Der unverzichtbare Leitfaden für die Beschaffung: Optimierung Ihrer Geschäftsstrategie

In den letzten Jahrzehnten haben Organisationen zunehmend die strategische Bedeutung der Beschaffung erkannt und in die Entwicklung dieser Abteilung investiert, um der wachsenden Wettbewerbsfähigkeit eines globalisierten Marktes gerecht zu werden. In der Vergangenheit wurde die Beschaffung oft als unterstützende Funktion mit geringem Mehrwert für das Unternehmen angesehen. Heute gilt sie als Schlüsselbereich für Kostensenkungen und als entscheidender Akteur in der Supply Chain. In diesem Artikel werden die Optimierung von Beschaffungsprozessen und die Maximierung ihrer positiven Auswirkungen auf das Unternehmen untersucht.

Was ist Beschaffung und warum ist sie für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung?

Die Beschaffung ist ein grundlegender Pfeiler des Unternehmensmanagements, da sie betriebliche Anforderungen mit den dafür erforderlichen externen Ressourcen verknüpft. Sie stellt die praktische und operative Umsetzung der Beschaffungsstrategie dar.

Definition von Beschaffung

Beschaffung bezieht sich auf den Prozess des Erwerbs von Waren, Dienstleistungen oder Maschinen, die für den Betrieb einer Organisation erforderlich sind. Dieser Prozess umfasst die Ausstellung von Kaufaufträgen, Kostenkontrolle, Vertragserfüllung und Zahlungsmanagement.

Im Gegensatz zur Beschaffung, die sich auf die strategische Identifizierung und Auswahl von Lieferanten konzentriert, ist die Beschaffung die operative Phase, die die Umsetzung der während der Beschaffung getroffenen Entscheidungen sicherstellt und dafür sorgt, dass die erforderlichen Materialien oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt und zu den vereinbarten Bedingungen beschafft werden.

Wie sich die Beschaffung auf Ihren Gewinn auswirkt

Ein effizientes Beschaffungsmanagement kann sich erheblich auf die Ergebnisse einer Organisation auswirken. Eine gute Beschaffungsstrategie senkt die Betriebskosten, gewährleistet die Kontinuität der Versorgung und verbessert das Kosten-Nutzen-Verhältnis der erworbenen Ressourcen. Darüber hinaus ermöglicht sie die Aushandlung günstiger Konditionen mit Lieferanten sowie die effektive Verwaltung von Verträgen. So kann das Unternehmen Ressourcen in strategische Bereiche wie Innovation, Marketing oder Expansion investieren. Umgekehrt können Fehler im Beschaffungsprozess zu zusätzlichen Kosten, Betriebsverzögerungen und einem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit führen.

Arten der Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann je nach Art des Beschaffungsgegenstands und seines Zwecks in verschiedene Arten eingeteilt werden:

• Direkte Beschaffung: Umfasst Waren und Dienstleistungen, die für das Kerngeschäft der Organisation unerlässlich und direkt damit verbunden sind, wie z. B. Rohstoffe, Produktionskomponenten oder Maschinen.
• Indirekte Beschaffung: Bezieht sich auf Waren und Dienstleistungen, die den Betrieb unterstützen, aber nicht direkt mit der Produktion verbunden sind, wie z. B. Wartung, IT-Support oder Weiterbildung der Mitarbeitenden.
• Strategische Beschaffung: Umfasst große Mengen oder langfristige Verträge, die in der Regel größere finanzielle und betriebliche Auswirkungen haben und ein hohes Maß an Planung und Analyse erfordern.
• Notfallbeschaffung: Konzentriert sich auf die schnelle Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen in unerwarteten oder kritischen Situationen, die durch kurze Fristen und weniger Fokus auf Preisverhandlungen gekennzeichnet sind, was aufgrund der Dringlichkeit oft zu höheren Kosten führt.

