Fallstudie
Kaizen-Projekt in einer Gruppe öffentlicher Schulen
Die zentralen Herausforderungen für Bildungseinrichtungen und ihre Auswirkungen
Die analysierte Bildungseinrichtung entspricht einer Schulgruppe in einem städtischen Kontext mit verschiedenen Bildungsstufen und besteht aus einer vielfältigen Bildungsgemeinschaft, darunter Lernende, Lehrende, betriebliche Assistenten, technische Teams und Eltern. Wie viele Gruppen war sie gleichzeitig mit Herausforderungen in den Bereichen Lernen, Klassenmanagement, interne Organisation und Effizienz der Unterstützungsdienste konfrontiert.
Zu den wichtigsten identifizierten Herausforderungen gehörten die Demotivation der Lernenden, Schwierigkeiten beim Management der Unterrichtszeit, mangelnde Struktur bei der Verfolgung von Verbesserungsinitiativen, die Überlastung der Lehrenden mit administrativen und operativen Aufgaben sowie Schwächen in der Kommunikation mit den Familien. Bis dahin erfolgte die Reaktion auf diese Herausforderungen durch spezifische Initiativen, ohne ein strukturiertes System, das Ausrichtung, Kontinuität und eine nachhaltige Wirkung garantierte.
Ein integrierter Ansatz zur Gewährleistung kontinuierlicher Verbesserungen
Die Initiativen wurden auf der Grundlage der Kaizen-Kultur konzipiert und förderten einen integrierten Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der gleichzeitig auf den Unterricht, die Lernplanung, die pädagogische Koordination und die Unterstützungsprozesse angewendet wurde. Anstelle von isolierten Initiativen wurden strukturierte Praktiken implementiert, die die Entwicklung interner Kompetenzen ermöglichten, die Einbindung der Bildungsgemeinschaft stärkten und nachhaltige Ergebnisse generierten. Einige der wichtigsten umgesetzten Initiativen werden im Folgenden vorgestellt.
Sind Sie bereit, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung an Ihrer Schule zu etablieren?
Daily KAIZEN™ in der Primarstufe: Tägliche Verbesserung im Klassenzimmer
Daily KAIZEN™ wurde in den Klassen der Primarstufe durch die Einführung von visuellen Managementtafeln mit Klassenindikatoren, gemeinsamen Zielen und einer regelmäßigen Fortschrittskontrolle eingeführt. Zusätzlich wurden 5S-Workshops für die Organisation des Klassenzimmers und der Rucksäcke durchgeführt und strukturierte Praktiken zur Problemlösung eingeführt.
Dieser Ansatz stärkte die Transparenz, die Teamarbeit und die Eigenverantwortung der Lernenden, was zu einer Verbesserung der Zufriedenheit der Lernenden (NPS) um 15% sowie zu relevanten Fortschritten beim kritischen Denken und bei der positiven Wahrnehmung des Schulerlebnisses führte.
Abbildung 1 – Beispiele für die Anwendung der Kaizen-Kultur im Klassenzimmer
Last Planner of Competencies: Einbindung der Lernenden in die Lernplanung
Mit dem Ziel, das Engagement der Lernenden zu stärken und das Lernen klarer und vorhersehbarer zu gestalten, wurde der Last Planner of Competencies implementiert. Die wöchentliche Planung der Themen wurde fortan mit den Lernenden geteilt, ebenso wie die zu entwickelnden Kompetenzen, die einfach und zugänglich formuliert wurden („Ich bin in der Lage, …“).
Zudem wurden Praktiken zur Selbsteinschätzung und Dashboards zur Verfolgung der Kompetenzentwicklung eingeführt, die es den Lernenden ermöglichen, ihren Fortschritt besser wahrzunehmen, und den Lehrenden helfen, das Lernen strukturierter zu überwachen.
Abbildung 2 – Kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen im Bildungszusammenhang
Steigerung der Effizienz im Klassenzimmer: Verbesserung der Nutzung der Unterrichtszeit
Es wurden Probleme im Zusammenhang mit Verzögerungen beim Unterrichtsbeginn, häufigen Unterbrechungen und einer mangelhaften Nutzung der verfügbaren Zeit identifiziert. Durch die Ermittlung der Ursachen und die Definition von Gegenmaßnahmen, unterstützt durch visuelle Diagramme, war es möglich, ein größeres kollektives Engagement zu schaffen und die Entwicklung der Indikatoren systematisch zu überwachen.
