Au cours des dernières décennies, les organisations ont reconnu l’importance stratégique des achats, en investissant dans le développement de ce département pour répondre à la compétitivité croissante d’un marché mondialisé. Autrefois, les achats étaient souvent perçus comme une fonction de support, apportant peu de valeur ajoutée à l’entreprise. Aujourd’hui, l’approvisionnement est considéré comme un domaine capable de réduire les coûts et de jouer un rôle crucial dans la chaîne d’approvisionnement. Cet article examine comment optimiser les processus d’achat et maximiser l’impact positif sur l’entreprise.
Que sont les achats et pourquoi sont-ils essentiels pour votre entreprise ?
Les achats constituent un pilier fondamental dans la gestion d’une entreprise, car ils permettent de faire le lien entre les besoins opérationnels et les ressources externes indispensables à son fonctionnement. Ils représentent l’exécution pratique et opérationnelle de la stratégie d’acquisition.
Définition des achats
Les achats désignent le processus d’acquisition de biens, services ou équipements nécessaires au bon fonctionnement d’une organisation. Ce processus implique des activités telles que l’émission d’ordres d’achat, le contrôle des coûts, le respect des contrats et la gestion des paiements.
Contrairement au sourcing, qui se concentre sur l’identification et la sélection stratégique des fournisseurs, les achats représentent l’étape opérationnelle qui met en œuvre les décisions prises lors du sourcing. Ils garantissent que les matériaux ou services requis sont obtenus au bon moment et dans les conditions convenues.
Comment les achats influencent les résultats de l’entreprise
Une gestion efficace des achats peut avoir un impact significatif sur les performances d’une organisation. C’est-à-dire qu’une bonne stratégie d’achats permet de réduire les coûts opérationnels, d’assurer la continuité de l’approvisionnement et d’optimiser le rapport coût-efficacité des ressources acquises. De plus, la capacité à négocier des conditions favorables avec les fournisseurs et à bien gérer les contrats offre à l’entreprise la possibilité de réallouer des ressources vers des domaines stratégiques tels que l’innovation, le marketing ou l’expansion. À l’inverse, des écarts dans le processus d’achats peuvent entraîner des coûts supplémentaires, des retards opérationnels et une perte de compétitivité.
Types d’achats
Le processus d’achats peut être classé en différentes catégories, en fonction de la nature des acquisitions et de leur finalité :
- Achats directs : concernent les biens et services essentiels directement liés au cœur d’activité de l’organisation, tels que les matières premières, les composants pour la production ou les équipements ;
- Achats indirects : référent aux biens et services qui soutiennent les opérations, mais ne sont pas directement liés à la production, comme les services de maintenance, les TI ou la formation des employés ;
- Achats stratégiques : impliquent de gros volumes ou des contrats à long terme, avec un impact financier et opérationnel significatif, nécessitant un haut niveau de planification et d’analyse ;
- Achats d’urgence : portent sur l’acquisition rapide de biens ou services en réponse à des situations imprévues ou critiques. Ces achats sont souvent caractérisés par des délais très courts, un moindre accent sur la négociation des prix et un risque de coûts plus élevés en raison de l’urgence.
Le rôle des achats dans la chaîne d’approvisionnement
Les achats jouent un rôle crucial dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement, en garantissant que les ressources nécessaires circulent efficacement et au moindre coût possible. Alors que le sourcing identifie les fournisseurs stratégiques, c’est aux achats qu’il revient d’opérationnaliser ces accords, en veillant à ce que les matériaux ou les services arrivent au bon moment, dans le respect des exigences de qualité et des conditions commerciales établies. En outre, les achats jouent un rôle central dans la gestion des risques de la chaîne d’approvisionnement, en contribuant à atténuer les ruptures grâce à la diversification des fournisseurs, à la gestion des stocks et au contrôle continu des performances des fournisseurs.
Cet alignement entre les achats et les autres éléments de la chaîne d’approvisionnement est essentiel pour permettre à l’organisation de répondre rapidement aux évolutions du marché, tout en maintenant l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients.
Composantes clés du processus d’achat
Le processus d’achat comprend plusieurs étapes interconnectées, allant de l’identification des besoins à la livraison finale et au paiement des biens ou services acquis. Chaque composante joue un rôle essentiel pour garantir l’efficacité, le contrôle des coûts et la conformité aux exigences de l’organisation. Avec une approche structurée, les achats peuvent être optimisés afin de renforcer la performance organisationnelle et de consolider la chaîne d’approvisionnement.
