Ein effektives Management der operativen Teams ist für die Leistung und die Servicequalität im Finanzsektor von entscheidender Bedeutung. Angesichts des rasanten Tempos der digitalen Transformation, strenger regulatorischer Anforderungen und des zunehmenden Drucks, einen kundenorientierten Ansatz zu verfolgen, stehen Teams in diesem Sektor vor einzigartigen Herausforderungen. Anpassungsfähigkeit, Kompetenzentwicklung und die Ausrichtung an den strategischen Zielen des Unternehmens sind für die Aufrechterhaltung robuster und widerstandsfähiger Abläufe unerlässlich. Diese Anforderungen erfordern einen Managementansatz, der über traditionelle Prozesse hinausgeht und Führungspraktiken integriert, die Agilität und kontinuierliche Verbesserung fördern. In diesem Artikel werden bewährte Verfahren und wichtige Schritte für die Umgestaltung des Teammanagements im Finanzsektor untersucht.

Die Bedeutung eines effektiven Teammanagements im Finanzsektor

Im Bank- und Versicherungswesen ist ein effektives Teammanagement von entscheidender Bedeutung, um einen konsistenten, den Vorschriften entsprechenden Betrieb aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Innovationen voranzutreiben, um den sich wandelnden Marktanforderungen gerecht zu werden. Ein gut strukturiertes Teammanagement ermöglicht eine schnelle Anpassung an Veränderungen, eine höhere Betriebseffizienz und ein Arbeitsumfeld, welches die kontinuierliche Weiterentwicklung fördert.

Herausforderungen des Teammanagements im Finanzsektor

Das Teammanagement im Finanzsektor bringt seine eigenen Herausforderungen mit sich. Aufgrund des konstanten Tempos des technologischen Fortschritts müssen sich Teams an schnelle Veränderungen anpassen, was eine kontinuierliche Anpassung an neue Tools und digitale Prozesse erfordert. Darüber hinaus erhöht das strenge regulatorische Umfeld des Sektors den Druck weiter, da die Einhaltung von Vorschriften in allen Betriebsabläufen und Prozessen gefordert wird.

Eine weitere zentrale Herausforderung besteht darin, Talente zu halten und zu fördern, insbesondere in Positionen, die eine Kombination aus technischem Fachwissen und grundlegenden Soft Skills erfordern. In dieser Branche kann der Stress durch Risikomanagement, Datensicherheit und die Einhaltung von Vorschriften die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter erheblich beeinträchtigen. Die Balance zwischen Innovation und der Einhaltung von Vorschriften zu finden, ohne dabei die Effizienz zu beeinträchtigen, ist eine anspruchsvolle, aber wesentliche Aufgabe, um einen effektiven Betrieb aufrechtzuerhalten.

Vorteile eines optimierten Teammanagements

Ein optimiertes Teammanagement bietet zahlreiche Vorteile für Organisationen und Mitarbeiter:

1. Bessere interne Gleichmäßigkeit: Organisationen können eine bessere strategische und operative Gleichmäßigkeit über alle Abteilungen hinweg erreichen, indem sie Leistungskennzahlen kaskadieren und ein Bottom-up-Kommunikations- und Überwachungssystem umsetzen.
2. Verbesserte Betriebseffizienz und Qualität: Optimierte Managementpraktiken, die auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet sind, ermöglichen es den Teams, Ineffizienzen zu erkennen und kontinuierliche Verbesserungen umzusetzen, wodurch Kosten gesenkt und gleichzeitig Produktivität und Qualität gesteigert werden.
3. Weniger Schwankungen bei Prozessen und Ergebnissen: Die Festlegung von Standards in Verbindung mit Weiterbildung und regelmäßiger Überprüfung – mit schnellen Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen – sorgt für Konsistenz und Vorhersehbarkeit bei Prozessen und Ergebnissen und fördert so einen stärkeren und zuverlässigeren Betrieb.
4. Persönliche und berufliche Entwicklung: Ein strukturierter Fokus auf Weiterbildung und Kompetenzentwicklung bietet Mitarbeitern Wachstumschancen und fördert ein motivierteres und produktiveres Umfeld.
5. Talentbindung und -erhaltung: Ein Managementansatz, der das Wohlbefinden und die Entwicklung der Mitarbeiter fördert, trägt dazu bei, das Engagement zu steigern, die Fluktuation zu verringern und die Unternehmenskultur zu stärken.
6. Beweglichkeit und Anpassungsfähigkeit: Gut geführte Teams sind belastbarer und beweglicher und können schnell auf Marktveränderungen und aufkommende Trends reagieren, wodurch die Organisation wettbewerbsfähig und innovativ bleibt.
7. Ständige Ergebnisse und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung: Ein strukturiertes Teammanagement gewährleistet die Erzielung und Nachhaltigkeit transformativer Ergebnisse im Laufe der Zeit und macht die Teams autonomer und verpflichtet sie Jahr für Jahr zum gemeinsamen Erfolg.

