Dieses Unternehmen ist einer der weltweit führenden Anbieter von Gesundheitsprodukten für Verbraucher. Es ist auf mehreren Kontinenten tätig und verwaltet ein vielfältiges Portfolio an vertrauenswürdigen Marken und Produkten, die täglich Millionen von Menschen erreichen. Seine Labore spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Compliance, der Beschleunigung der Produktfreigabe und der Aufrechterhaltung des Verbrauchervertrauens, wobei der Schwerpunkt auf Qualität, Sicherheit und Innovation liegt.

Trotz dieser zentralen Rolle und einer ausgeprägten Kultur der kontinuierlichen Verbesserung standen die Labore jedoch vor wiederkehrenden Herausforderungen, darunter verzögerte Produktfreigaben, unzuverlässige Planung und Teams, die mit Verwaltungsaufgaben überlastet waren. Diese Probleme verlangsamten die Markteinführung und setzten die Compliance und die Moral der Teams unter Druck.

Um diese Leistungslücken zu schließen und die Laborstandards weltweit zu verbessern, wurde die Initiative „Lab Excellence“ im Bereich Qualitätskontrolle (QC) ins Leben gerufen. Diese Fallstudie zeigt, wie ein Standort Kaizen-Praktiken implementiert hat, um erhebliche Verbesserungen im Arbeitsablauf, in der Planung und in der Gesamteffizienz zu erzielen.

Diagnosephase

Die Diagnosephase sollte ein klares Bild der aktuellen Herausforderungen, Durchlaufzeiten und Produktivität des Labors vermitteln und gleichzeitig eine solide Grundlage für den Verbesserungsplan schaffen.

1. Vorbereitung und Datenerfassung

Diese Phase begann mit einer detaillierten Projektvorbereitung, einschließlich der Festlegung der Agenda, der Einbindung von Ressourcen und der Logistik. Die Datenerfassung konzentrierte sich auf Prozessinformationen und wurde durch eine „Voice of the Customer“-Umfrage ergänzt, um die Schwachstellen der Teams zu ermitteln. Außerdem wurde ein Vorbereitungsbesuch durchgeführt, um sich einen Überblick über das Labor, seine Prozesse und Technologien zu verschaffen und eine solide Grundlage für die Diagnosearbeit zu schaffen.

2. Aktuelle Zustandsabbildung

Das Team führte eine gründliche Bestandsaufnahme der Material- und Probenflüsse, der strategischen Planungspraktiken und der Ausführungsroutinen durch. Die Analysen konzentrierten sich auf Effizienz, Planungsdisziplin und Engpässe, die zu längeren Durchlaufzeiten führten. Es wurden Szenarien quantifiziert, um die Auswirkungen der identifizierten Ineffizienzen auf den Durchsatz und das Serviceniveau zu messen.

3. Entwurf des zukünftigen Zustands

Aufbauend auf der Analyse der aktuellen Situation nahm das Team an einer Schulung zur Kaizen-Methodik teil und führte eine „Blank Sheet“-Übung durch, um sich ein Bild davon zu machen, wie eine erfolgreiche Zukunft aussehen könnte. Anschließend wurden Verbesserungsmöglichkeiten entworfen und quantifiziert, wobei potenzielle Lösungen mit messbaren Gewinnen in Bezug auf Produktivität, Vorlaufzeit und Zuverlässigkeit verknüpft wurden.

Der gewünschte zukünftige Zustand umfasste mehrere Dimensionen der Verbesserung:

• Verbesserte Datengenauigkeit und -zugänglichkeit durch digitale Tools.
• Verbessertes Verbrauchsmaterialmanagement mit besserer Bestandskontrolle zur Vermeidung von Lagerengpässen.
• Optimierte Arbeitsabläufe zur Verkürzung der Durchlaufzeiten im Labor.
• Strengere Einhaltung von Zeitplänen zur Erhöhung der Zuverlässigkeit der termingerechten Freigabe.
• Bessere Priorisierung, um Dringlichkeiten und Rückstände auszugleichen.
• Verstärkte Qualitäts- und Compliance-Maßnahmen, strengere Audits und weniger komplexe Dokumentation.
• Optimierte Personalzuweisung, Bekämpfung von Fehlzeiten und Minimierung von nicht wertschöpfenden Aufgaben.
• Konsequente Einhaltung von Protokollen, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit bei Tests zu gewährleisten.

4. Umsetzungsplan und Berichterstattung

Schließlich wurde die Diagnosephase mit der Priorisierung von Lösungen abgeschlossen. Eine Kosten-Nutzen-Analyse unterstützte die Auswahl der Prioritäten, und die daraus resultierende Roadmap für Verbesserungen wurde intern der Standortleitung und extern den wichtigsten Stakeholdern auf regionaler und globaler Ebene vorgestellt.