Étapes du cycle d’achat
Le cycle d’achat comprend plusieurs étapes fondamentales, qui peuvent être adaptées en fonction du caractère ponctuel ou récurrent des achats :
- Identification du besoin : cette étape implique une analyse pour déterminer ce qui est nécessaire, en tenant compte des quantités, spécifications et exigences techniques. Les besoins sont souvent identifiés par les départements internes et communiqués à l’équipe des achats. Pour les achats récurrents, ce processus peut être simplifié grâce à l’historique de consommation, aux prévisions ou aux niveaux de stock minimums, en utilisant des outils comme les systèmes de planification des besoins (MRP) ;
- Sélection des fournisseurs approuvés : cette étape consiste à choisir des fournisseurs fiables, soit parmi une liste préalablement approuvée, soit à travers un processus de qualification. Pour les achats récurrents, les fournisseurs sont souvent déjà prédéfinis ;
- Émission des ordres d’achat (purchase order) : après approbation interne, un ordre d’achat détaillé est émis, spécifiant la quantité, le prix et le délai de livraison. Cette étape peut être automatisée pour les achats réguliers grâce à des contrats de commandes ouvertes (blanket orders) ou des systèmes PGI (ERP – Enterprise Resource Planning), qui génèrent les commandes selon les conditions prédéfinies ;
- Réception et inspection : cette étape comprend une vérification des biens ou services reçus afin de s’assurer de leur conformité avec la commande d’achat. Les inspections peuvent être effectuées par échantillonnage, en particulier si le fournisseur a une réputation de qualité constante ;
- Paiement et enregistrement : le paiement est effectué après validation de la conformité et enregistré manuellement ou via des systèmes financiers pour garantir une traçabilité complète.
Quelle que soit la nature de l’achat, il est essentiel de pouvoir suivre l’état de chaque achat en utilisant des outils et des indicateurs adaptés. Ceux-ci permettent d’assurer le respect des commandes, des critères de coût, de qualité et de délai, tout en minimisant les erreurs et inefficacités.
Stratégie d’achat : de la planification à la mise en œuvre
La stratégie d’achat vise à opérationnaliser les acquisitions en les alignant sur les objectifs organisationnels et les exigences définies en amont. Cela comprend une planification détaillée des besoins identifiés et une exécution efficace des étapes du processus d’achat.
- Planification des besoins : collaborer avec les départements internes pour comprendre les exigences opérationnelles, telles que les volumes, les délais et les spécifications, tout en veillant à ce que les ressources nécessaires soient disponibles au moment opportun ;
- Gestion des contrats existants : se concentrer sur les accords négociés et les contrats établis lors du processus de sourcing, en garantissant le respect des conditions convenues, comme les prix, les délais et la qualité ;
- Suivi et contrôle : pendant l’exécution, suivre le processus d’achat pour vérifier le respect des délais de livraison, la conformité des produits ou services, ainsi que l’efficacité administrative.
Une stratégie d’achat efficace dépend d’une exécution rigoureuse, axée sur la conformité et l’amélioration continue de la gestion des relations avec les fournisseurs et de leurs performances.
L’importance de la gestion des relations avec les fournisseurs
Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs est essentielle pour établir des partenariats stratégiques qui stimulent l’efficacité opérationnelle et la compétitivité. En adoptant une approche collaborative, les entreprises peuvent transformer leurs fournisseurs en une extension de leur propre activité, favorisant la création de valeur partagée et une croissance pérenne :
- Construction de partenariats stratégiques : des entreprises comme Toyota sont convaincues que des relations solides ne peuvent être établies que si les organisations connaissent leurs fournisseurs aussi bien qu’elles se connaissent elles-mêmes. Le partage d’informations en temps réel et la promotion d’un engagement mutuel garantissent un alignement stratégique, renforçant la confiance et les objectifs communs ;
- Réalisation d’activités d’amélioration conjointes : mettre en œuvre des projets d’amélioration directement dans les installations des fournisseurs, organiser des chantiers collaboratifs et encourager l’innovation conjointe permettent d’optimiser les processus et les produits tout en réduisant les coûts ;
- Développement des compétences des fournisseurs : il est crucial d’investir dans le développement technique des fournisseurs stratégiques en les formant à la résolution de problèmes et à l’amélioration de leurs opérations. La supervision active, la formation, la fourniture d’un retour d’information constant et l’élaboration d’un langage commun renforcent leur capacité d’innovation et leur efficacité ;
- Partage des bénéfices et des risques : établir des alliances stratégiques profitables à tous, où il y a un partage équilibré des bénéfices et des risques, renforce l’engagement mutuel. En outre, la reformulation de la chaîne de valeur et la création d’initiatives de développement durable profitent aux deux parties, consolidant ainsi les relations à long terme ;
- Gestion transparente de la chaîne d’approvisionnement : une gestion claire des relations avec les fournisseurs permet de réduire les stocks et les lead times, assurant une plus grande agilité et résilience dans la chaîne d’approvisionnement. Une visibilité sur la planification et un alignement stratégique anticipent les besoins, réduisent les ruptures et maximisent les performances opérationnelles.
