L’Hoshin Planning e la X Matrix

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L’Hoshin Planning e la X Matrix

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Hoshin Planning

L’Hoshin Planning, nota anche come Deployment Policy o Deployment della Strategia, è una metodologia per implementare una strategia organizzativa e garantire l’allineamento di tutte le figure coinvolte.

La Hoshin Planning definisce obiettivi breakthrough per i prossimi 3-5 anni basati sulle priorità strategiche dell’organizzazione, che vengono convalidati dai dati raccolti dalla Voice of the Customer e dall’Enterprise Value Stream Analysis. Questi obiettivi breakthrough vengono quindi trasformati in obiettivi annuali e organizzati in una “X Matrix” di una pagina che verrà implementata ad ogni livello dell’organizzazione.

Schema e template per la X Matrix

La X Matrix

Per costruire la Matrice bisogna rispondere a 5 domande chiave:

  1. “Cosa vuoi raggiungere nei prossimi 3-5 anni?”
  2. “Fino a che punto vuoi arrivare nel primo anno?”
  3. “Come lo farai?”
  4. “Come misurerai il successo?”
  5. “Chi è il responsabile?”

Divisa in quattro segmenti (in ordine di pianificazione: Sud, Ovest, Est, Nord), ogni quadrante si concentra su una parte specifica: Sud, Obiettivi Breakthrough da 3 a 5 anni; Ovest, Obiettivi Breakthrough da 1 anno; Est, Obiettivi; e Nord, Priorità di Miglioramento.

Per visualizzare i problemi dell’organizzazione, dobbiamo ESTENDERE i suoi obiettivi di miglioramento. Questo costituisce un vantaggio sia perché garantisce il mantenimento costante dell’impegno, sia perché rompe completamente i concetti interni.

Per definire gli obiettivi organizzativi (i quadranti della Matrice X), è necessario seguire l’approccio a cinque passaggi del Processo di Pensiero Critico (uno per ciascun quadrante e uno per l’allocazione delle risorse) per promuovere il dibattito e l’allineamento. Essendo costantemente stimolata a raggiungere obiettivi disruptive, l’azienda deve chiedersi quali processi le impediranno di raggiungere i risultati desiderati. Ogni passaggio presenta dei checkpoint necessari per il suo completamento, da un cambiamento dal punto di vista del cliente alla capacità delle persone di applicare gli strumenti KAIZEN™ giusti.

Tutti questi elementi andranno a creare la X Matrix di Livello 1 (L1). Di seguito, possiamo passare alla X Matrix di Livello 2 (L2). Per costruire la L2, viene implementato la “Catchball”, ovvero una tecnica di negoziazione in cui i leader si confrontano con i responsabili di gestione, letteralmente passano la palla, fino al raggiungimento di un consenso. I responsabili dei reparti ripetono poi questo processo per i team leader e così via, fino a quando gli obiettivi sono stati concordati in tutta l’organizzazione.

Per implementare le Priorità di Miglioramento di L1 in L2, è necessario applicare la prima rotazione della Matrice:

  1. Viene identificato un responsabile principale per creare la L2
  2. Viene identificato un secondo responsabile per supportare l’implementazione delle Priorità di Miglioramento
  3. Gli obiettivi Breakthrough annuali della L1 vengono copiati direttamente nella L2
  4. Le Priorità di Miglioramento della L1 vengono copiate nella L2
Esempio della X Matrix

Piano d’Azione

Le Priorità di Miglioramento devono quindi essere trasformate in un Piano d’Azione, che si concretizza con i cantieri KAIZEN™. Per fare ciò, è necessario discutere, definire priorità e visualizzare il campo d’applicazione dei cantieri KAIZEN™ selezionati, identificando le risorse necessarie.

Esempio di Action Plan

I cantieri KAIZEN™ di solito vengono implementati nel corso di una settimana e divisi in tre fasi: Preparazione, Implementazione e Follow-Up. I cantieri producono risultati perché implementano il modo migliore di lavorare nel minor tempo possibile, allineando e concentrando il team sull’obiettivo in questione. Questa metodologia strutturata apporta miglioramenti fino al 70%.

Le regole d’oro del cantiere KAIZEN™:

  • Lavoro di squadra multidisciplinare
  • Allineamento e concentrazione
  • Obiettivi quantificabili
  • Durata ben definita (giornate intensive)
  • Lavoro di preparazione
  • GEMBA
  • Implementazione immediata
  • Strumenti KAIZEN™ (metodologia standard)
  • Applicazione delle contro-misure per una rapida correzione delle deviazioni
  • Monitoraggio dei risultati e calcolo dell’impatto finanziario

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Questo metodo KAIZEN™ consente ai team di rimanere concentrati su ciò che devono fare per portare a termine il Piano d’Azione (Action Plan) il più rapidamente possibile, eliminando il tempo sprecato nel cercare la soluzione perfetta. Questa è la differenza tra pianificare e implementare.

Dopo l’Hoshin Planning arriva la Revisione Hoshin (Hoshin Review): il passo successivo di Strat to Action. Questo step include l’implementazione della Roadmap e una revisione mensile del processo Hoshin.

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