Die Rolle der Beschaffung in der Lieferkette

Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle im Lieferkettenmanagement, indem sie dafür sorgt, dass die erforderlichen Ressourcen effizient und zu möglichst niedrigen Kosten fließen. Während die Beschaffung strategische Lieferanten identifiziert, setzt sie diese Vereinbarungen um und stellt sicher, dass Materialien oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt eintreffen, den Qualitätsanforderungen entsprechen und die festgelegten Geschäftsbedingungen eingehalten werden. Darüber hinaus hat die Beschaffung eine zentrale Funktion bei der Steuerung von Risiken in der Lieferkette, indem sie dazu beiträgt, Störungen durch Diversifizierung der Lieferanten, Verwaltung der Lagerbestände und kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung zu minimieren.

Die Abstimmung zwischen der Beschaffung und anderen Elementen der Lieferkette ist für die Organisation von entscheidender Bedeutung, um schnell auf Marktveränderungen reagieren zu können und die Betriebseffizienz sowie die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten.

Schlüsselkomponenten des Beschaffungsprozesses

Der Beschaffungsprozess besteht aus mehreren miteinander verbundenen Phasen, von der Bedarfsermittlung bis zur endgültigen Lieferung und Bezahlung der erworbenen Waren oder Dienstleistungen. Jede Komponente gewährleistet Effizienz, Kostenkontrolle und die Einhaltung der organisatorischen Anforderungen. Mit einem strukturierten Ansatz kann die Beschaffung optimiert werden, um die organisatorische Leistung zu verbessern und die „Supply Chain“ zu stärken.

Schritte im Beschaffungszyklus

Der Beschaffungszyklus umfasst die folgenden grundlegenden Schritte, die je nachdem, ob es sich um einmalige oder wiederkehrende Einkäufe handelt, spezifisch angepasst werden:

1. Bedarfsermittlung: Hierbei wird analysiert und festgelegt, was benötigt wird, wobei Mengen, Spezifikationen und technische Anforderungen berücksichtigt werden. Diese Bedürfnisse werden oft von internen Abteilungen ermittelt und dem Beschaffungsteam mitgeteilt. Dieser Schritt kann für wiederkehrende Einkäufe durch die Nutzung von Verbrauchshistorien, Prognosen oder Mindestbeständen vereinfacht werden, wobei Tools wie MRP-Systeme (Material Requirements Planning) zum Einsatz kommen.
2. Auswahl zugelassener Lieferanten: Bei diesem Schritt geht es darum, zuverlässige Lieferanten aus vorab genehmigten Optionen oder durch einen Qualifizierungsprozess auszuwählen. Lieferanten werden bei wiederkehrenden Einkäufen häufig auf der Grundlage bestehender Verträge oder der Leistungshistorie vorausgewählt.
3. Erteilung von Bestellungen: Nach interner Genehmigung wird eine detaillierte Bestellung mit Angabe von Mengen, Preisen und Lieferterminen ausgestellt. Dieser Schritt kann bei regelmäßigen Einkäufen durch Rahmenaufträge oder ERP-Systeme, die Bestellungen auf der Grundlage vordefinierter Bedingungen generieren, automatisiert werden.
4. Annahme und Prüfung: In diesem Schritt werden die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Spezifikationen der Bestellung entsprechen. Die Prüfungen erfolgen häufig anhand von Stichproben, insbesondere wenn die Lieferanten eine gleichbleibende Qualität vorweisen können.
5.  Zahlung und Buchführung: Die Zahlung wird nach Bestätigung der Einhaltung bearbeitet, wobei die Aufzeichnungen entweder manuell oder über Finanzsysteme geführt werden, um die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.

Unabhängig von der Art des Einkaufs ist es unerlässlich, den Status jeder Bestellung zu verfolgen. Dies ist durch den Einsatz von Tools und Leistungsindikatoren möglich, die die Einhaltung von Lieferfristen, Kosten und Qualitätskriterien sicherstellen und Fehler und Ineffizienzen minimieren.

