Gemba en de betekenis ervan – Het hart van Lean Management

In de huidige bedrijfswereld is het nastreven van efficiëntie en continue verbeteren van cruciaal belang om concurrerend te blijven en aan de stijgende verwachtingen van klanten te voldoen. Lean Management is een belangrijke bondgenoot in dit streven naar efficiëntie. Binnen Lean management is de Gemba een belangrijk concept. De Gemba is de plek waar het werk wordt uitgevoerd en waarde wordt gecreëerd.

Dit artikel onderzoekt de betekenis van de Gemba en bespreekt hoe het bezoeken van de Gemba, in combinatie met Kaizen en Lean Six Sigma filosofieën, de bedrijfsprestaties kan verbeteren. Deze aanpak maakt een nauwkeuriger en gedetailleerder inzicht in operationele processen mogelijk, waardoor inefficiënties kunnen worden geïdentificeerd en effectieve oplossingen kunnen worden geïmplementeerd.

Gemba Betekenis en oorsprong

De term ‘Gemba’ komt uit Japan en betekent ‘de echte plek’ of ‘de plek waar dingen gebeuren’. Binnen Lean Management verwijst Gemba naar de werkplek waar waarde wordt gecreëerd, of dat nu de werkvloer is, de ruimte waar diensten worden geleverd of een andere plek waar operationele werkzaamheden worden uitgevoerd. Om processen te begrijpen en te verbeteren, moeten managementteams en leidinggevenden naar de Gemba gaan om te gaan kijken naar het werk en hoe de interacties plaatsvinden.

Gemba staat centraal in het Toyota Productie Systeem (TPS), waar Lean Manufacturing uit voortkomt. Het werd populair gemaakt door Taiichi Ohno, die wordt beschouwd als de vader van TPS. Ohno stelde dat een goed begrip van werkprocessen alleen kan worden verkregen door naar de Gemba te gaan, werknemers te observeren en met hen te praten, verspilling te identificeren en samen verbeteringsmogelijkheden te zoeken.

In Lean Management is Gemba niet alleen een fysieke locatie, maar ook een van de fundamentele principes. Naar de Gemba gaan is essentieel voor effectief leiderschap, omdat leiders dan met eigen ogen kunnen zien hoe het werk wordt uitgevoerd en wat er kan worden verbeterd. Dit directe contact helpt de kloof tussen management en de operatie te overbruggen en versterkt de toewijding aan continue verbeteren.

Wat is een Gemba Walk?

Gemba Walks zijn een essentiële gewoonte in de context van Kaizen- en Lean-methodologieën. Leiders en managers gaan naar de werkplek, of Gemba, om de operationele realiteit te observeren en te begrijpen. Door deze praktische aanpak kunnen processen, problemen en mogelijke verbeteringen snel worden opgespoord.

Gemab Walks volgen een vooraf vastgestelde route om de effectiviteit en consistentie van de Gemba Walk te borgen, waarbij leiders en managers alle relevante locaties observeren om de processen en normen in de loop van de tijd te verifiëren. Tijdens deze Gema Walks richten leiders zich op het versterken van belangrijke gedragingen en gewoonten die bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen en gewenste cultuur. Deze praktijk wordt afgestemd op de dagelijkse activiteiten en versterkt de beoogde organisatiecultuur.

Gemba Walks worden vaak ondersteund door hulpmiddelen zoals Kamishibai  (Proces verificatie) kaarten of checklists. Deze helpen ervoor te zorgen dat geen enkel cruciaal aspect over het hoofd wordt gezien tijdens Gemba bezoeken. Bovendien helpen ze met verifiëren of medewerkers de doelstellingen begrijpen en of de normen worden nageleefd.

Gemba Walks worden uitgevoerd met een coaching mentaliteit en zijn niet alleen een supervisietool, maar een kans om medewerkers te ontwikkelen. Door deze interacties kunnen leidinggevenden constructieve feedback geven, dialoog stimuleren en een leer- en continu verbeteringscultuur bevorderen. Alle managementniveaus zijn betrokken bij het verifiëren van de processen op de werkplekken, met verschillende frequenties.

