colaboradores;
• Compras estratégicas: envolvem grandes volumes ou contratos de longo prazo, geralmente com maior impacto financeiro e operacional, exigindo um elevado nível de planeamento e análise;
• Compras de emergência: focadas na aquisição rápida de bens ou serviços em situações inesperadas, ou críticas, caracterizadas por prazos curtos e menor foco em negociações de preço e riscos de custos mais altos devido à urgência.

O papel das compras na cadeia de abastecimento

As compras desempenham um papel crucial na gestão da cadeia de abastecimento, sendo responsáveis por garantir que os recursos necessários fluem de forma eficiente e ao menor custo possível. Embora o sourcing identifique fornecedores estratégicos, cabe às compras operacionalizar esses acordos, assegurando que os materiais ou serviços chegam no momento certo, em conformidade com os requisitos de qualidade e nas condições comerciais estabelecidas. Além disso, as compras têm uma função central na gestão de riscos da cadeia de abastecimento, ajudando a mitigar disrupções através da diversificação de fornecedores, da gestão de inventário e da monitorização contínua do desempenho dos fornecedores.

Este alinhamento entre as compras e os outros elementos da cadeia de abastecimento é essencial para garantir que a organização responde rapidamente às mudanças de mercado, mantendo a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.

Componentes-chave do processo de compra

O processo de compra é composto por diversas etapas interligadas, que vão desde a identificação das necessidades até à entrega final e ao pagamento dos bens ou serviços adquiridos. Cada componente desempenha um papel essencial para garantir a eficiência, o controlo de custos e a conformidade com os requisitos da organização. Com uma abordagem estruturada, as compras podem ser otimizadas para impulsionar o desempenho organizacional e fortalecer a cadeia de abastecimento.

Etapas no ciclo de compra

O ciclo de compras engloba as seguintes etapas fundamentais, ajustando-se de forma específica consoante se trate de compras pontuais ou recorrentes:

1. Identificação da necessidade: envolve uma análise para determinar o que é necessário, considerando quantidade, especificações e requisitos técnicos. Esta necessidade é frequentemente identificada por departamentos internos e comunicada à equipa de compras. Para compras recorrentes, pode ser simplificada com base em históricos de consumo, previsões ou níveis de stock mínimos, utilizando ferramentas como sistemas de planeamento de necessidades (MRP);
2. Seleção de fornecedores aprovados: requer a escolha de fornecedores confiáveis, seja entre opções previamente aprovadas ou através de um processo de qualificação. Geralmente, para compras recorrentes, os fornecedores já estão selecionados;
3. Emissão de pedidos de compra (Purchase Order): após aprovação interna, é emitido um pedido de compra detalhado, especificando quantidade, preço e prazo de entrega. Esta etapa pode ser automatizada para compras regulares, utilizando contratos de ordens abertas (blanket orders) ou sistemas ERP para gerar pedidos conforme necessário, com condições predefinidas;
4. Receção e inspeção: requer uma verificação dos bens ou serviços recebidos para assegurar a conformidade com o pedido de compra. As inspeções podem ser realizadas por amostragem, especialmente se o fornecedor apresentar um histórico de qualidade consistente;
5. Pagamento e registo: o pagamento é processado após a validação da conformidade, sendo registado manualmente ou em sistemas financeiros para garantir rastreabilidade.

Independentemente da natureza da compra, deve ser possível saber o estado de cada compra, utilizando ferramentas e indicadores que assegurem o cumprimento de pedidos, critérios de custo, qualidade e prazo, minimizando erros e ineficiências.

Estratégia de compras: do planeamento à execução

A estratégia de compra concentra-se na operacionalização de aquisições alinhadas com os objetivos organizacionais e os requisitos previamente estabelecidos. Além disso, envolve o planeamento detalhado das necessidades identificadas e a execução eficiente das etapas de compras.

• Planeamento das necessidades: trabalhar com os departamentos internos para compreender as exigências operacionais, como volumes, prazos e especificações, garantindo que os recursos estarão disponíveis no momento certo;
• Gestão de contratos existentes: focar-se nos acordos previamente negociados e nos contratos já estabelecidos durante o processo de sourcing, assegurando o cumprimento das condições acordadas, como preços, prazos e qualidade;
• Monitorização e controlo: durante a execução, monitorizar o processo de compras, verificando prazos de entrega, conformidade dos produtos ou serviços, e eficiência administrativa.

Uma estratégia de compras eficaz depende de uma execução rigorosa, com foco na conformidade e na melhoria contínua da gestão da relação com os fornecedores e no seu desempenho.