Grundlegende Schritte zur Verbesserung des Teammanagements im Finanzsektor

Die Umgestaltung des Teammanagements erfordert einen strukturierten Ansatz, der kontinuierliche Verbesserung, Effizienz und Anpassungsfähigkeit fördert. Diese entscheidenden Schritte bieten einen Fahrplan für die Umsetzung von Praktiken, die das Management stärken und ein kollaboratives und produktives Umfeld schaffen. Von der Planung und Standardisierung von Abläufen bis hin zur Problemlösung trägt jeder Schritt dazu bei, dass die Teams mit den strategischen und operativen Zielen der Organisation in Einklang bleiben und Herausforderungen mit Widerstandsfähigkeit und Effektivität begegnen.

Abbildung 1 – Modell zur Verbesserung des Teammanagements: Daily Kaizen

Daily Kaizen-Planung

Die Daily Kaizen-Planung ist entscheidend für die Vorbereitung der Organisation auf die Umsetzung der nachfolgenden Schritte. Der erste Schritt besteht darin, die natürlichen Teams innerhalb der Organisation zu verstehen. Idealerweise sollten die Teams nach dem Wertstrom strukturiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Teams auf die tatsächliche Auswirkung jeder Aktivität auf den Kunden und das Unternehmen konzentrieren, was ein kundenorientiertes Management fördert und gleichzeitig Verschwendung effektiv reduziert.

Als Nächstes sollte eine strukturierte Kaskade von Besprechungen umgesetzt werden, um eine nahtlose und abgestimmte Kommunikation über alle Organisationsebenen hinweg zu gewährleisten, von Gemba aus (dem Ort, wo die Dinge geschehen) bis hin zum Top-Management. Diese Struktur stellt sicher, dass Probleme schnell erkannt und Lösungen koordiniert diskutiert und umgesetzt werden. Wenn das Team nicht über die Autonomie verfügt, ein Problem zu lösen, sollte es die Angelegenheit an die nächste Ebene weiterleiten.

Ein weiterer zu analysierender Aspekt ist, ob es eine angemessene Kontrollspanne gibt, d. h. ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Vorgesetzten und Teammitgliedern. Dieses Gleichgewicht ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Führungskräfte Zeit und Aufmerksamkeit für die Führung und Entwicklung ihrer Teams aufwenden können.

Alle Teams, vom Top-Management bis hin zu den operativen Einheiten, sollten an der Planung und Durchführung von Daily Kaizen beteiligt sein. Diese Planungsphase bildet eine solide Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung der nachfolgenden Schritte.

Daily Management

Im Finanzsektor ist das Daily Management unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Teamarbeit mit der Planung übereinstimmt und die Leistungsziele konsequent erreicht werden. Dieser Prozess umfasst strenge Managementpraktiken, um Transparenz zu fördern und die Teams auf die strategischen Ziele der Organisation auszurichten.