Stapsgewijze aanpak voor een succesvolle Gemba Walk

Organisaties kunnen het effect van deze werkwijze maximaliseren door een systematische en gestructureerde aanpak te hanteren bij het uitvoeren van Gemba Walks. Hieronder volgt een stapsgewijze aanpak voor een succesvolle Gemba Walk:

• Bepaal het bereik: Bepaal welke gebieden en processen moeten worden geobserveerd en welke managementniveaus bij de Gemba Walk betrokken zullen zijn.
• Reserveer tijd: Bepaal de frequentie en duur van de Gemba Walks voor elk managementniveau.
• Selecteer verificatiemiddelen: Kies en ontwikkel (indien nog niet beschikbaar) specifieke Kamishibai-kaarten of checklists om ervoor te zorgen dat de normen op elk punt van de route worden nageleefd.
• Plan Gemba Walk-routes: Plan specifieke routes voor elk managementniveau, inclusief alle kritieke punten.
• Creëer een Gemba Walk-standaard: Standaardiseer het proces, inclusief routes met te bezoeken locaties, een lijst met processen die aan het einde moeten worden gecontroleerd met behulp van Kamishibai-kaarten of checklists, en de geschatte duur voor elke locatie en de hele route. Definieer best practices met vragen die moeten worden gesteld.
• Leid leiders op en bereid teams voor: Plan passende training voor leiders op alle managementniveaus over de normen en doelstellingen van de Gemba Walk, zodat iedereen voorbereid is om effectief leiding te geven en deel te nemen. Informeer teams over de doelstellingen van de Gemba Walks.
• Verbeter continu: Verzamel feedback en analyseer gegevens om verbeterpunten te identificeren. Pas routes, verificatietools en training aan om het proces continu te verbeteren.

Belangrijkste onderdelen van Gemba Kaizen

Gemba Kaizen is een filosofie van continue verbetering die zich richt op de ‘echte werkplek’. Voor een succesvolle implementatie van Gemba Kaizen moet u zich houden aan een aantal fundamentele practices en principes voor deze werkplek gerichte methode die het toevoegen van waarde, het identificeren van problemen en het implementeren van oplossingen vergemakkelijkt.

Processtandaardisatie en 5S (werkplek organisatie) vormen de kern van Gemba Kaizen om verspillingen te elimineren en klantwaarde te maximaliseren. Deze componenten vormen de ruggengraat van elk Kaizen initiatief in de Gemba en zijn essentieel voor het bereiken van de Lean Management doelstellingen.

Gemba Teams en Management

In de context van Gemba Kaizen is het management actief en consistent betrokken bij de Gemba teams. Managers worden aangemoedigd om hun kantoor te verlaten en rechtstreeks in contact te treden met processen en medewerkers in hun werkgebieden. Deze interactie bevordert een diepgaand begrip van de dagelijkse activiteiten en stimuleert effectieve communicatie op alle organisatieniveaus. Het versnelt het oplossen van problemen, verbetert de besluitvorming en versterkt de relaties met medewerkers, waardoor hun betrokkenheid toeneemt en individuele inspanningen worden erkend.

Het management luistert naar de mensen op de werkvloer en schept de nodige voorwaarden om verbeteringen door te voeren. Aan de andere kant is het management verantwoordelijk voor het begeleiden van de medewerkers op de werkvloer door de strategische doelstellingen van de organisatie vast te stellen en deze helder te communiceren aan de teams op de werkvloer. De medewerkers en het management hebben beide een even essentiële rol: De medewerkers leveren het product of de dienst die voldoet aan de behoeften van de klant, terwijl het management de strategieën bepaalt en de voorwaarden schept voor de Gemba teams om zich voortdurend te verbeteren.

Standaardisatie

Voor een effectieve uitvoering van dagelijkse activiteiten zijn normen nodig om standaardisatie te waarborgen. Wanneer zich problemen voordoen moeten leidinggevenden deze onderzoeken, de oorzaak achterhalen en de normen herzien of invoeren om herhaling te voorkomen. Normen worden onderdeel van Gemba Kaizen en vormen de basis voor dagelijkse verbetering.