A importância da gestão de relacionamento com fornecedores

A gestão eficaz do relacionamento com fornecedores é fundamental para criar parcerias estratégicas que impulsionem a eficiência operacional e a competitividade. Ao desenvolver uma abordagem colaborativa, as empresas conseguem transformar os fornecedores numa extensão do seu próprio negócio, promovendo valor partilhado e crescimento sustentável:

• Construção de parcerias estratégicas: empresas como a Toyota acreditam que só é possível construir relações sólidas se as organizações conhecerem os seus fornecedores tão bem como estes se conhecem a si próprios. A partilha de informação em tempo real e a promoção de um envolvimento mútuo garantem o alinhamento estratégico, criando confiança e objetivos comuns;
• Execução de atividades de melhoria conjuntas: implementar projetos de melhoria diretamente nas instalações dos fornecedores, realizar workshops colaborativos e fomentar a inovação conjunta são iniciativas que permitem otimizar processos e produtos e reduzir custos;
• Desenvolvimento de competências dos fornecedores: é essencial investir no desenvolvimento técnico dos fornecedores estratégicos, capacitando-os para a resolução de problemas e melhoria das suas operações. A supervisão ativa, o treino, o fornecimento de feedback constante e o desenvolvimento de um léxico comum fortalecem a capacidade de inovação e a eficiência dos fornecedores;
• Partilha de benefícios e riscos: estabelecer alianças estratégicas do tipo win-win, onde há partilha equilibrada de lucros e riscos, reforça o compromisso mútuo. Além disso, a reformulação da cadeia de valor e a criação de iniciativas de sustentabilidade beneficiam ambas as partes, consolidando relações de longo prazo;
• Gestão transparente da cadeia de abastecimento: uma boa gestão do relacionamento com fornecedores permite reduzir stocks e lead times, garantindo maior agilidade e resiliência na cadeia de abastecimento. A visibilidade de planeamento e o alinhamento estratégico antecipam necessidades, minimizando disrupções e maximizando o desempenho operacional.

Ao fortalecer a colaboração e o desenvolvimento contínuo com os fornecedores, as organizações garantem o cumprimento dos objetivos operacionais uma vantagem competitiva sustentável no mercado.

Como as compras impulsionam o sucesso logístico e operacional

A função das compras é essencial para garantir o sucesso do negócio ao alinhar a aquisição de bens e serviços com as necessidades operacionais. A eficiência nas compras contribui diretamente para a redução de custos, a melhoria da capacidade de resposta e a mitigação de riscos ao longo da cadeia de abastecimento.

A ligação entre compras e logística

A integração entre compras e logística é um dos pilares da eficiência na cadeia de abastecimento. O planeamento integrado de operações permite otimizar os processos, alinhando vendas, inventários e capacidade de produção.

A relação entre compras e logística é essencial para garantir que os materiais certos cheguem ao local certo, no momento ideal e ao menor custo possível. Algumas soluções de procurement eficazes:

• Planeamento integrado: Um processo de compras eficaz ajuda a sincronizar os fluxos logísticos com a procura;
• Redução de custos de transporte: Negociar condições de entrega e escolher fornecedores estrategicamente localizados contribui para minimizar custos logísticos;
• Gestão de inventário: As decisões de compras impactam diretamente os níveis de stock, reduzindo o risco de excesso ou falta de materiais.

Este alinhamento entre compras e logística assegura uma gestão eficiente do fluxo de materiais, melhorando a logística e reduzindo o desperdício ao longo de toda a cadeia.

O papel das compras na gestão de disrupções na cadeia de abastecimento

As compras desempenham um papel importante na mitigação de disrupções na cadeia de abastecimento, assegurando que os materiais e componentes críticos estão disponíveis no momento certo. A colaboração entre fornecedores e clientes, aliada a processos integrados, permite responder rapidamente a imprevistos e evitar que gargalos impactem a produção.

• Diversificação de fornecedores: uma estratégia de sourcing diversificada reduz a dependência de um único fornecedor e mitiga riscos;
• Vendor-Managed Inventory (VMI): transferir a responsabilidade de gestão de inventário para o fornecedor é uma abordagem que permite uma resposta mais rápida a flutuações na procura. O acesso em tempo real aos dados de consumo e stock dá ao fornecedor a capacidade de ajustar o planeamento, reduzindo custos e evitando rutura de inventário;
• Gestão virtual de inventário: a integração dos inventários ao longo de toda a cadeia – incluindo fornecedores, clientes e parceiros logísticos – melhora a visibilidade e a capacidade de resposta às disrupções. O uso de sistemas TI integrados permite monitorizar inventários em tempo real e tomar decisões ágeis;
• Monitorização de riscos: as compras podem integrar ferramentas de análise de riscos na cadeia de abastecimento, permitindo respostas rápidas a disrupções.