Beschaffungsstrategie: von der Planung bis zur Ausführung

Eine Beschaffungsstrategie konzentriert sich auf die Durchführung von Anschaffungen, die auf die Ziele der Organisation und vorab festgelegte Anforderungen abgestimmt sind. Sie umfasst die detaillierte Planung des ermittelten Bedarfs und die effiziente Durchführung der Beschaffungsphasen.

• Planungsbedarf: Arbeiten Sie mit internen Abteilungen zusammen, um die Anforderungen des Betriebs zu verstehen, z. B. Mengen, Fristen und Spezifikationen, und stellen Sie sicher, dass die Ressourcen bei Bedarf verfügbar sind.
• Verwaltung bestehender Verträge: Konzentrieren Sie sich auf zuvor ausgehandelte Vereinbarungen und bestehende Verträge, die während des Beschaffungsprozesses geschlossen wurden. Stellen Sie die Einhaltung der vereinbarten Bedingungen wie Preise, Fristen und Qualitätsstandards sicher.
• Überwachung und Kontrolle: Überwachen Sie während der Ausführung den Beschaffungsprozess, indem Sie die Lieferfristen, die Einhaltung der Produkt- oder Dienstleistungsstandards und die Verwaltungseffizienz verfolgen.

Eine effektive Beschaffungsstrategie beruht auf einer konsequenten Umsetzung, wobei der Schwerpunkt auf der Einhaltung und kontinuierlichen Verbesserung des Lieferantenbeziehungsmanagements und der Leistung liegt.

Die Bedeutung des Lieferantenbeziehungsmanagements

Ein effektives Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) ist für den Aufbau strategischer Partnerschaften, die die Betriebseffizienz und Wettbewerbsfähigkeit steigern, von entscheidender Bedeutung. Durch einen kooperativen Ansatz können Unternehmen ihre Lieferanten in eine Erweiterung ihres Unternehmens verwandeln und so gemeinsame Werte und nachhaltiges Wachstum fördern:

• Aufbau strategischer Partnerschaften: Unternehmen wie Toyota zeigen, dass starke Beziehungen dadurch entstehen, dass man die Lieferanten genauso gut versteht wie das eigene Geschäft. Der Austausch von Echtzeitinformationen und die Förderung des gegenseitigen Engagements sorgen für eine strategische Ausrichtung, schaffen Vertrauen und gemeinsame Ziele.
• Durchführung gemeinsamer Verbesserungsmaßnahmen: Die Initiierung von Verbesserungsprojekten direkt in den Anlagen der Lieferanten, die Durchführung gemeinsamer Workshops und die Förderung gemeinsamer Innovationen sind Initiativen, die Prozesse und Produkte optimieren und gleichzeitig Kosten senken.
• Entwicklung der Fähigkeiten von Lieferanten: Investitionen in die technische Entwicklung strategischer Lieferanten sind unerlässlich, um sie in die Lage zu versetzen, Probleme zu lösen und den Betrieb zu verbessern. Aktive Überwachung, Weiterbildung, ständige Rückmeldungen und die Entwicklung einer gemeinsamen Sprache verbessern die Innovationsfähigkeit und Effizienz der Lieferanten.
• Nutzen und Risiken teilen: Die Bildung von Win-win-Strategiebündnissen mit einer ausgewogenen Verteilung von Gewinnen und Risiken stärkt die gegenseitige Verpflichtung. Die Umstrukturierung der Wertschöpfungskette und die Schaffung von Nachhaltigkeitsinitiativen kommen ebenfalls beiden Parteien zugute und festigen langfristige Beziehungen.
• Transparentes Lieferkettenmanagement: Ein effektives Lieferantenbeziehungsmanagement reduziert Lagerbestände und Vorlaufzeiten und erhöht gleichzeitig die Agilität und Widerstandsfähigkeit in der Lieferkette. Transparenz in der Planung und strategische Ausrichtung helfen, Bedürfnisse zu antizipieren, Unterbrechungen zu minimieren und die betriebliche Leistung zu maximieren.