Standaardisatie biedt verschillende voordelen voor teams:

• Zorgen voor processtabiliteit;
• Kennis behouden;
• Herhalende fouten voorkomen;
• Een basis bieden voor het opleiden van teamleden;
• Een leidraad bieden voor het delegeren van taken;
• Een basis bieden voor audits en diagnoses.

Wanneer alle taken in een proces zijn gestandaardiseerd, wordt het proces consistent en levert het de beoogde resultaten op.

De vijf S’en (5S) van goed huishouden

In Gemba Kaizen is de 5S-methode een fundamentele methode om de efficiëntie te verbeteren door middel van werkplekorganisatie. De implementatie van 5S helpt bij het creëren van een georganiseerde, veilige en efficiënte werkomgeving, waardoor een cultuur van voortdurende verbetering wordt bevorderd voor operationele successen en tevreden werknemers.

• Sorteren: Identificeer en verwijder onnodige items van de werkplek. Dit vermindert rommel en maakt ruimte vrij, zodat alleen noodzakelijke materialen en apparatuur toegankelijk blijven
• Opruimen: Na het verwijderen van onnodige items is de volgende stap het organiseren van wat overblijft. Dit omvat het ordelijk en logisch ordenen van gereedschappen en materialen, het vergemakkelijken van de toegang en het minimaliseren van verspilling;
• Schrobben: Reinig de werkomgeving. Dit houdt ook in dat de werking van de apparatuur regelmatig wordt gecontroleerd.
• Standaardiseren: Stel normen op om de organisatie en netheid op lange termijn te handhaven. Dit omvat schoonmaakroutines, gestandaardiseerde ruimte-indelingen, gereedschappen of apparatuur en andere visuele normen.
• Handhaven: Benadruk het belang van het naleven van vastgestelde praktijken en maak van 5S een dagelijkse gewoonte. Discipline is cruciaal om ervoor te zorgen dat de voordelen op lange termijn behouden blijven.

Muda elimineren

Muda, wat ‘verspilling’ betekent in het Japans, is een belangrijk aandachtspunt in Gemba Kaizen. Het elimineren van Muda is essentieel voor het verbeteren van de efficiëntie, het verlagen van de kosten en het verhogen van de klanttevredenheid. In de context van Lean Management verwijst Muda naar elke activiteit die middelen verbruikt maar geen waarde creëert voor de klant. Verspilling wordt over het algemeen ingedeeld in deze zeven soorten:

1. Overproductie: Meer produceren dan nodig is of eerder dan nodig is, is de ernstigste vorm van verspilling omdat het verschillende andere soorten Muda veroorzaakt;
2. Wachtende mensen: Stilstand wanneer werknemers wachten op materialen of informatie;
3. Wachtend materiaal: Meer materialen, onderdelen of producten bewaren dan nodig is, verbergt problemen, legt kapitaal vast en zorgt voor rommel;
4. Mensen in beweging: Bewegingen van mensen die geen waarde toevoegen aan het product of de dienst;
5. Transport: Het verplaatsen van materialen die geen waarde toevoegen aan het eindpr
6. Overbewerking: Het uitvoeren van meer bewerkingen of complexere bewerkingen dan nodig is om het product of de dienst te leveren;
7. Defecten: Het produceren van defecte artikelen of onjuiste informatie vereist herbewerking of vervanging, wat extra kosten met zich meebrengt en mogelijk van invloed is op de klanttevredenheid.

De gouden regels van Gemba Management

De kern van Gemba Kaizen wordt gevormd door fundamentele practices die bekend staan als de gouden regels van Gemba Management. Deze regels helpen leidinggevenden bij het aanpakken van problemen en het doorvoeren van verbeteringen op de werkplek. Wanneer zich een probleem voordoet, zullen leidinggevenden het volgende doen:

1. Ga naar Gemba: De eerste actie die een leidinggevende moet ondernemen, is naar Gemba gaan. Dit betekent dat hij zich op de plek begeeft waar het werk plaatsvindt, zodat hij een beter inzicht krijgt in de situatie. Het stelt hem ook in staat om het probleem in zijn natuurlijke context te observeren, wat een nauwkeurige en onmiddellijke beoordeling vergemakkelijkt
2. Controleer Gembutsu: Gembutsu betekent ‘de relevante objecten’ en houdt in dat de apparatuur, gereedschappen, onderdelen of materialen die bij het probleem betrokken zijn, worden gecontroleerd. Dit helpt om een volledig inzicht te krijgen in de aard van het probleem, zodat beslissingen gebaseerd zijn op bewijs en feitelijke gegevens;
3. Tijdelijke maatregelen ter plaatse nemen: Neem tijdelijke maatregelen om het probleem te verhelpen. Deze onmiddellijke acties zijn geen definitieve oplossingen, maar zijn essentieel om de situatie onder controle te krijgen en te voorkomen dat het probleem verergert, zodat er tijd is voor een grondigere analyse en het ontwikkelen van langetermijnoplossingen.
4. Zoek de oorzaak: Onderzoek, identificeer en los de oorzaak van het probleem op. Dit omvat een uitgebreide analyse om te begrijpen waarom het probleem zich heeft voorgedaan. Het identificeren van de oorzaken is essentieel voor het ontwikkelen van effectieve en duurzame oplossingen.
5. Standaardiseer om herhaling te voorkomen: Standaardiseer nieuwe werkwijzen of verbeteringen om te voorkomen dat hetzelfde probleem zich opnieuw voordoet. Dit kan het bijwerken van normen, het trainen van medewerkers in nieuwe werkwijzen en het controleren van de naleving van de nieuwste normen omvatten.

Deze regels vormen de basis voor effectief Gemba Management en versterken een cultuur van continue verbeteren en verantwoordelijkheid op alle organisatieniveaus. Door deze stappen te volgen, kunnen leiders ervoor zorgen dat problemen systematisch worden aangepakt en dat verbeteringen op lange termijn duurzaam zijn.

De impact van Gemba op bedrijfsprestaties

Het concept van Gemba is cruciaal voor Lean Management – het is in wezen de plek waar verbeterkansen worden gesignaleerd. Het implementeren van naar  ‘de Gemba’ gaan -als gewoonte in de dagelijkse bedrijfsvoering heeft een aanzienlijke invloed op de bedrijfsprestaties. Organisaties kunnen waardevolle inzichten in hun processen verkrijgen door naar de Gemba te gaan, kansen te identificeren en verbeteringen door te voeren. Dit proces brengt echter ook uitdagingen met zich mee, variërend van culturele weerstand tot de noodzaak van goede training.

De waarde van Gemba in Lean Management

Het ontwikkelen van een organisatiecultuur op basis van de Gemba heeft een grote invloed op de bedrijfsprestaties en bevordert een aanpak die gebaseerd is op directe observatie, actief management en leiderschap in operationele processen. Door verschillende managementniveaus regelmatig dichter bij de Gemba te brengen, kunnen bedrijven verschillende belangrijke voordelen behalen:

• Continue verbetering: Gemba biedt een platform voor het continu identificeren van verbeterpunten en het direct oplossen van problemen. Dit verhoogt de efficiëntie en kwaliteit en verlaagt de kosten en doorlooptijd.
• Motivatie en betrokkenheid: Leiders die naar Gemba gaan, tonen hun betrokkenheid bij het team en de dagelijkse uitdagingen. Dit kan de motivatie van het team aanzienlijk verbeteren, waardoor de productiviteit en de werktevredenheid toenemen;
• Datagestuurde beslissingen: Door naar Gemba te gaan, kunnen beslissingen worden genomen op basis van nauwkeurige gegevens, waardoor ze praktisch en weloverwogen zijn;
• Snelle reactie: Door problemen in realtime te observeren en erop te reageren, wordt de downtime verminderd en wordt het bedrijf flexibeler in het reageren op marktveranderingen of interne kwesties.

