Storia di successo
KAIZEN™ per migliorare le performance: il caso di Randstad Italia
Fondata in Olanda nel 1960, Randstad è oggi la società leader al mondo nei servizi per le risorse umane. Specializzata nella ricerca, selezione e formazione del personale, Randstad è presente in Italia dal 1999 e conta oggi più di 300 filiali.
Il programma KAIZEN™ in Randstad è stato avviato nel 2019 nella parte Business Operation and Payroll ed è stato rilanciato ed esteso dopo il periodo di pandemia. In questa seconda fase del progetto, ci si è concentrati sul raccogliere i frutti di tutti i processi di miglioramento, aumentando la copertura degli standard di lavoro e migliorando i processi per ridurre i tempi di lavoro.
Il programma KAIZEN™ è nato in un contesto caratterizzato dalla necessità di integrare ambienti diversi (3 nuove acquisizioni nell’arco di 6 anni), gestire 12 linee di servizio diverse, digitalizzare i processi ripetitivi e favorire lo smart working e fronteggiare la difficoltà nella ricerca di risorse.
Per fronteggiare questi trend è stato introdotto lo strumento del workload per la pianificazione operativa del giorno, che fa emergere le attività da automatizzare. Quando il processo diventa frequente e consuma molto tempo viene automatizzato da applicazioni low code collegate tra loro.
Per far sì che il miglioramento sia sostenuto e portato avanti è stata introdotta la matrice RACI che consente di individuare le responsabilità delle diverse figure nel miglioramento continuo. Accanto a questo strumento, è stato potenziato il Daily KAIZEN™ che ha permesso il monitoraggio quotidiano e sistematico di tutte le attività di miglioramento.
Durante il progetto sono stati:
- Creati 333 PDCA dai vari team del dipartimento;
- Creati momenti settimanali di confronto tra i KAIZEN™ Leader;
- Introdotti i gemba walk tra i team per discutere dei problemi, condividere best practices e analizzare i dati;
- Creati action plan formativi ad hoc per allenarsi a migliorare e incrementare le competenze.
Il trend di miglioramento è stato significato nei termini di maggior coinvolgimento delle persone e conseguente allenamento dell’efficienza prestazionale dei team, testimoniato da:
- 175 risorse formate;
- 1073 ore di time saving;
- 133 standard prodotti;
- 200 PDCA conclusi.
Risultati così importanti e il coinvolgimento attivo del team sui progetti di miglioramento continuo hanno fatto sì che Randstad vincesse un’edizione dei KAIZEN™ Award Italia, rappresentando l’Italia ai Global KAIZEN™ Award l’anno seguente.