Durch die Förderung der Zusammenarbeit und kontinuierlichen Weiterentwicklung mit Lieferanten erreichen Unternehmen ihre operativen Ziele und sichern sich einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt.

Wie die Beschaffung den Erfolg von Logistik und Betrieb fördert

Die Beschaffung spielt eine entscheidende Rolle bei der Abstimmung des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen auf die betrieblichen Anforderungen, um den Geschäftserfolg sicherzustellen. Eine effiziente Beschaffung trägt direkt zur Kostensenkung, verbesserten Reaktionsfähigkeit und Risikominderung in der gesamten Supply Chain bei.

Die Verbindung zwischen Beschaffung und Logistik

Die Integration von Beschaffung und Logistik ist einer der Grundpfeiler für die Effizienz der Supply Chain. Eine koordinierte Betriebsplanung ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu optimieren, indem sie Verkäufe, Lagerbestände und Produktionskapazitäten aufeinander abstimmen.

Die Beziehung zwischen Beschaffung und Logistik ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die richtigen Materialien zur richtigen Zeit am richtigen Ort und zu möglichst geringen Kosten ankommen. Einige Beispiele für effektive Beschaffungslösungen sind:

• Integrierte Planung: Ein gut strukturierter Beschaffungsprozess hilft bei der Synchronisierung der logistischen Abläufe mit der Nachfrage.
• Reduzierung der Transportkosten: Durch die Aushandlung von Lieferbedingungen und die Auswahl strategisch günstig gelegener Lieferanten werden die Logistikkosten minimiert.
• Bestandsverwaltung: Beschaffungsentscheidungen wirken sich direkt auf die Lagerbestände aus und verringern das Risiko von Über- oder Fehlbeständen.

Diese Gleichmäßigkeit zwischen Beschaffung und Logistik gewährleistet ein effizientes Materialflussmanagement, verbessert die Logistikleistung und reduziert die Verschwendung in der gesamten Lieferkette.

Die Rolle der Beschaffung bei der Bewältigung von Störungen in der Lieferkette

Die Beschaffung ist von entscheidender Bedeutung für die Minderung von Störungen in der Lieferkette, indem sie sicherstellt, dass kritische Materialien und Komponenten zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind. Die Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden und integrierte Prozesse ermöglichen eine schnelle Reaktion auf unvorhergesehene Ereignisse und verhindern, dass Engpässe die Produktion stören.

• Lieferantendiversifizierung: Eine diversifizierte Beschaffungsstrategie verringert die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten und mindert Risiken.
• Vendor-Managed Inventory (VMI): Durch die Verlagerung der Verantwortung für das Bestandsmanagement auf die Lieferanten kann schneller auf Nachfrageschwankungen reagiert werden. Durch den Echtzeit-Zugriff auf Verbrauchs- und Bestandsdaten können Lieferanten ihre Planung anpassen, Kosten senken und Lagerbestände vermeiden.
• Virtuelles Bestandsmanagement: Die Integration der Lagerbestände in der gesamten Lieferkette – einschließlich Lieferanten, Kunden und Logistikpartnern – verbessert die Transparenz und Reaktionsfähigkeit bei Störungen. Fortschrittliche IT-Systeme ermöglichen eine Echtzeit-Überwachung der Lagerbestände und eine flexible Entscheidungsfindung.
• Risikoüberwachung: Beschaffungsteams können Tools zur Analyse von Risiken in der Lieferkette nutzen, um schneller auf potenzielle Störungen reagieren zu können.

Durch effiziente Beschaffungsprozesse und kontinuierliche Kommunikation mit Lieferanten werden potenzielle Störungen zu Chancen, die Lieferkette zu stärken und zu optimieren, was letztlich zu einer höheren Wertschöpfung für das Unternehmen führt.