Sichttafeln am Arbeitsplatz sind leistungsstarke Hilfsmittel zur Überprüfung, Kommunikation der Teamleistung und Verwaltung von Arbeitsabläufen. Diese Tafeln zeigen Leistungsindikatoren, Ziele, Aktionspläne und Aktualisierungen des Aktivitätsfortschritts an. Die Indikatoren zeigen die täglichen Ergebnisse deutlich an, während die Aktionspläne spezifische Schritte zur Verbesserung oder Lösung von Problemen aufzeigen. Sichttafeln fördern somit die Transparenz und ermöglichen den Echtzeit-Informationsaustausch zwischen allen Teammitgliedern.

Regelmäßige Besprechungen sind ebenso wichtig, um das Team auf dem Laufenden zu halten und zu motivieren. Tägliche oder wöchentliche Besprechungen ermöglichen es Führungskräften und Teammitgliedern, Fortschritte zu überprüfen, Herausforderungen zu besprechen und Prioritäten abzustimmen. Diese Besprechungen fördern nicht nur eine offene Kommunikation, sondern auch die gemeinsame Verantwortung und helfen dabei, Möglichkeiten für kontinuierliche Verbesserungen zu identifizieren. Dieses kollaborative Umfeld ermutigt alle, zur Problemlösung beizutragen und Aktivitäten zu verfeinern.

Daily Management schafft einen transparenteren, agileren und ergebnisorientierteren Betrieb. Diese Elemente sind für die Aufrechterhaltung einer hohen Leistung und die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Finanzsektor von entscheidender Bedeutung.

Arbeitsplatzorganisation

Eine effektive Arbeitsplatzorganisation ist unerlässlich, um die Effizienz zu maximieren und Verschwendung im täglichen Betrieb zu minimieren – insbesondere im Finanzsektor, wo Compliance und Prozessabläufe von entscheidender Bedeutung sind. Zu dieser Organisation gehört auch die Standardisierung der Zeitaufteilung der Teamleiter, d. h. die Aufteilung ihrer Zeit auf verschiedene Arten von Aktivitäten.

Die Anwendung der 5S-Methoden (physisch und virtuell) ist ein wertvolles Instrument für die Arbeitsplatzorganisation. Die 5S-Methode besteht aus fünf Schritten: Seiri (Sortiere aus), Seiton (Systematische Ordnung), Seiso (Sauber halten), Seiketsu (Standardisieren) und Shitsuke (Selbstdisziplin/ Ständige Verbesserung). Dieser Ansatz fördert einen sauberen und organisierten Arbeitsplatz, ob physisch oder digital, und stellt sicher, dass Mitarbeiter schnell und ohne Unterbrechungen auf das zugreifen können, was sie benötigen. In virtuellen Umfeldern hilft 5S dabei, logische und leicht zugängliche Strukturen für Dokumente und Systeme zu erhalten, wodurch der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen reduziert wird.

Die WILO-Übung (Week in the Life of) ist eine weitere effektive Methode, die es Führungskräften ermöglicht, ihre typische Woche zu beobachten und zu reflektieren. Dies hilft dabei, Möglichkeiten zur Neuorganisation von Zeit und Aktivitäten für ein effektiveres Management zu identifizieren. Führungskräfte können ihre Zeitplanung optimieren, indem sie ihre Woche planen und die Standardarbeit auf der Grundlage von Prioritäten und dem Mehrwert jeder Aufgabe definieren.

Durch die Organisation des Arbeitsbereichs und die Umsetzung der Standardarbeit für Führungskräfte verbessern Organisationen die Effizienz, minimieren Verschwendung und fördern ein Umfeld, das nachhaltige Produktivität und Compliance fördert.

Standardisierung und Weiterbildung

Standardisierung und Weiterbildung sind für die Sicherstellung von Konsistenz und Qualität in den Betriebsabläufen von grundlegender Bedeutung – insbesondere im Finanzsektor, wo die Einhaltung von Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist. Diese Prozesse stellen sicher, dass die Mitarbeiter einheitliche Praktiken einhalten und die Verfahren an den Unternehmenszielen ausrichten, wodurch Schwankungen minimiert und eine stabile, effiziente Leistung gefördert werden.