Dieser strukturierte Ansatz stellte sicher, dass die Diagnose nicht nur eine Analyseübung war, sondern auch ein gemeinsamer Schaffungsprozess, der die Laborteams und die Führungskräfte auf eine gemeinsame Vision für Verbesserungen ausrichtete und die Voraussetzungen für einen erfolgreichen Implementierungszyklus schuf.

Umsetzungsphase

Die Implementierungsphase war in Verbesserungszyklen gegliedert. Jeder Zyklus verband die Umsetzung mit einer strukturierten Nachbereitung. Als Nächstes stellen wir die Reihe von Kaizen-Veranstaltungen vor, die während des ersten Implementierungszyklus durchgeführt wurden.

Exzellenz in der Laborverwaltung

Das Labor hatte mit Governance-Problemen zu kämpfen: Projektmeilensteine wurden selten nachverfolgt, die Kommunikation war unregelmäßig, und Risiken oder Ressourcenbedarf blieben oft unbemerkt. Infolgedessen verzögerten sich Entscheidungen, und die Verantwortlichkeit des Teams blieb gering.

Um dies zu ändern, wurde ein neues Governance-Modell eingeführt. Wöchentliche Besprechungen zwischen dem Projektleiter und dem Sponsor folgten einer klaren Agenda – Fortschritt im Vergleich zum Plan, Risiken, KPIs und Maßnahmen. Ein visueller Tracker machte Meilensteine für alle sichtbar, während Maßnahmen- und Entscheidungsprotokolle in Echtzeit aktualisiert wurden. Die Workshop-Leiter berichteten systematisch über ihre Initiativen, und die Ergebnisse wurden über ein Projekt-Cockpit und A3-Vorlagen konsolidiert.

Abbildung 1 – KPI-Leistungsdiagramme und A3

Diese disziplinierte, aber übersichtliche Struktur gewann schnell an Dynamik. Entscheidungen wurden schneller getroffen, Eskalationen gingen zurück und das Engagement des Teams stieg. Das Vertrauen wuchs von Zyklus zu Zyklus, und das Modell wurde bald zum Vorbild für andere Projekte in der Organisation.

Leistungs- und Strategiemanagement

Anfangs gab es im Labor keine einheitliche Routine für das Leistungsmanagement. Die Kennzahlen wurden nur unzureichend befolgt, die Führungsrituale variierten, und ein einziger Manager beaufsichtigte das gesamte Labor, was die Aufsicht erschwerte und die Verantwortlichkeit schwächte.

Die Einführung der Kaizen Office Excellence (KOE)-Routinen hat diese Dynamik verändert. Eine abgestufte Struktur für tägliche Besprechungen (DM1, DM2, DM3) wurde in allen Bereichen der Qualitätskontrolle eingeführt, unterstützt durch neue Bestätigungsroutinen und standardisierte Vorlagen. Die Führungskompetenz wurde durch die Ernennung von zwei zusätzlichen DM1-Führungskräften gestärkt, wodurch eine engere und ausgewogenere Überwachung gewährleistet wurde.

Abbildung 2 – Tägliche Management-Boards

Mit der Einführung dieser Praktiken begann der Informationsfluss reibungslos zu funktionieren, die Reaktionsfähigkeit verbesserte sich und die Teams engagierten sich stärker für die Lösung von Problemen an der Quelle, wodurch eine stärkere, leistungsorientierte Kultur entstand.

Effizienz der Laboranordnung und Teststandard

Die Laborausstattung und die Testverfahren waren eine weitere Quelle für Ineffizienz. Die Analysten mussten zwischen den einzelnen Aufgaben lange Wege zurücklegen, Verbrauchsmaterialien gingen oft mitten im Prozess aus, und Produkte mit hoher Umschlagshäufigkeit wurden im gleichen Ablauf wie Produkte mit geringer Umschlagshäufigkeit getestet. Darüber hinaus war die Arbeit selten standardisiert, sodass Wissen nicht dokumentiert wurde und die Testabläufe uneinheitlich waren.

Das Team gestaltete das Layout mithilfe eines Zellenansatzes neu, wandte Design Thinking an, um Bewegungen zu reduzieren, und führte ein Kanban-System mit Mizusumashi-Logistik ein, um die ständige Verfügbarkeit von Verbrauchsmaterialien sicherzustellen. Hochlaufende Tests wurden nach FIFO-Logik priorisiert, während die Teamgröße angepasst wurde, um die Arbeitslasten auszugleichen.