Als Ergebnis konnte eine Steigerung der effektiven Nutzung der Unterrichtszeit um 13% sowie die Entwicklung strukturierter Problemlösungskompetenzen bei den Lernenden bereits ab dem ersten Zyklus verzeichnet werden.
Verbesserung der Kommunikation mit den Eltern: Klarere, direktere und effektivere Kommunikation
Es wurden auch Verbesserungen an den Kommunikationsprozessen mit den Eltern vorgenommen, um Herausforderungen bei der Informationsverbreitung und die Schwierigkeit anzugehen, sicherzustellen, dass Nachrichten klar und rechtzeitig empfangen werden.
Die Einrichtung eines Kommunikationsfachs und die Standardisierung der E-Mail-Kommunikation haben es ermöglicht, Informationen besser zu strukturieren, wiederkehrende Fragen zu reduzieren und die Wahrnehmung der Schulkommunikation durch die Familien zu verbessern.
Verbesserung der Mensazeit: Optimierung der Unterstützungsprozesse
In den Unterstützungsdiensten, insbesondere in der Mensa, wurden Herausforderungen im Zusammenhang mit unangemessenem Verhalten, betrieblicher Unklarheit und einem Mangel an Anreizen für die Einhaltung bewährter Praktiken identifiziert. Die Implementierung von Daily Kaizen-Tafeln mit Teamindikatoren, wöchentlichen Zielen und Mechanismen zur positiven Verstärkung ermöglichte es, die Arbeit der betrieblichen Assistenten zu strukturieren und angemesseneres Verhalten zu fördern.
Diese Intervention führte zu einer signifikanten Verbesserung der Leistungsindikatoren des Teams und zur Schaffung einer organisierteren und vorhersehbareren Umgebung während der Mahlzeiten.
Abbildung 3 – Visuelle Management-Tools
Mission Control: Standardisierung von Koordination und Projekt-Follow-up
Die Implementierung eines Mission Control Rooms ermöglichte es, die Koordination und Überwachung von Verbesserungsinitiativen zu strukturieren und zu professionalisieren, wodurch eine integrierte Sicht auf das Projektportfolio und dessen Fortschritt gewährleistet wurde. Dieser Ansatz führte zu einer höheren Disziplin in der Schulverwaltung und unterstützte die Entscheidungsfindung durch klare Indikatoren und konsistente Follow-up-Routinen.
Die Nutzung von A3-Projekten, Aufgaben-Kanban und regelmäßigen Wertüberprüfungen stärkte den Fokus auf strategische Prioritäten, verbesserte die Abstimmung zwischen den Teams und erhöhte die Umsetzungsfähigkeit, was eine präzisere Verfolgung der Ergebnisse und eine effektivere Ressourcennutzung sicherstellte.
Abbildung 4 – Visuelles Managementboard
Fazit: Kontinuierliche Verbesserung als Modell für das Bildungsmanagement
Diese Fallstudie zeigt, dass kontinuierliche Verbesserungen in Bildungseinrichtungen, wenn sie strukturiert und unter Einbeziehung der gesamten Bildungsgemeinschaft umgesetzt werden, eine reale und nachhaltige Wirkung auf das Lernen, das Lehren und die Schulorganisation haben können. Die Institution hat nicht nur spezifische Probleme gelöst, sondern auch interne Kompetenzen und eine Kultur entwickelt, die es ihr ermöglicht, sich jeden Tag weiter zu verbessern, die operative Effizienz der Bildung zu fördern, die Qualität der Bildungsdienstleistungen zu stärken und bessere Bedingungen für Schüler, Lehrer und Unterstützungsteams zu schaffen.
Wir verpflichten uns, die Vertraulichkeit unserer Kund*innen zu wahren. Obwohl wir deren Namen geändert oder weggelassen haben, sind die dargestellten Ergebnisse authentisch.
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