A eficiência no processo de compras e a comunicação contínua com os fornecedores transformam potenciais disrupções em oportunidades para fortalecer e otimizar a cadeia de abastecimento e adicionar mais valor ao negócio.

O impacto das compras na eficiência operacional geral

As compras podem ter um impacto direto na eficiência operacional ao assegurar que os materiais necessários estão disponíveis no momento certo, com a qualidade exigida e com os custos previamente acordados. A integração entre compras e gestão de inventário é essencial para otimizar o fluxo de recursos ao longo de toda a cadeia de abastecimento.

Um planeamento eficiente das compras contribui significativamente para a redução de stocks e lead time, minimizando excessos de inventário e encurtando os tempos de entrega. Esta abordagem aumenta a capacidade de resposta e a flexibilidade operacional, permitindo que as empresas se adaptem rapidamente a variações na procura e a desafios imprevistos.

Além disso, a colaboração contínua com fornecedores e a utilização de tecnologias avançadas de gestão de inventário desempenham um papel crucial na redução de custos e na melhoria da eficiência global dos processos. Desta forma, as compras atuam como um elemento central na cadeia de valor, garantindo o alinhamento entre procura, capacidade produtiva e entregas, resultando numa operação mais ágil, resiliente e eficiente.

Melhores práticas em compras para máxima eficiência

A implementação de melhores práticas em compras é essencial para maximizar a eficiência operacional, reduzir custos e fortalecer o relacionamento com fornecedores. A utilização de tecnologia, a aplicação de estratégias focadas em resultados e a otimização das interações com os parceiros são elementos fundamentais para alcançar estes objetivos.

Aproveitar a tecnologia para automação de compras

A tecnologia desempenha um papel importante na transformação do processo de compra, permitindo maior controlo, rapidez e precisão. A automação através de software de gestão de compras (como sistemas ERP ou plataformas de e-procurement) facilita atividades como a emissão de ordens de compra, monitorização de contratos e análise de desempenho.

Além disso, a integração de dados em tempo real entre as equipas de compras, fornecedores e outros departamentos garante visibilidade ao longo da cadeia de abastecimento, antecipando necessidades e evitando falhas. Ferramentas como Vendor-Managed Inventory (VMI) e sistemas de gestão de inventário digital melhoram a eficiência ao reduzir stocks excessivos e encurtar os tempos de resposta.

Estratégias de redução de custos mais eficazes nas compras

A redução de custos nas compras não deve focar-se apenas na negociação de preços mais baixos, mas sim numa abordagem estratégica que englobe todo o processo. Entre as estratégias mais eficazes estão:

• Consolidação de fornecedores: reduzir a quantidade de fornecedores, promovendo relações mais estratégicas e garantindo economias de escala;
• Gestão de inventário integrado: implementar práticas como VMI para minimizar stocks excessivos e otimizar o fluxo de materiais;
• Planeamento integrado de operações: alinhar compras com a procura e capacidade, evitando compras urgentes e dispendiosas;
• Parcerias de longo prazo com fornecedores: estabelecer relações de longo prazo com fornecedores confiáveis para garantir estabilidade e condições mais favoráveis, especialmente em mercados voláteis.

Estas abordagens permitem identificar oportunidades de poupança sem comprometer a qualidade ou a continuidade operacional e melhorar as operações logísticas.

Otimização do desempenho e comunicação com fornecedores

O desempenho e a comunicação eficaz com fornecedores são essenciais para assegurar um fluxo contínuo e eficiente de materiais. A gestão colaborativa de capacidade promove o alinhamento entre a procura da empresa e a capacidade produtiva dos fornecedores, evitando disrupções.

Além disso, a partilha contínua de informação em tempo real, como previsões de consumo e níveis de stock, fortalece a confiança e a transparência na relação. Ferramentas tecnológicas e reuniões regulares permitem monitorizar o desempenho dos fornecedores, identificar problemas rapidamente e implementar ações corretivas.

A construção de parcerias estratégicas, com benefícios e riscos partilhados, garante a otimização dos resultados e o desenvolvimento conjunto de melhorias na cadeia de abastecimento.

Com estas práticas, as compras tornam-se um elemento estratégico para a eficiência operacional, garantindo que a organização se mantém competitiva, ágil e resiliente no mercado.