En renforçant la collaboration et le développement continu avec les fournisseurs, les organisations garantissent à la fois la réalisation des objectifs opérationnels et un avantage concurrentiel pérenne sur le marché.
Prêt à transformer votre stratégie d’achat ?
Comment les achats stimulent la réussite logistique et opérationnel
La fonction d’achat est essentielle pour garantir la réussite de l’entreprise en alignant l’acquisition de biens et de services sur les besoins opérationnels. L’efficacité des achats contribue directement à la réduction des coûts, à l’amélioration de la capacité de réponse et à l’atténuation des risques tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Le lien entre achats et logistique
L’intégration entre les achats et la logistique est l’un des piliers de l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement. Un plan opérationnel intégré permet d’optimiser les processus en alignant les ventes, les stocks et la capacité de production.
La relation entre achats et logistique est cruciale pour garantir que les matériaux appropriés arrivent au bon endroit, au bon moment, et au coût le plus bas possible. Voici quelques solutions efficaces pour l’approvisionnement :
- Planification intégrée : un processus d’achats efficace synchronise les flux logistiques avec la demande ;
- Réduction des coûts de transport : la négociation des conditions de livraison et le choix de fournisseurs stratégiquement localisés permettent de diminuer les coûts logistiques ;
- Gestion des stocks : les décisions d’achats influencent directement les niveaux de stocks, aidant à éviter les excès ou les pénuries de matériaux.
Cet alignement entre achats et logistique garantit une gestion efficace des flux de matériaux, améliore la logistique et réduit les gaspillages dans l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Le rôle des achats dans la gestion des ruptures de la chaîne d’approvisionnement
Les achats jouent un rôle clé dans la réduction des risques de rupture au sein de la chaîne d’approvisionnement, en veillant à ce que les matériaux et composants critiques soient disponibles au moment opportun. La collaboration avec les fournisseurs et les clients, combinée à des processus intégrés, permet de réagir rapidement aux imprévus et d’éviter que les goulots d’étranglement n’affectent la production.
- Diversification des fournisseurs : une stratégie de sourcing diversifiée diminue la dépendance vis-à-vis d’un seul fournisseur et atténue les risques ;
- Gestion des stocks par les fournisseurs (Vendor-Managed Inventory –VMI) : transférer la responsabilité de la gestion des stocks au fournisseur offre une meilleure réactivité face aux fluctuations de la demande. L’accès en temps réel aux données de consommation et de stocks permet au fournisseur d’ajuster son plan de production, réduisant les coûts et évitant les ruptures d’inventaire ;
- Gestion virtuelle des stocks : l’intégration des stocks tout au long de la chaîne d’approvisionnement – y compris ceux des fournisseurs, clients et partenaires logistiques – améliore la visibilité et la réactivité face aux ruptures. Les systèmes TI intégrés permettent de suivre les inventaires en temps réel et de prendre des décisions rapides ;
- Suivi des risques : les achats peuvent intégrer des outils d’analyse des risques au sein de la chaîne d’approvisionnement, permettant des réponses proactives et rapides face aux ruptures.
L’efficacité du processus d’achat et la communication continue avec les fournisseurs transforment les éventuelles ruptures en opportunités de renforcer et d’optimiser la chaîne d’approvisionnement et d’ajouter de la valeur à l’entreprise.
L’impact des achats sur l’efficacité opérationnelle globale
Les achats peuvent avoir un impact direct sur l’efficacité opérationnelle en garantissant que les matériaux nécessaires sont disponibles au bon moment, avec la qualité requise et aux coûts préalablement convenus. L’intégration entre les achats et la gestion des stocks est essentielle pour optimiser le flux des ressources tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Une planification efficace des achats contribue significativement à la réduction des stocks et des lead times, à la minimisation des stocks excédentaires et au raccourcissement des délais de livraison. Cette approche accroît la réactivité et la flexibilité opérationnelle, permettant aux entreprises de s’adapter rapidement aux variations de la demande et aux défis imprévus.