Auswirkungen der Beschaffung auf die allgemeine Betriebseffizienz

Die Beschaffung wirkt sich direkt auf die Betriebseffizienz aus, indem sie sicherstellt, dass die erforderlichen Materialien zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind, den erforderlichen Qualitätsstandards entsprechen und mit den vereinbarten Kosten übereinstimmen. Die Integration von Beschaffung und Bestandsverwaltung ist unerlässlich, um den Ressourcenfluss in der gesamten Lieferkette zu optimieren.

Eine effiziente Beschaffungsplanung reduziert die Lagerbestände und Vorlaufzeiten erheblich, minimiert Überbestände und verkürzt die Lieferzeiten. Dieser Ansatz verbessert die Reaktionsfähigkeit und die betriebliche Flexibilität und ermöglicht es Unternehmen, sich schnell an Nachfrageschwankungen und unvorhergesehene Herausforderungen anzupassen.

Darüber hinaus sind die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Lieferanten und fortschrittliche Technologien für das Bestandsmanagement von entscheidender Bedeutung, um Kosten zu senken und die Effizienz der Prozesse insgesamt zu steigern. Auf diese Weise ist die Beschaffung ein zentrales Element in der Wertschöpfungskette und gewährleistet die Gleichmäßigkeit von Nachfrage, Produktionskapazität und Lieferungen. Das Ergebnis ist ein agilerer, widerstandsfähigerer und effizienterer Betrieb.

Best Practices im Beschaffungswesen für maximale Effizienz

Die Umsetzung von Best Practices im Beschaffungswesen ist von entscheidender Bedeutung für die Maximierung der Betriebseffizienz, die Kostensenkung und die Stärkung der Lieferantenbeziehungen. Der Einsatz von Technologie, die Umsetzung ergebnisorientierter Strategien und die Optimierung der Interaktion mit Partnern sind für die Erreichung dieser Ziele von grundlegender Bedeutung.

Technologie für die Automatisierung der Beschaffung nutzen

Technologie verändert den Beschaffungsprozess, indem sie mehr Kontrolle, Geschwindigkeit und Genauigkeit ermöglicht. Durch Beschaffungsmanagement-Software (z. B. ERP-Systeme oder E-Procurement-Plattformen) vereinfacht die Automatisierung Aufgaben wie die Ausstellung von Bestellungen, die Überwachung von Verträgen und die Analyse der Lieferantenleistung.

Darüber hinaus sorgt die Echtzeit-Datenintegration zwischen Beschaffungsteams, Lieferanten und anderen Abteilungen für eine durchgängige Transparenz der Lieferkette und hilft, Bedürfnisse zu antizipieren und Ausfälle zu vermeiden. Tools wie Vendor-Managed Inventory (VMI) und digitale Systeme zur Verwaltung von Lagerbeständen steigern die Effizienz, indem sie Überbestände reduzieren und Reaktionszeiten verkürzen.

Die effektivsten Strategien zur Kostensenkung im Beschaffungswesen

Bei der Kostensenkung im Beschaffungswesen sollte der Fokus nicht ausschließlich auf der Aushandlung niedrigerer Preise liegen. Stattdessen sollte ein strategischer Ansatz verfolgt werden, der den gesamten Prozess umfasst. Zu den effektivsten Strategien gehören:

• Lieferantenkonsolidierung: Durch die Reduzierung der Anzahl der Lieferanten werden strategischere Beziehungen gefördert und Skaleneffekte erzielt.
• Integriertes Management der Lagerbestände: Praktiken wie VMI minimieren übermäßige Lagerbestände und optimieren den Materialfluss.
• Integrierte Betriebsplanung: Durch die Gleichmäßige Abstimmung von Beschaffung und Nachfrage und Kapazität werden kostspielige Notkäufe vermieden.
• Langfristige Partnerschaften mit Lieferanten: Der Aufbau langfristiger Beziehungen zu zuverlässigen Lieferanten sorgt für Stabilität und günstige Konditionen, insbesondere in volatilen Märkten.