Standardisierung (SDCA) – Standardisieren, Ausführen, Prüfen, Handeln – ist ein Zyklus zur Stabilisierung von Prozessen und zur Sicherstellung, dass Aktivitäten einem Standard entsprechen, der bei Bedarf kontinuierlich verbessert werden kann. Standards sollten einfach, visuell und zugänglich sein. Die Standardisierung bietet eine solide Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen, indem sie Abweichungen reduziert und für Konsistenz sorgt.

Nachdem die Prozesse standardisiert und die Mitarbeiter in den neuen Standards geschult wurden, ist es unerlässlich, die Einhaltung sicherzustellen. Gemba Walks mit Prozessbestätigung ist eine Praxis, die es Führungskräften auf allen Organisationsebenen ermöglicht, den Betrieb direkt am Gemba zu beobachten. Während dieser Rundgänge verwenden Führungskräfte Kamishibai-Karten, eine visuelle Checkliste, um die Einhaltung von Standards zu bestätigen. Diese Überprüfungsmethode stärkt die Verpflichtung zur Standardisierung und ermöglicht es Führungskräften, Abweichungen zu erkennen, Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen und schnell unmittelbare Rückmeldungen zu geben. Durch die Einbeziehung von Führungskräften in diesen Prozess betonen Organisationen die Bedeutung von Standardisierung und Qualität bei der Ausführung von Aufgaben und halten gleichzeitig die Verbindung der Führungskräfte zum Gemba aufrecht.

Die Kombination aus Standardisierung, Trainings und Gemba-Walks fördert eine Kultur der Verantwortlichkeit und kontinuierlichen Verbesserung. Dieser Ansatz reduziert Schwankungen und verbessert die Betriebsqualität, indem alle in den Prozess einbezogen werden.

Strukturierte Problemlösung

Strukturierte Problemlösung ist ein systematischer Ansatz zur Identifizierung und Lösung von Problemen, zur Förderung kontinuierlicher Prozessverbesserungen und zur Verbesserung der Ergebnisse. Bei täglichen Besprechungen werden Probleme identifiziert und Prioritäten für eine eingehende Analyse derjenigen Probleme festgelegt, die zu komplex sind, um sie sofort zu lösen. Spezielle Problemlösungsbesprechungen konzentrieren sich auf die Gestaltung und Umsetzung von Lösungen.

Um eine effektive Lösung zu gewährleisten, ist es wichtig, strukturierte Tools und Methoden wie Kobetsu Kaizen und 3C (Case, Cause, Countermeasure) zu verwenden. Kobetsu Kaizen konzentriert sich auf spezifische Prozessverbesserungen nach einem Ansatz in neun Schritten. Gleichzeitig wird 3C häufig bei einfacheren Problemen angewendet, wobei die Lösung durch die Identifizierung des Problems, die Ermittlung der Grundursache und die Definition von Gegenmaßnahmen strukturiert wird. Diese Tools ermöglichen es Teams, die Probleme an der Wurzel zu packen, ein erneutes Auftreten zu verhindern und nachhaltige Lösungen voranzutreiben.

Strukturierte Problemlösung fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im Finanzsektor und schafft ein Umfeld, in dem Teams in die Lage versetzt werden, Probleme selbstständig und effektiv zu identifizieren, zu analysieren und zu lösen.

Prozess zur Umsetzung von Verbesserungen im Teammanagement

Die Einführung eines gut strukturierten Prozesses zur Verbesserung des Teammanagements in Organisationen mit Hunderten oder sogar Tausenden von Mitarbeitern ist unerlässlich, wie es bei Finanzinstituten häufig der Fall ist. Das Teamentwicklungsprogramm (TDP) bietet einen effizienten Rahmen für die Umsetzung dieser Methoden:

1. Pilot-Workshop: Der erste Schritt besteht in der Auswahl einer Pilotgruppe von bis zu 10 Teamleitern, die das TDP einführen. Während des Workshops erhalten die Teilnehmer eine Weiterbildung zu einem bestimmten Daily-Kaizen-Thema und setzen den Ansatz in einem Pilotteam um.
2. Erstellung des Einsatzhandbuchs: Auf Grundlage der Ergebnisse des Pilotprojekts wird ein Handbuch für die Weiterbildung erstellt, um die Standards festzulegen, an denen sich die übrigen Teams bei der Umsetzung des Programms orientieren sollen. Außerdem werden Coaching-Standards und der Auditprozess definiert, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte während der Umsetzung die notwendige Unterstützung erhalten.
3. Führungskräfte-Schulung: Dieser Schritt besteht aus einem Workshop zur Vorbereitung der Führungskräfte auf die Umsetzung des ausgewählten Daily-Kaizen-Themas mit ihren Teams. Während der Weiterbildung wird auch ein Konsens über den Umsetzungsplan erzielt, der die Führungskräfte mit den Zielen und Zeitvorgaben des Programms in Einklang bringt.
4. Umsetzung mit Coaching: Die Führungskräfte beginnen, die in der Weiterbildung erlernten Verhaltensweisen und Praktiken in ihren natürlichen Teams anzuwenden, wobei sie durch regelmäßige Coaching-Sitzungen mit einem Berater unterstützt werden.
5. Audits und Nivellierung: Schließlich werden Audits durchgeführt, um den Reifegrad jedes Teams bei der Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungspraktiken zu bewerten. Außerdem wird ein Workshop zur Nivellierung und zum Austausch bewährter Verfahren abgehalten, um sicherzustellen, dass alle Teams ein einheitliches Niveau bei der Umsetzung erreichen.

Abbildung 2 – Teamentwicklungsprogramm

Dieser strukturierte Prozess, der in fünf Phasen unterteilt ist, wird für jedes Daily-Kaizen-Thema wiederholt und bietet einen systematischen Ansatz zur Optimierung des Teammanagements. Einer seiner Hauptvorteile ist die Anpassungsfähigkeit an Organisationen unterschiedlicher Größe. Darüber hinaus wird den natürlichen Teamleitern Verantwortung übertragen, die den Prozess mit der erforderlichen Unterstützung vorantreiben. Diese Dynamik stärkt die Führungsqualitäten, fördert die Autonomie und stellt sicher, dass Verbesserungen langfristig nachhaltig sind.

Die Zukunft des Teammanagements im Finanzsektor

Die Zukunft des Teammanagements im Finanzsektor dreht sich um den Aufbau flexiblerer Arbeitsstrukturen mit autonomen Teams und Führungskräften, die als Coaches fungieren und die kontinuierliche Verbesserung ihrer Prozesse vorantreiben. Investitionen in strukturierte Methoden für das Teammanagement und die Teamentwicklung sorgen für effektivere Abläufe. Sie rüsten den Finanzsektor für eine Zukunft, in der Anpassungsfähigkeit und Veränderungsmanagement entscheidende Erfolgsfaktoren sind. Dieses Managementmodell, das auf kontinuierlichen Verbesserungspraktiken basiert, versetzt Unternehmen in die Lage, schnell auf Marktanforderungen zu reagieren und in einem sich ständig verändernden Umfeld erfolgreich zu sein.

Haben Sie noch Fragen zur Verbesserung des Teammanagements im Finanzsektor?

Was ist ein Gemba Walk?

Ein Gemba Walk ist eine Praxis, bei der Führungskräfte – vom Top-Management bis hin zu den Vorgesetzten an vorderster Front – den „Gemba“ besuchen, den Ort, an dem die Arbeit tatsächlich ausgeführt wird. Dies kann eine Filiale, ein Kundendienstbereich oder ein Betriebszentrum im Finanzsektor sein. Ziel ist es, Prozesse direkt zu beobachten, die Einhaltung festgelegter Standards sicherzustellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln. Während eines Gemba Walks können Führungskräfte mit Mitarbeitern interagieren, Zweifel klären, unmittelbares Feedback geben und bestätigen, dass die Prozesse wie definiert befolgt werden. Diese Praxis fördert die kontinuierliche Verbesserung und zeigt die Verpflichtung der Führungskräfte zu Qualität und Betriebseffizienz.