Ferramentas e tecnologia de compras: simplificando o processo

A tecnologia desempenha um papel fundamental na modernização e simplificação dos processos de compras, proporcionando maior eficiência, visibilidade e controlo. A implementação de ferramentas e tecnologias de compras adequadas permite automatizar tarefas manuais, reduzir erros e otimizar a comunicação com fornecedores, garantindo que as operações de compras estão alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.

Escolher a ferramenta de compras certa para a sua organização

Selecionar a ferramenta de compras ideal requer uma análise cuidadosa das necessidades e objetivos específicos da organização. Antes de investir numa solução, é essencial considerar:

• Funcionalidades necessárias: avaliar se a ferramenta cobre as principais etapas do processo de compras, como requisições, aprovações, gestão de contratos, monitorização de desempenho e análise de custos;
• Integração com sistemas existentes: garantir que a solução se integra facilmente com o ERP, sistemas de inventário ou outras plataformas utilizadas pela organização;
• Facilidade de uso e implementação: optar por ferramentas intuitivas que permitam uma implementação rápida e aceitação fácil pelos utilizadores;
• Capacidade de fornecer dados em tempo real: acesso a relatórios e métricas que permitem monitorizar compras, identificar oportunidades de poupança e otimizar a tomada de decisões;
• Escalabilidade: a ferramenta deve acompanhar o crescimento da organização, adaptando-se às necessidades reais.

Além disso, a escolha entre soluções tecnológicas dependerá das características da cadeia de abastecimento e do nível de colaboração com fornecedores.

Ainda tem dúvidas sobre compras?

Qual é a diferença entre compras e sourcing?

Embora muitas vezes utilizados de forma intercambiável, compras e sourcingrepresentam etapas distintas no processo de aquisição de bens e serviços. O sourcing é uma atividade estratégica que envolve a identificação, avaliação e seleção de fornecedores, assim como a negociação de contratos e acordos de longo prazo. O seu foco está em garantir parcerias estratégicas, condições comerciais vantajosas e resiliência na cadeia de abastecimento.

Por outro lado, as compras referem-se à execução operacional dessas estratégias. Incluem atividades como a emissão de ordens de compra, receção e inspeção dos materiais adquiridos e processamento de pagamentos, garantindo que os bens ou serviços são entregues no momento certo, com a qualidade e o custo acordados.

Quais são os indicadores mais importantes nas compras?

Os indicadores mais importantes para um departamento de compras (Key Performance Indicators – KPIs) são aqueles que ajudam a medir a eficiência, eficácia, e impacto das suas operações. Aqui estão os principais:

• Custo de aquisição por pedido (Cost per Purchase Order): mede o custo médio para processar um pedido de compra, incluindo pessoal, sistemas e outros recursos;
• Ciclo de compra (Purchase Cycle Time): tempo médio entre a identificação da necessidade e a entrega do produto/serviço;
• Número de fornecedores por categoria: mede a diversidade e concentração de fornecedores, ajudando a identificar potenciais riscos;
• Custo total de aquisição (Total Cost of Ownership – TCO): considera todos os custos associados à aquisição de um item, desde compra até manutenção;
• Percentagem de compras spot vs contratuais: avalia a proporção entre compras planeadas (contratos) e compras de última hora (spot);
• Taxa de entregas no prazo (On-Time Delivery Rate): percentagem de entregas realizadas dentro do prazo acordado;
• Qualidade do fornecedor (Supplier Quality Score): número de produtos defeituosos ou problemas relacionados com o fornecedor;
• Avaliação de risco de fornecedores: indicador que mede a exposição ao risco com base na localização, estabilidade financeira ou dependência de um fornecedor;
• Percentagem de compras sustentáveis: compras que respondem a critérios de sustentabilidade ambiental e social, para avaliação ESG da cadeia de abastecimento;
• Percentagem de resolução de reclamações: tempo e eficácia na resolução de problemas reportados.

Quais são os 5 P’s das compras?

Os 5 P’s das compras referem-se a cinco elementos críticos que asseguram a eficiência e o sucesso do processo de aquisição:

• Produto: garantir que o produto ou serviço adquirido cumpre os requisitos de qualidade e especificações técnicas;
• Preço: obter o melhor custo-benefício possível, alinhando preço com qualidade e condições comerciais;
• Prazo: assegurar que os bens ou serviços são entregues dentro dos prazos definidos, evitando disrupções operacionais;
• Parceiro: Selecionar fornecedores fiáveis e desenvolver relações estratégicas baseadas em confiança e colaboração;
• Processo: implementar processos de compras eficientes, automatizados e transparentes, garantindo a conformidade e o controlo de custos.

Estes elementos funcionam como pilares que sustentam um processo de compras eficaz e alinhado com os objetivos organizacionais.