Diese Ansätze helfen dabei, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu identifizieren, ohne die Qualität oder die betriebliche Kontinuität zu beeinträchtigen, und gleichzeitig die logistischen Abläufe zu verbessern.

Optimierung der Lieferantenleistung und -kommunikation

Eine effektive Lieferantenleistung und -kommunikation gewährleisten einen reibungslosen und effizienten Materialfluss. Durch ein kollaboratives Kapazitätsmanagement wird die Nachfrage eines Unternehmens mit den Produktionskapazitäten der Lieferanten in Einklang gebracht, wodurch das Risiko von Unterbrechungen verringert wird.

Ein kontinuierlicher Informationsaustausch in Echtzeit – wie z. B. Verbrauchsprognosen und Lagerbestände – stärkt das Vertrauen und die Transparenz in den Lieferantenbeziehungen. Der Einsatz technologischer Hilfsmittel und regelmäßige Besprechungen helfen bei der Überwachung der Lieferantenleistung, der schnellen Identifizierung von Problemen und der Umsetzung von Korrekturmaßnahmen.

Der Aufbau strategischer Partnerschaften mit gemeinsamen Vorteilen und Risiken optimiert die Ergebnisse und erleichtert die gemeinsame Entwicklung von Verbesserungen in der gesamten Supply Chain.

Durch die Übernahme dieser Praktiken wird die Beschaffung zu einem strategischen Faktor für die Betriebseffizienz und stellt sicher, dass die Organisation auf dem Markt wettbewerbsfähig, agil und widerstandsfähig bleibt.

Beschaffungsinstrumente und -technologie: Straffung des Prozesses

Technologie ist für die Modernisierung und Vereinfachung von Beschaffungsprozessen von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht eine höhere Effizienz, Transparenz und Kontrolle. Durch die Umsetzung der richtigen Beschaffungsinstrumente und -technologien können Organisationen manuelle Aufgaben automatisieren, Fehler minimieren und die Kommunikation mit Lieferanten optimieren. So stellen sie sicher, dass die Beschaffungsprozesse mit den strategischen Zielen übereinstimmen.

Auswahl des richtigen Beschaffungstools für Ihre Organisation

Die Auswahl des idealen Beschaffungstools erfordert eine gründliche Analyse der Bedürfnisse und Ziele Ihrer Organisation. Bevor Sie in eine Lösung investieren, sollten Sie unbedingt die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Erforderliche Funktionalität: Stellen Sie sicher, dass das Tool die wichtigsten Phasen des Beschaffungsprozesses unterstützt, wie z. B.Bestellanforderungen,Genehmigungen, Vertragsmanagement, Leistungsüberwachung und Kostenanalyse.
• Integration in bestehende Systeme: Vergewissern Sie sich, dass sich die Lösung nahtlos in Ihr ERP, Ihre Systeme zur Verwaltung von Lagerbeständen oder andere von der Organisation verwendete Plattformen integrieren lässt.
• Benutzerfreundlichkeit und Umsetzung: Wählen Sie intuitive Tools, die eine schnelle Umsetzung ermöglichen und von den Benutzern leicht angenommen werden.
• Echtzeit-Datenfähigkeit: Entscheiden Sie sich für Tools, die den Zugriff auf Berichte und Kennzahlen ermöglichen, sodass Sie Beschaffungsaktivitäten überwachen, Möglichkeiten für Kosteneinsparungen erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen können.
• Skalierbarkeit: Das Tool sollte das Wachstum der Organisation unterstützen und sich an sich ändernde Anforderungen anpassen lassen.

Darüber hinaus hängt die Wahl der Technologie von den Merkmalen Ihrer Supply Chain und dem Grad der Zusammenarbeit mit den Lieferanten ab.

Haben sie noch Fragen zum Thema Beschaffung?