Uitdagingen en oplossingen bij de implementatie van Gemba Management

De implementatie van deze Gemba-gerichte aanpak biedt veel voordelen, maar kent ook uitdagingen. Hieronder volgen enkele veelvoorkomende obstakels en oplossingen om deze te overwinnen:

• Culturele weerstand: In sommige organisaties kan er weerstand tegen verandering bestaan, vooral bij management teams die niet gewend zijn om naar operationele afdelingen te gaan. Kaizen trainingen en workshops kunnen dit proces aanzienlijk ondersteunen door de waarde van Gemba aan alle organisatieniveaus te demonstreren.
• Gebrek aan commitment: Een andere uitdaging is ervoor te zorgen dat practices zoals Gemba Walks ingebed raken en niet aan kracht verliezen na verloop van tijd. Het standaardiseren van het Gemba Walk proces en het integreren ervan in de routines en prestatie-indicatoren van managers kan helpen om dit commitment te behouden.
• Ongepast gedrag: Leiders moeten weten hoe ze zich moeten gedragen op de Gemba. Wanneer zich een probleem voordoet, moeten leiders en managers niet op zoek gaan naar schuldigen, maar naar de oorzaak van het probleem. Een ongepaste houding kan leiden tot een cultuur waarin toekomstige problemen worden verborgen. Bewustwording en goede training zijn essentieel om leiders constructief voor te bereiden op het omgaan met deze situaties.

Het effectief implementeren van een Gemba-gerichte cultuur vereist een gestructureerde aanpak en commitment aan Continue Verbeteren. Het overwinnen van deze uitdagingen versterkt het vermogen van de organisatie om operational excellence  te bereiken en aan de behoeften van klanten te voldoen.

Heb je nog vragen over Gemba?

Is Gemba onderdeel van Kaizen?

Ja, Gemba is een cruciaal onderdeel van Kaizen. Kaizen betekent ‘continue verbeteren’ in het Japans en is een filosofie die de nadruk legt op verspilling tegengaan en waarde creëren. Gemba, de plek waar waarde wordt gecreëerd, is het middelpunt van deze verbeteractiviteiten.

Is Gemba een Lean-tool?

Gemba is geen hulpmiddel, maar een fundamenteel concept binnen het Lean Systeem. Het wordt beschouwd als de ‘echte plek’ waar het werk wordt uitgevoerd. In Lean Management is het cruciaal om naar de Gemba te gaan om operationele processen te begrijpen en efficiënte manieren te vinden om verspilling tegen te gaan en processen te verbeteren. Hoewel Gemba geen traditioneel hulpmiddel is zoals 5S of Kanban, is het een essentieel aspect van Lean strategieën om continue verbetering en operationele efficiëntie te bevorderen.

Wat is Kamishibai?

Kamishibai is een visueel management- en audittool die wordt gebruikt in de context van Kaizen en Lean. Het vindt zijn oorsprong in Japan, waar het aanvankelijk een vertelmethode was met behulp van geïllustreerde borden, maar in de Lean-omgeving is het uitgegroeid tot een verificatietool. Kamishibai-kaarten bevatten taken of normen die regelmatig moeten worden gecontroleerd. Managers of leidinggevenden gebruiken deze kaarten om ervoor te zorgen dat de werkstandaarden worden nageleefd en om systematisch en regelmatig routinecontroles uit te voeren. De kaart heeft meestal twee zijden, een groene en een rode. Als aan alle punten is voldaan, wordt de kaart met de groene zijde naar boven gepresenteerd tot de volgende audit datum.

Wat zijn de 5 Gemba-principes?

De principes van Gemba vormen de leidraad voor effectief management op de plek waar waarde wordt gecreëerd:

• Ga naar de Gemba: De eerste stap bij een probleem is naar de werkplek gaan voor directe observatie en beoordeling;
• Controleer de Gembutsu: Analyseer de relevante apparatuur of materialen om beslissingen te baseren op tastbaar bewijs;
• Implementeer tijdelijke maatregelen: Neem onmiddellijk maatregelen om problemen onder controle te krijgen en te verminderen, zodat er tijd is voor een diepgaandere analyse;
• Zoek de oorzaak: Onderzoek grondig om de primaire oorzaak van het probleem te ontdekken, met het oog op lange termijn oplossingen;
• Standaardiseer om herhaling te voorkomen: Werk normen en standaarden bij en train medewerkers in nieuwe werkwijzen om herhaling in de toekomst te voorkomen.

Deze principes bevorderen een systematische aanpak van probleemoplossing en continue verbetering bij Gemba.