Continue Verbetering: Een Dagelijks KAIZEN™-programma Implementeren

Wat is het belang van het adopteren van Dagelijks KAIZEN™ om een KAIZEN™-cultuur te creëren?

De praktijk van voortdurende verbetering in organisaties is gebaseerd op het aannemen van een KAIZEN™-cultuur door het gedrag en de overtuigingen van mensen aan te passen. Een van de pijlers van deze transformatie is de implementatie van een dagelijks KAIZEN™-programma.

Dagelijks KAIZEN™ is een programma dat is aangenomen om KAIZEN™-gedrag in natuurlijke teams op alle niveaus te stimuleren – teamleiders en leden – gericht op het ontwikkelen van mensen, probleemoplossing en duurzame verbeteringen.  Een team en een teamleider moeten betrokken zijn op elk niveau en gebied binnen een organisatie. Elke teamafdeling heeft een procesgebaseerde workflow die alle output produceert en gericht is op het verbeteren van resultaten, teammanagement en de omgeving – zoals supply chain, service, ontwikkeling, innovatie of marketing- en verkoopafdeling – kunnen deelnemen aan het Dagelijks KAIZEN™-programma.

Voor veel teams doen teamleiders hun werk niet correct omdat ze geen tijd hebben om hen te beheren en te ondersteunen, noch om verbeteringsacties te doen. De eerste stap is dus het ontwikkelen van de vaardigheden van teamleiders voor probleemoplossing en continue verbetering, evenals het aansturen van teamleden en het betrekken van hen bij continue verbeteringsactiviteiten en dagelijkse probleemoplossing. Dit zal het startpunt zijn voor de implementatie van het Dagelijks KAIZEN™ Programma. 

Hoe is het Dagelijks KAIZEN™-programma georganiseerd?

Het implementatieplan van het programma is gebaseerd op een roadmap die meestal is georganiseerd door sprints en de verschillende vaardigheden die tijdens de verbeteringsreis ontwikkeld moeten worden, zowel bij de leiders als de teamleden.

Dagelijks KAIZEN™ Planning

Bij het definiëren van de roadmap is de eerste stap de Dagelijks KAIZEN™ Planning, waarbij een gereedheidsbeoordeling wordt uitgevoerd om te begrijpen of de teams klaar zijn om de dagelijkse managementpraktijken toe te passen. Dit is een analyse van de organisatie om te controleren of deze is verdeeld in natuurlijke teams georganiseerd op basis van waardestromen, wat de cascades van de vergaderingen zijn en of de teamleiders een redelijke mate van controle hebben.

Dagelijks Management

De eerste sprint van de roadmap betreft Dagelijks Management, waarbij de teamleider de geleerde KAIZEN™ Leiderschap-principes en teammanagementvaardigheden moet toepassen om alle medewerkers te betrekken bij frequente, continue verbeteringsacties. In dagelijkse teamvergaderingen en door gebruik te maken van visuele teamborden moeten leiders problemen identificeren, doelen stellen en Gemba-KPI’s beheersen, en onmiddellijk handelen met tegenmaatregelen.

Standaardisatie

Hierop volgt de tweede sprint – Standaardisatie – om betere werkstandaarden te implementeren om de eerder geïdentificeerde problemen op te lossen, met behulp van tools zoals 5S, Standard Work, Kamishibai, Gemba Walks en de Help-keten.

Training en Coaching

De volgende sprint heeft betrekking op Training en Coaching, namelijk de definitie van de werkinstructies, de Improvement Kata en de Coaching Kata, die routines zijn om zowel teams als leiders te helpen nieuwe verbetertechnieken en vaardigheden te ontwikkelen.

Geavanceerd probleemoplossend vermogen

Tot slot is er Geavanceerd probleem oplossen met tools zoals Auto Quality Matrix en Middelen, A3 Probleemoplossing en geavanceerde digitale platforms om KPI’s te beheren.

Tijdens het hele proces moeten organisaties het standaardwerk van de leider controleren om tijd en middelen beter te gebruiken en te begrijpen hoe de leider de relaties met het team kan verbeteren en tegelijkertijd een cultuur van openheid voor verandering kan bevorderen.

Wat is het belang van visuele borden

Het gebruik van prestatie- en probleemoplossingsborden, zowel virtueel als fysiek, is cruciaal voor het succes van het Dagelijks KAIZEN™-programma, omdat het het mogelijk maakt KPI’s te visualiseren om specifieke tegenmaatregelen op te zetten, de werkorganisatie en planning verhoogt, en de mogelijkheid biedt het PDCA (plan, do check and act) model te dynamiseren. De visuele borden lopen echter het risico dat acties worden gedisaggregeerd of te groot zijn en te veel informatie bevatten.

De bordvisuals zijn passend wanneer ze natuurlijke teams in staat stellen de volgende vijf vragen te beantwoorden:

• Winnen we of verliezen we binnen 3 seconden?
• Hoe gedraagt de metriek zich in de loop van de tijd?
• Welke actie zullen we dagelijks ondernemen?
• Wat zijn de belangrijkste oorzaken in de loop van de tijd?
• Hoe kunnen we een systemisch probleem oplossen met effectieve tegenmaatregelen om te verbeteren?

Andere Dagelijks KAIZEN™-vaardigheden die met visuele borden in teamvergaderingen moeten worden bevorderd, zijn teamplanning, standaard werkimplementatie, het gebruik van werkinstructies om nieuwe mensen op te leiden en het verbeteren van de werkrelaties.

Een voorbeeld van een bord:

Waarom hebben we een dagelijks KAIZEN™-programma nodig?

Het doel van het implementeren van een Dagelijks KAIZEN™-programma is om de organisatiecultuur te veranderen van traditioneel naar KAIZEN™, zodat het aandeel van de organisatie dat aan verbetering werkt gestaag wordt vergroot. Een organisatie die traditioneel wordt geleid, is er een waar ongestructureerde brandbestrijding veel voorkomt. Namelijk, terugkerende problemen moeten worden opgelost, een hoog aantal Muda (niet-waardetoevoegende taken) en het onvermogen om verbeteringen te behouden. Het idee van het Dagelijks KAIZEN™ Program ontstaat hier om deze traditionele omgeving te transformeren tot een KAIZEN™ Improvement Culture gebaseerd op probleemoplossing met visueel management, standaardisatie, continue verbetering en de ontwikkeling van teamleden.

Heeft u nog vragen over Dagelijks KAIZEN™?

Wat is Dagelijks management?

Dagelijks management is het creëren van praktijken en routines voor systematische monitoring van teams, het analyseren van afwijkingen en oorzaken, en het identificeren van verbeteringsmogelijkheden, om een cultuur van dagelijkse continue verbetering te bevorderen waarin iedereen elke dag betrokken is bij alle gebieden van de organisatie.

Wat is standaardisatie?

Standaardisatie is een instrument van voortdurende verbetering dat betrekking heeft op het documenteren van de huidige best practices voor een bepaalde activiteit, het het makkelijkst en veiligst te bereiken zijn, en het handhaven van een bepaald kwaliteitsniveau. Zodra een standaard is gevormd, kan deze verder worden verbeterd en helpen een nieuwe standaard te creëren, enzovoort.

Wat is geavanceerde probleem oplossing?

Geavanceerde probleem oplossing is de capaciteit om complexe problemen op te lossen, zoals afvalreductie, door multifunctionele teams en digitale tools in te zetten.