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Obwohl die Begriffe Beschaffung und Einkauf oft synonym verwendet werden, stellen sie unterschiedliche Phasen im Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen dar. Der Einkauf ist eine strategische Tätigkeit, die die Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten sowie die Aushandlung von Verträgen und langfristigen Vereinbarungen umfasst. Er stellt strategische Partnerschaften, günstige Handelsbedingungen und die Widerstandsfähigkeit der Supply Chain sicher.

Beschaffung hingegen bezieht sich auf die operative Umsetzung dieser Strategien. Sie umfasst die Erteilung von Kaufaufträgen, den Empfang und die Prüfung erworbener Materialien, die Zahlungsabwicklung und die Sicherstellung, dass Waren oder Dienstleistungen zum richtigen Zeitpunkt in der vereinbarten Qualität und zu den vereinbarten Kosten geliefert werden.

Was sind die wichtigsten Beschaffungskennzahlen?

Die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für eine Beschaffungsabteilung sind diejenigen, die die Effizienz, Effektivität und Auswirkungen ihres Betriebs messen. Hier sind die wichtigsten Kennzahlen:

• Kosten pro Bestellung: Misst die durchschnittlichen Kosten für die Bearbeitung einer Bestellung, einschließlich Personal, Systeme und anderer Ressourcen.
• Beschaffungszyklusdauer: Verfolgt die durchschnittliche Zeit zwischen der Identifizierung eines Bedarfs und der Lieferung des Produkts oder der Dienstleistung.
• Anzahl der Lieferanten pro Kategorie: Misst die Lieferantenvielfalt und -konzentration und hilft dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren.
• Gesamtbetriebskosten (TCO): Umfasst alle mit dem Erwerb eines Artikels verbundenen Kosten, vom Kauf über die Wartung bis hin zur Entsorgung.
• Prozentsatz der Spot-Käufe im Vergleich zu vertraglichen Käufen: Bewertung des Verhältnisses von geplanten Käufen (im Rahmen von Verträgen) zu Last-Minute- oder ungeplanten Käufen (Spontankäufe).
• Pünktliche Lieferung(en): Prozentsatz der Lieferungen, die innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erfolgen.
• Qualitätsbewertung der Lieferanten: Verfolgt fehlerhafte Produkte oder Probleme im Zusammenhang mit der Leistung der Lieferanten.
• Risikobewertung der Lieferanten: Misst das Risiko basierend auf dem Standort, der finanziellen Stabilität oder der Abhängigkeit von einem einzelnen Lieferanten.
• Prozentsatz nachhaltiger Einkäufe: Verfolgt Einkäufe, die ökologische und soziale Nachhaltigkeitskriterien erfüllen, und spiegelt die Einhaltung der ESG-Kriterien in der Lieferkette wider.
• Beschwerdeauflösungsrate: Misst die Zeit und Effektivität bei der Lösung gemeldeter Probleme.

Was sind die 5 P’s der Beschaffung?

Die 5 P’s der Beschaffung stehen für fünf entscheidende Elemente, die die Effizienz und den Erfolg des Beschaffungsprozesses sicherstellen:

• Produkt: Qualitätssicherung des erworbenen Produkts oder der erworbenen Dienstleistung und Einhaltung technischer Spezifikationen.
• Preis: Sicherstellung des bestmöglichen Kosten-Nutzen-Verhältnisses durch Ausbalancierung von Preis, Qualität und Geschäftsbedingungen.
• Ort: Sicherstellung, dass Waren oder Dienstleistungen innerhalb festgelegter Fristen geliefert werden, um Betriebsstörungen zu vermeiden.
• Partner: Auswahl zuverlässiger Lieferanten und Aufbau strategischer Beziehungen, die auf Vertrauen und Zusammenarbeit basieren.
• Prozess: Umsetzung effizienter, automatisierter und transparenter Beschaffungsprozesse zur Gewährleistung der Compliance und Kostenkontrolle.

All diese Elemente sind die Grundpfeiler eines erfolgreichen Beschaffungsprozesses und helfen Organisationen, ihre operativen und strategischen Ziele effektiv zu erreichen.