Es wurden standardisierte Arbeitspraktiken eingeführt, die die Vielseitigkeit verbesserten, Fehler reduzierten und die Testdurchführung reibungsloser gestalteten. Dadurch wurden die Arbeitsabläufe schneller, zuverlässiger und weniger abhängig von individueller Fachkompetenz.

Planungsprozess

Die Planung war ein ständiges Problem. Änderungen in letzter Minute führten zu Verzögerungen im Zeitplan, manuelle Prozesse verursachten Fehler und das Fehlen einer KPI-Verfolgung führte zu blinden Flecken in der Leistungsbewertung. Standardtestzeiten wurden nicht dokumentiert, was die Kapazitätsplanung unzuverlässig und die Ressourcenzuweisung ineffizient machte.

Das Team reagierte darauf mit der Einführung von KPIs zur Einhaltung der Planung, der Dokumentation von Standardtestzeiten und der Entwicklung eines speziellen Tools zur Transparenz. Es wurde eine feste Planungsregel eingeführt, die den Zeitplan stabilisierte und die Prioritäten von Standort und Labor aufeinander abstimmte.

Ein neues Planungstool ermöglichte die Verfolgung der Vorlaufzeiten in Echtzeit und eine bessere Ressourcennutzung. Damit wurde die Planung von reaktiver Brandbekämpfung zu einem strukturierten und vorhersehbaren Prozess, der dem Labor mehr Kontrolle über die Ausführung gab.

Abbildung 3 – Neue Standards für Planungsprozesse

Laborunterstützende Tätigkeiten: Laborassistent und Mizusumashi

Analysten verbrachten einen Großteil ihrer Zeit mit Tätigkeiten ohne Mehrwert – Reinigen von Glasgeräten, Überprüfen von Waagen, Vorbereiten von Lösungen und Beschaffen von Materialien –, sodass weniger Kapazitäten für die eigentlichen Tests zur Verfügung standen.

Um dieses Problem zu lösen, wurden zwei Unterstützungsfunktionen eingeführt. Ein Laborassistent übernahm die routinemäßigen Vorbereitungs- und Reinigungsaufgaben, während ein Mizusumashi für eine reibungslose und zuverlässige Lieferung von Materialien im gesamten Labor sorgte. Tägliche Arbeitspläne und visuelle Routen standardisierten ihre Arbeit und sorgten für Konsistenz und einen reibungslosen Ablauf.

Dadurch konnten sich die Analysten auf Tests konzentrieren, die Materialverfügbarkeit wurde verbessert und Unterbrechungen wurden reduziert. Auch die Arbeitsmoral verbesserte sich, da sich die Spezialisten auf hochwertige wissenschaftliche Arbeit konzentrieren konnten, während die Support-Aufgaben im Hintergrund professionell erledigt wurden.

Verbesserungen bei allen wichtigen Prozessindikatoren

Der Kaizen-Implementierungszyklus führte zu erheblichen und messbaren Verbesserungen bei allen wichtigen Leistungsindikatoren und übertraf in den meisten Bereichen die definierten Ziele:

• Massenproduktivität verbesserte sich um +116 %, wodurch sich die Effizienz im Vergleich zum Ausgangswert mehr als verdoppelte.
• Rohstoffproduktivität stieg um +34 % und lag damit durchweg über dem Zielwert.
• Durchlaufzeit für Schüttgüter wurde um 41 % verkürzt, wodurch die Produktfreigabe beschleunigt wurde.
• Durchlaufzeit für Flüssigkeiten sank um 51 %, wodurch sich die Prozesszeiten halbierten.
• Durchlaufzeit für Rohstoffe verbesserte sich um 71 %, wodurch Materialien schneller für die Produktion verfügbar waren.
• Finished goods on-time release (OTR) increased by +23.8 percentage points, surpassing the target and ensuring greater reliability in delivery.

Diese Ergebnisse zeigen die konkreten Auswirkungen der Anwendung von Lean- und Kaizen-Praktiken auf die Qualitätskontrolle: höhere Produktivität, kürzere Durchlaufzeiten und verbesserte Serviceleistungen. Der Ansatz führte nicht nur zu sofortigen Ergebnissen, sondern stärkte auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung für nachhaltige Leistung.

Dieses Projekt zeigt, dass Kaizen mehr als nur ein operatives Instrument ist. Es ist ein strategischer Wegbereiter für Labore, der dazu beiträgt, Produkteinführungen zu beschleunigen, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen, das Vertrauen der Verbraucher zu stärken und die Mitarbeiter zu befähigen.

Wir verpflichten uns, die Vertraulichkeit unserer Kund*innen zu wahren. Obwohl wir deren Namen geändert oder weggelassen haben, sind die dargestellten Ergebnisse authentisch.