Was ist der Unterschied zwischen dem SDCA- und dem PDCA-Zyklus?

Im Zusammenhang mit der kontinuierlichen Verbesserung spielen die SDCA- (Standardize-Do-Check-Act) und PDCA-Zyklen (Plan-do-Check-Act) eine sich ergänzende Rolle.

• SDCA (Standardize-Do-Check-Act): Dieser Zyklus konzentriert sich auf die Stabilisierung bestehender Prozesse. Er beginnt mit der Standardisierung (Standardisieren), bei der bewährte Praktiken als Standards dokumentiert werden. Die Arbeit wird dann gemäß diesen Standards ausgeführt (Ausführen), gefolgt von einer Überprüfung (Prüfen), um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen. Falls erforderlich, werden Maßnahmen (Handeln) ergriffen, um etwaige Abweichungen zu korrigieren. SDCA ist besonders nützlich, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.
• PDCA (Plan-Do-Check-Act): Dieser Zyklus zielt darauf ab, Verbesserungen voranzutreiben. Er beginnt mit der Planung (Plan) einer Änderung oder Verbesserung, deren Umsetzung (Do) und der anschließenden Überprüfung (Check) der Ergebnisse, um die Wirksamkeit der Änderung zu bewerten. Schließlich werden bei Bedarf Maßnahmen (Act) ergriffen, um Abweichungen zu korrigieren. PDCA ist ideal für die Umsetzung von Verbesserungen und die Anpassung von Prozessen an sich ändernde Bedingungen.

Während SDCA sich auf die Aufrechterhaltung der Stabilität konzentriert, legt PDCA den Schwerpunkt auf Verbesserung und Anpassungsfähigkeit. Diese Zyklen werden abwechselnd eingesetzt, um sowohl Konsistenz als auch Fortschritt zu gewährleisten.

Was sind die Schritte von Kobetsu Kaizen?

Kobetsu Kaizen ist eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung, die sich auf die Lösung spezifischer Prozessprobleme konzentriert. Dieser strukturierte Ansatz stellt sicher, dass Probleme effektiv und nachhaltig analysiert und gelöst werden, indem die folgenden Schritte befolgt werden:

1. Problemerkennung: Das Team erkennt ein spezifisches Problem, das die Prozessleistung oder -qualität beeinträchtigt.
2. Ursachenanalyse: Es werden Hilfsmittel wie das Ursache-Wirkungs-Diagramm oder die „5W“-Analyse (5x Warum) verwendet, um die Ursache des Problems zu ermitteln. Durch diesen Schritt wird sichergestellt, dass die Lösungen die Ursache des Problems angehen und nicht nur die Symptome behandeln.
3. Definition von Gegenmaßnahmen: Das Team entwickelt spezifische Maßnahmen, um die identifizierte Grundursache zu beseitigen oder zu mildern.
4. Umsetzung von Gegenmaßnahmen: Die Gegenmaßnahmen werden systematisch umgesetzt und der Prozess wird angepasst, um die Verbesserungen zu integrieren.
5. Überprüfung der Ergebnisse: Das Team bewertet, ob die angewandten Gegenmaßnahmen das Problem effektiv gelöst haben, und überwacht Leistungsindikatoren, um die Verbesserung zu bestätigen
6. Standardisierung der Lösung: Wenn sich die Gegenmaßnahmen als erfolgreich erweisen, wird der neue Prozess standardisiert, um ein erneutes Auftreten des Problems zu verhindern. Dieser Schritt umfasst die Weiterbildung der Mitarbeiter, um die Einhaltung sicherzustellen.
7. Evaluierung und kontinuierliche Verbesserung: Schließlich wird der Prozess regelmäßig überprüft, um die Nachhaltigkeit der Ergebnisse zu validieren und neue Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.