En outre, la collaboration continue avec les fournisseurs et l’utilisation de technologies avancées de gestion des stocks jouent un rôle crucial dans la réduction des coûts et l’amélioration de l’efficacité globale des processus. De cette façon, les achats jouent un rôle central dans la chaîne de valeur, en assurant l’alignement entre la demande, la capacité de production et les livraisons, ce qui se traduit par une opération plus agile, plus résiliente et plus efficace.
Explorez nos stratégies d’achat innovantes
Bonnes pratiques d’achat pour une efficacité maximale
La mise en œuvre des bonnes pratiques en matière d’achats est essentielle pour maximiser l’efficacité opérationnelle, réduire les coûts et renforcer les relations avec les fournisseurs. L’utilisation de la technologie, l’application de stratégies axées sur les résultats et l’optimisation des interactions avec les partenaires sont des éléments clés pour atteindre ces objectifs.
Tirer parti de la technologie pour l’automatisation des achats
La technologie joue un rôle important dans la transformation du processus d’achat, permettant un contrôle, une rapidité et une précision accrus. L’automatisation à travers des logiciels de gestion des achats (comme les systèmes PGI ou les plateformes d’e-procurement) facilite des activités telles que l’émission d’ordres d’achat, le suivi des contrats et l’analyse des performances.
De plus, l’intégration des données en temps réel entre les équipes d’achats, les fournisseurs et d’autres départements garantit une visibilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement, en anticipant les besoins et en évitant les ruptures. Des outils comme la gestion des stocks par les fournisseurs (VMI) et les systèmes de gestion d’inventaire numérique améliorent l’efficacité en réduisant les stocks excédentaires et en raccourcissant les temps de réponse.
Stratégies de réduction des coûts les plus efficaces dans les achats
La réduction des coûts dans les achats ne doit pas se limiter à la négociation de prix plus bas, mais adopter une approche stratégique englobant l’ensemble du processus. Parmi les stratégies les plus efficaces figurent :
- Consolidation des fournisseurs : réduire le nombre de fournisseurs pour favoriser des relations plus stratégiques et bénéficier d’économies d’échelle ;
- Gestion intégrée des stocks : mettre en œuvre des pratiques telles que le VMI pour minimiser les stocks excédentaires et optimiser le flux de matériaux ;
- Planification intégrée des opérations : aligner les achats sur la demande et la capacité afin d’éviter les achats urgents et coûteux ;
- Partenariats à long terme avec les fournisseurs : établir des relations pérennes avec des fournisseurs fiables pour garantir une stabilité et des conditions plus avantageuses, notamment dans des marchés volatils.
Ces approches permettent d’identifier des opportunités d’économies sans compromettre la qualité ou la continuité opérationnelle, tout en améliorant les opérations logistiques.
Optimisation de la performance et communication avec les fournisseurs
La performance et la communication efficace avec les fournisseurs sont essentielles pour garantir un flux continu et efficient de matériaux. La gestion collaborative de la capacité favorise l’alignement entre la demande de l’entreprise et la capacité de production des fournisseurs, prévenant ainsi les ruptures.
En outre, le partage continu d’informations en temps réel, telles que les prévisions de consommation et les niveaux de stock, renforce la confiance et la transparence dans la relation. Les outils technologiques et les réunions régulières permettent de suivre la performance des fournisseurs, de détecter rapidement les problèmes et de mettre en place des actions correctives.
La création de partenariats stratégiques, avec des bénéfices et des risques partagés, garantit l’optimisation des résultats et le développement conjoint d’améliorations au sein de la chaîne d’approvisionnement.
Avec ces pratiques, les achats deviennent un levier stratégique pour l’efficacité opérationnelle, permettant à l’organisation de rester compétitive, agile et résiliente sur le marché.
