De wereld van online retail groeit enorm. In 2024 zullen de wereldwijde verkopen stijgen tot 5,8 biljoen euro. Deze groei zal de komende jaren alleen maar toenemen (Statista).

OFM., tot maart 2023 beter bekend als Only for Men, is een Nederlandse moderetailer die bekend staat om haar formele en smart-casual kleding, wat inspeelt op deze groei in de online retail.

Opgericht in 2002, ontwikkelde OFM. snel een reputatie op het gebied van stijl, kwaliteit en gemak. Naarmate ze uitbreidden om een groter deel van de (online) herenmodemarkt te veroveren, bracht hun succes extra uitdagingen met zich mee.

OFM. sloeg de handen met ons ineen om enkele van de operationele problemen waarmee ze werden geconfronteerd aan te pakken en om de verwerkingstijd van online bestellingen te verbeteren.

Uitdagingen gerelateerd aan groei

De kernactiviteit van OFM. was voornamelijk gericht op de verkoop van zakelijke pakken. Naarmate de modetrends veranderden naar meer business casual outfits, verouderde de indeling van hun magazijn, wat resulteerde in veel inefficiënt ingerichte ruimtes.

Het verwerken van online bestellingen kostte te veel tijd. Bovendien ontbrak het in het magazijn aan ruimte en organisatie, met een onduidelijke flow en rommelige voorraad – waarvan sommige verouderd en moeilijk te verplaatsen was. Het voorraadbeheer was een grote uitdaging.

Ondanks dat ze wisten dat er veranderingen nodig waren, was het implementeren hiervan niet gemakkelijk. Het bedrijf had geïnvesteerd in de huidige opstelling, en OFM. aarzelde om deze om te gooien zonder garantie op succes.

Toepassing van Lean Methodologie

Geconfronteerd met deze uitdagingen nam OFM. een strategische beslissing om samen te werken met het Kaizen Institute. Door de expertise in Continu Verbeteren wisten we dat OFM. een transformatieve herstructurering van het magazijn nodig had.

OFM. koos de Kaizen-aanpak vanwege de focus op praktische, meetbare veranderingen die blijvende resultaten opleveren. Hier is een uiteenzetting van de strategie die we samen hebben ontwikkeld en geïmplementeerd:

Gestructureerd Probleem oplossen

Het is geen goed idee om meteen een nieuwe lay-out te ontwerpen. In plaats daarvan gebruikten we een systeem genaamd DMAIC (Definieer, Meet, Analyseer, Verbeter, Beheers) om hun problemen echt te begrijpen en de best mogelijke oplossingen te bedenken.

Magazijnoptimalisatie

Eerst hebben we uitgezocht welke producten het snelst bewegen door middel van een ABC-analyse. Vervolgens heeft OFM. die informatie gebruikt om de lay-out van haar magazijn volledig opnieuw te ontwerpen voor maximale efficiëntie. Dit vereenvoudigde de stroom van goederen van opslag naar verzending.

5S-Systeem

Daarna hebben we een systeem genaamd 5S (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden) aangenomen voor een schonere, meer georganiseerde werkruimte. Het is vergelijkbaar met het zo goed mogelijk organiseren van je garage dat je elk gereedschap direct kunt vinden, behalve dat het deze keer een heel magazijn was!

Voorwaarden voor Succes

We hebben ook duidelijke stapsgewijze procedures gecreëerd voor elke taak, bekend als standaardwerkprocedures (SOP’s). Dit maakte alles soepeler omdat iedereen wist hoe ze dingen het beste konden doen. We hebben ook dagelijkse voortgangscontroles en op data gebaseerde beoordelingen geïmplementeerd om op koers te blijven.

Het resultaat? OFM. kreeg meer dan alleen een oplossing voor de acute problemen. Het nieuwe systeem heeft een ingebouwde “feedback loop”, waardoor voortdurende verbetering in de loop van de tijd wordt gegarandeerd. Dit geeft OFM. een serieus voordeel in de competitieve wereld van de modewereld.

Sneller Dan Ooit – Verwerkingstijd Bestellingen Gehalveerd

Samen met OFM. hebben we de vooraf bepaalde doelen overtroffen. Hier is een overzicht van de operationele resultaten:

Snellere Verwerking

De verwerkingstijd is met meer dan 50%, verbeterd en heeft de verwachtingen ruimschoots overschreden. In de praktijk betekent dit meer bestellingen die worden verzonden, tegen een sneller tempo en fors lagere kosten.

Organisatorische Verbeteringen

De herinrichting van het magazijn maakte een enorm verschil. Nu heeft elk item een slimme, strategische plek en is er geen rommel meer. Deze verandering droeg bij aan de verminderde verwerkingstijd en maakt het ook gemakkelijker om tekorten of overbevoorrading te vermijden.

Verhoogde Teamprestaties

Naast de operationele voordelen voelen magazijnmedewerkers zich nu meer betrokken en trots op hun werk, omdat ze gedurende het hele proces betrokken waren. Training en duidelijke normen hebben hun zelfvertrouwen versterkt en hebben bijgedragen aan een positievere, gemotiveerde sfeer.

Controle, Duidelijkheid en Continue Verbetering

Nieuwe gestandaardiseerde processen en dagelijkse check-ins zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. Dit maakt het magazijn soepeler en stelt OFM. in staat om problemen snel op te sporen voordat ze uit de hand lopen.

Betrokkenheid van Medewerkers op de Gemba

We weten dat het echte werk – de creatie van waarde – plaatsvindt op de werkvloer van het magazijn. Dat is de “Gemba,” een Japanse term voor “de echte plek.”

In plaats van meteen een oplossing te bieden voor de bovenstaande problemen, hebben we het personeel van OFM. het hart van de transformatie gemaakt. We hebben hen gevraagd om de problemen te identificeren en mee te denken aan de oplossingen. Dit gaf hen verantwoordelijkheid in het proces en creëerde draagvlak voor de veranderingen die we later in het proces uit wilde voeren.

We hebben hands-on training gegeven, gecoacht en duidelijke visuele tools gebruikt om de impact van de veranderingen aan te tonen. We hebben het ook mogelijk gemaakt om continu feedback te geven, zodat het personeel weet dat zij gehoord worden. Dit zorgde ervoor dat het team werd getransformeerd tot gemotiveerde probleemoplossers die trots waren op alle verbeteringen op de werkvloer.

Lessen voor e-commerce bedrijven

Het verhaal van OFM. laat de kracht van continu verbeteren zien. Door samen te werken hebben we het magazijn efficiënt ingericht, de verwerkingstijd gehalveerd en het personeel gemotiveerd.

Na het toepassen van de KAIZEN principes is OFM. in staat om beter te reageren op de veranderingen in de retailwereld. OFM. heeft geïnvesteerd in een strategie die systematisch problemen aanpakt, in plaats van brandjes blust.

Als je zelf interesse hebt over hoe we jouw magazijn-operaties kunnen verbeteren, neem dan contact met ons op.