Outils et technologies d’achats : simplifier le processus
La technologie joue un rôle fondamental dans la modernisation et la simplification des processus d’achats, offrant une plus grande efficacité, visibilité et contrôle. La mise en œuvre d’outils et de technologies adaptés permet d’automatiser les tâches manuelles, de réduire les erreurs et d’optimiser la communication avec les fournisseurs, garantissant que les opérations d’achats sont alignées avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Choisir l’outil d’achats adapté à votre organisation
La sélection de l’outil d’achats idéal nécessite une analyse approfondie des besoins et des objectifs spécifiques de l’organisation. Avant d’investir dans une solution, il est crucial de considérer :
- Fonctionnalités nécessaires : évaluer si l’outil couvre les principales étapes du processus d’achats, telles que les demandes, les approbations, la gestion des contrats, le suivi des performances et l’analyse des coûts ;
- Intégration avec les systèmes existants : vérifier que la solution s’intègre facilement avec le PGI, les systèmes de gestion des stocks ou d’autres plateformes utilisées par l’organisation ;
- Facilité d’utilisation et de mise en œuvre : privilégier des outils intuitifs qui permettent une implémentation rapide et une adoption facile par les utilisateurs ;
- Capacité à fournir des données en temps réel : assurer l’accès à des rapports et des métriques permettant de suivre les achats, d’identifier des opportunités d’économies et d’optimiser la prise de décisions ;
- Mise à l’échelle : choisir une solution capable de s’adapter à la croissance de l’organisation et aux besoins futurs.
En outre, le choix entre différentes solutions technologiques dépendra des caractéristiques de la chaîne d’approvisionnement et du niveau de collaboration avec les fournisseurs.
Avez-vous encore des questions sur les achats ?
Quelle est la différence entre achats et sourcing ?
Bien que souvent utilisés de façon interchangeable, les achats et le sourcing représentent des étapes distinctes dans le processus d’acquisition de biens et de services. Le sourcing est une activité stratégique qui englobe l’identification, l’évaluation et la sélection des fournisseurs, ainsi que la négociation des contrats et des accords à long terme. Son objectif est d’assurer des partenariats stratégiques, des conditions commerciales avantageuses et une résilience au sein de la chaîne d’approvisionnement.
Les achats, quant à eux, se réfèrent à l’exécution opérationnelle de ces stratégies. Ceci inclut des activités telles que l’émission d’ordres d’achat, la réception et l’inspection des matériaux achetés et le traitement des paiements, la garantie que les biens ou les services sont livrés au bon moment, avec la qualité et le coût convenus.
Quels sont les indicateurs les plus importants dans les achats ?
Les indicateurs clés de performance (KPIs) pour un département d’achats mesurent l’efficacité, l’efficience et l’impact des opérations. Voici les principaux :
- Coût d’acquisition par ordre d’achat (cost per purchase order) : mesure le coût moyen pour traiter un ordre d’achat, incluant le personnel, les systèmes et autres ressources ;
- Cycle d’achat (purchase cycle time) : temps moyen entre l’identification du besoin et la livraison du produit ou service ;
- Nombre de fournisseurs par catégorie : évalue la diversité et la concentration des fournisseurs, identifiant ainsi les risques potentiels ;
- Coût total d’acquisition (Total Cost Of Ownership – TCO) : prend en compte tous les coûts liés à l’acquisition d’un article, de l’achat à la maintenance ;
- Pourcentage d’achats ponctuels vs. contractuels : analyse la proportion entre les achats planifiés (contrats) et les achats de dernière minute ;
- Taux de livraisons dans les délais (on-time delivery rate) : pourcentage de livraisons effectuées dans le délai convenu ;
- Qualité des fournisseurs (supplier quality score) : nombre de produits défectueux ou de problèmes liés à un fournisseur ;
- Évaluation des risques fournisseurs : mesure l’exposition aux risques liés aux fournisseurs en fonction de leur localisation, de leur stabilité financière ou du degré de dépendance envers eux ;
- Pourcentage d’achats durables : achats respectant des critères de développement durable environnemental et social, pour l’évaluation ESG de la chaîne d’approvisionnement ;
- Taux de résolution des réclamations : temps et efficacité dans le traitement des problèmes signalés.
Quels sont les 5 P des achats ?
Les 5 P des achats représentent cinq éléments clés qui garantissent l’efficacité et la réussite du processus d’acquisition :
- Produit : veiller à ce que le produit ou service acheté réponde aux exigences de qualité et aux spécifications techniques ;
- Prix : obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible, en alignant les coûts avec la qualité et les conditions commerciales ;
- Planning : s’assurer que les biens ou services sont livrés dans les délais fixés, évitant ainsi les interruptions opérationnelles ;
- Partenaire : sélectionner des fournisseurs fiables et développer des relations stratégiques basées sur la confiance et la collaboration ;
- Processus : mettre en place des processus d’achats efficaces, automatisés et transparents, garantissant la conformité et le contrôle des coûts.
Ces éléments servent de piliers pour soutenir un processus d’achat performant et aligné avec les objectifs stratégiques de l’organisation.
Approvisionnement
Découvrez comment améliorer ce secteur d’activité